固定資産の棚卸し作業を効率化
台帳と現物が100％一致
メンテナンス履歴で修繕・更新計画の適正化も

会社概要

導入の背景

固定資産台帳と現物の不一致が散見

――管理対象と、従来の管理方法について教えてください。

丸山氏：
建物、車両、工具、精密機器類、顕微鏡や複合機など牛を除くすべての固定資産の管理に使っています。
導入前は、奉行シリーズの償却奉行（現：固定資産奉行）で管理していました。当法人には道内6カ所に事業所や種雄牛センターがあり、半期に一度、各拠点で棚卸しを行っていました。

手順としては、奉行内の管理データをCSVデータ化して各拠点の棚卸し用の固定資産リストを作成し、それを各拠点に送付して拠点の責任者がリストと現物を突き合わせて棚卸し作業を実施していました。
ところが、固定資産の件数が多く、また敷地が広大な拠点では正確な棚卸作業が困難でした。固定資産台帳のリストと実体が合わないことが散見され、これを解決したいと考えていました。

――「Convi.BASE」の導入のきっかけは何だったのでしょうか。

丸山氏：
会社で定期購読している『月刊総務』という情報誌に掲載されていた広告で「Convi.BASE」を知りました。
『月刊総務』は記事の質が高く、総務のかゆいところに手が届く情報が多い雑誌ですので、ここに掲載された広告なら間違いないだろうと思いました。

製品については、バーコードをハンディターミナルで読みとって固定資産を管理できる点が魅力でした。これなら現物確認せざるを得ないので、台帳と現物のズレが発生しません。すぐにネットレックスに連絡し、他社の導入実績について尋ねたところ大手企業の導入事例も多く安心感があり、導入に踏み切りました。

導入のプロセス

初期台帳の作成からバーコードシール貼付まで

導入効果

棚卸し作業が正確に。メンテナンス履歴が予算編成時の根拠に

――どのような効果がありましたか？

丸山氏：
管理部門・現場ともに棚卸し作業にかかる時間が大幅に短縮できました。また、現物と台帳のズレがなくなり、正確な管理ができるようになりました。
修繕履歴も「Convi.BASE」に登録できるため、修繕計画や更新計画を作成する際の根拠とすることができます。税務調査の際にも、いつ、どのような修繕をしたか、尋ねられればすぐにデータで示すことができるので安心ですね。

江尻氏：
クラウドなので、各拠点で入力したデータがダイレクトに「Convi.BASE」に反映され、とても作業がスピーディになりました。写真も各拠点がその場で撮って登録できるので、以前のようにメールで送ってもらって本所で登録するという手間が不要になりました。

また、ビュー（小台帳）がいくつも作れるので、管理側が欲しいデータを自由に抽出できて大変便利です。ビューさえ設定しておけば、必要な資料もすぐに作成できるので、Excelでいちいち手作業をする必要が無いので、業務が効率化しました。

――そのほかに使用している機能はありますか？

江尻氏：
固定資産１件につき１枚の帳票を作ってExcelで出力できるようにしていただきました。これによって、現物と帳票が１対１対応となり、帳票があるものは現物もあり、帳票がないものは現物もない、と一目瞭然でわかるようにしています。また、現物にシールが貼れないものは、帳票に貼って管理をしています。廃棄した場合は、本所が帳票を回収し規定期間保管した後、廃棄するという流れになっています。

今後の展開

契約書、職員研修の管理等にも

――今後はどんなことに使ってみたいですか？

江尻氏：
契約書の管理や、職員研修の管理もできればと思っています。また、防災備蓄品も管理できれば便利ですね。

――最後に、ネットレックスについてのご意見をおきかせください。

江尻氏：
作業中にわからないことがあると、電話ひとつでいつでもすぐにサポートの方が対応してくれるのがとても助かります。ビューの設定など、「こういうことがしたい」とリクエストをするとすぐに対応して形にしてくれるので、毎回感動しています。

丸山氏：
営業の方を通じていろいろ要望を言うのですが、ちゃんとシステムの人に伝えて対応してくれ、社内の連携がうまくいっているのだなと感じます。東京と北海道と離れていますが、こまめに連絡をくれるので非常に近く感じ、安心感がありますね。

※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時（2020年11月）のものとなります。
※記載された会社名及び製品名は、各社の商標または登録商標です。

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