固定資産の棚卸しが従来の4分の1の時間で可能に

南関東日野自動車株式会社様は、日野自動車製のトラック・バスの販売および整備、部品販売、中古車販売、板金・塗装、保険代理店業務等を行っています。『健康経営宣言』を発表し、健康で活き活きと働ける職場環境の整備に努めていることでも知られています。

2019年の秋から、固定資産管理の省力化を目的として、「Convi.BASE」を導入。2021年には横浜日野自動車と千葉日野自動車との統合を予定しており、増大する固定資産管理に「Convi.BASE」が活用できると期待されています。

同社管理部総務課　課長格　古宮公一郎氏、同主事の桃原博巳氏に、「Convi.BASE」導入の背景と効果を伺いました。

――「Convi.BASE」導入前はどのように固定資産管理を行っていましたか？

従来は、新規購入した物品に固定資産番号と資産名を記入したシールを貼付し管理していました。
棚卸し時は、基幹システムから棚卸し台帳を作成し、台帳と固定資産番号を目視で照合しながら確認を行っていました。また、その際に現物の写真を撮り整合性も図っていました。
ただ、台帳情報と現物が一致しなかったり、写真の登録ミスなどが多く発生したりしていました。

それに加えて、棚卸ししたかどうか分かりやすくするため、毎年シールの色を変えていたので、棚卸し時には①去年のシールをはがす人、②今年のシールを貼る人、③台帳情報と照合する人、④現物のありかを探しに行く人、の最低4人が必要で、非常に効率の悪い作業になってしまっていました。
さらに、Excelで資産管理を行っていたため、棚卸しデータの作成、更新等の作業が煩雑で正確なデータを作成するのに相当の労力を必要としました。

――「Convi.BASE」の導入によってどのような効果がありましたか？

「Convi.BASE」を導入したことで、Excelで棚卸し台帳を作る必要はなく、固定資産に貼ったQRコードシールをiPhoneで読み取るだけで棚卸しが完了できるようになりました。現物の写真も同じiPhoneで撮影でき、その場で「Convi.BASE」に登録できるため、デスクに戻ってから写真データをExcelに貼りつけるという作業が不要になり、貼り間違えもなくなりました。

QRコードシールを1枚1枚現物に貼る作業は初回だけでよく、従来のように毎年張り替えなくても、棚卸しの履歴が「Convi.BASE」上で一目でわかるようになったことで現物とデータの不一致も解消。また、固定資産の廃棄予定はフラグをつけることで管理でき、除却忘れがなくなるなど、不要な固定資産の除却作業も効率化できました。

また、クラウドでデータを保管できるため、Excelと異なり不慮のデータ消去などの不安も解消し、BCPの観点からも安心です。

ある支店では、約250アイテムの棚卸しを、従来は4人で8時間かけて行っていましたが、「Convi.BASE」導入後は、2人で4時間で完了することができました。トータルで約4分の1に短縮できたことになります。

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