手作業・紙ベースで行っていた１万点のリース資産管理を 「Convi.BASE」で大幅に省力化

会社概要

導入前の課題

10,000台のリース物件管理の効率化

――「Convi.BASE」の導入前の課題を教えてください。

自社で保有・管理するリース物件の管理が複雑で属人化しているという課題です。

社内の業務で管理するリース物件は、什器、オフィス家具、複合機、社用車等、約10,000台あります。多くは4～５年リースで、毎年約1,000台がリース期間満了を迎えます。それに伴う契約満了手続き、入替による新規契約手続きを、紙ベースで社内メールを使い運用。各拠点への連絡書の印刷、封筒への宛先記載、封入作業がとても非効率な作業になっておりました。また、リース会社から届く、毎月の請求書の金額と、保有するリース物件の使用実態との突き合せも大変な作業でした。

導入の決め手

DB表管理の柔軟性が高く、エクセルVBAでAPI連携も可能

――「Convi.BASE」の導入に至った経緯を教えてください。

これまでのリース物件管理は、エクセルを使っての管理でした。
リース会社からの新規契約を1件1件、手作業で入力。契約満了の確認は、エクセルのデータをもとに「契約満了確認書」を差し込み印刷、該当の拠点に社内メールで送り、回答も社内メールで受け取り、全て手作業での確認です。とても非効率で、作業が複雑な為、属人化しておりました。この業務を簡略化して、誰でも行えるようにシステム化する事が急務となっていました。

そんな時、展示会で「Convi.BASE」を見つけ、経理部に紹介しました。
最初は、経理が導入している別の会計システムで一括管理をするということでしたが、そのシステムは、個別業務に対応する柔軟性がなく断念。「Convi.BASE」は、DB表管理の柔軟性が高く、エクセルVBAでAPI連携も可能だった為、導入を決定しました。

――実際の運用はどのようにしていますか？

2019年10月に導入が決まり、2020年4月からはすべて「Convi.BASE」で管理しています。
システムの立ち上げは、エクセルのリース物件データを「Convi.BASE」にインポートするだけでよく、すぐに移行することができました。
約2か月の並行運用で、本番稼働となりました。

運用は、「新規物件登録」、「契約満了・再リース」、「リース料金確認」、「物件棚卸し」、「経理システム連携」の業務ツールをシステム開発チームが作成。「Convi.BASE」のAPIを使い、だれでも業務ができるようにしました。稼働してから4か月が経ち、使い勝手を改善して現在ではとても使いやすいレベルになりました。

導入による効果

工程の大幅な削減、管理データの信頼性向上

――「Convi.BASE」の導入によってどのような効果がありましたか？

従来は、リース会社から送られてくる新規契約の物件入力、契約の更新を紙と手作業で対応。全国53拠点との社内メールでのやり取り、月に200～300件発生する契約更新作業は、かなりストレスと時間・工数を取られていました。
手作業のため、新規物件の入力漏れ、リース期間の入力間違い、解約した資産の削除漏れ等々、データに差異が発生するたび確認作業が大変でした。

「Convi.BASE」導入後は、データの新規登録や更新をインポートで一括変更が可能なので業務が格段に楽になりました。
また、インポートのデータ更新は履歴が残る為とても安心です。
以前は数字が合わないと、過去のエクセルデータを遡って手作業で調べなければならず、膨大な時間がかかっていました。
今は、間違いが発生したとき、すぐに原因がわかります。
以前のエクセル管理では、データの更新ミスを保全する為、更新前にファイルをコピーして複数の世代のファイルが作成されていました。どのデータが最新なのか、いつも不安がつきまといました。「Convi.BASE」ではそれがありません。バックアップ機能も標準であるので助かっています。

以下の表は「Convi.BASE」の導入により、1ヶ月あたりの削減工数とコストの概算予測を示したものです。

今後の展開

アラートメール送信の機能を使い「リース契約満了」や「棚卸し」の連絡を自動化

――今後の展開について教えてください。

「Convi.BASE」のアラートメール送信の機能を使って、各拠点・部署への「リース契約満了」や「棚卸し」の連絡を自動化し、さらに業務の効率化を考えています。また、「Convi.BASE」はエクセル管理している業務であれば適用度があるので、社内で同様の業務を探して適用していきたいと考えております。

※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時（2020年7月）のものとなります。
※記載された会社名及び製品名は、各社の商標または登録商標です。

お客様の会社概要