台帳はオンラインで管理!物品管理はクラウドでこんなに便利に

台帳はオンラインで管理!物品管理はクラウドでこんなに便利に

最近では当たり前の存在になりつつある「クラウドサービス」
皆さまはどのように活用されているでしょうか。

総務省が発表している情報通信白書(27年度版)によると、国内において一部でもクラウドサービスを利用していると回答した企業の割合は38.7%。平成25年末は33.1%だったことから、企業においてクラウドを活用する場面が増えてきていることがわかります。

 参照リンク : 総務省 平成27年度版 情報通信白書
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h27/html/nc372130.html

 
これからますます注目が集まるクラウドサービス。
しかしその一方で、クラウドサービスを利用するメリットがわからないといった声も耳にします。
そこで今回の記事では、クラウドサービスの特長についてご紹介します。またクラウドサービスを利用して、物品管理をオンラインで行うことによるメリットも合わせてご紹介。ぜひ参考にしてください。
 

■クラウドサービスとは

ではまずクラウドサービスとはどのようなものなのでしょうか。
これまでは端末ごとにアプリケーションをインストールしたり、データを保存する必要がありました。
一方のクラウドサービスでは、利用者はインターネットを経由してオンライン上でアプリケーションを利用、データを保存することができます。

このようなクラウドサービスを使うメリットとして、

  • 短期間で導入できる(独自にシステムを構築する必要がない)
  • どこでもサービスを利用できる(外出先、複数端末からのアクセスが簡単にできる)
  • 初期費用を抑えることができる(自社でサーバやシステムを用意する必要がない)
  • 保守の手間やコストを削減できる(自社でアップデート・更新作業などを行わなくてよい)

などが挙げられます。
 

■クラウドを使って、オンラインで物品管理を行うメリット

このようにメリットの多いクラウドサービス。このメリットを活かして様々な企業向けのサービスが提供されています。では、たとえば物品管理のクラウドサービスを利用した場合、実際の業務はどのように便利になるのでしょうか。
エクセルの台帳を使って物品管理をしている場合と比較してみましょう。

<エクセル台帳の場合>
  • 各個人で作成した管理台帳が共有されずに、社内に散在している
  • 共有サーバ上にファイルを置いても、誰かがファイルを開いてしまうとメンテナンスできない
  • ファイルがたくさんあって、どれが最新のものか分からない
  • データメンテナンスの履歴が残らないので、情報の変更があっても気付けない

 

<クラウド台帳の場合>
  • 社内に散らばっている様々な台帳データを一元管理できる
  • 同時に複数の端末からアクセスできる
  • 台帳情報を簡単に共有できる
  • 常に最新の情報が記載されている
  • データメンテナンスの履歴が残るので安心

 ◎社内の物品情報をオンラインで共有することで、遊休品の把握・活用ができます。
 ◎最新の物品情報が外出先からも確認可能になり、業務効率を高めることができます。
 

■物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」はこんな場面で便利!

弊社がご提供している物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」なら、さらに物品管理が便利になります。
 例えば…

●関連ファイル管理:保証書や説明書、物品の写真を添付して、物品の周辺情報までまとめて管理できます

●棚卸し:バーコードやICタグ付きの管理ラベルを読み取る棚卸しで、棚卸し工数を約1/10に圧縮できます。通常だと手間のかかる棚卸し結果の集計作業も、クラウド台帳を使えば簡単に反映することができます。

●貸出し/返却:バーコードやICタグ付きの管理ラベルを読み取って貸出し・返却が可能。ガントチャートで視覚的に、誰がいつ持ち出し、いつ返却されるのかを把握することができます。

この他にも物品管理に関する様々なオプション機能、サービスをご提供しています。
気になる機能がありましたらぜひお気軽にお問い合わせください!
 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
年々導入する企業が増えているクラウドサービス。
皆さまの管理業務も、クラウドサービスを利用することで便利に変わるかもしれません。この機会にクラウドサービス導入を検討してみてはいかがでしょうか。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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