放送機材どうやって管理する?

放送機材どうやって管理する?

什器・IT機器・文書原本・工具…
弊社が提供しているコンビベースは、様々な物品の管理にご利用いただいています。
その中でも、今回の記事では「放送機材」に焦点を当て、多くの方が抱えている課題やその解決方法をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
 

■放送機材管理の課題

放送機材の課題で多く耳にするのが「貸出し・返却管理」です。社外に持出して使用されることが多いため、持ち出した物品を紛失してしまうリスクも高く、しっかりと管理を行う必要があります。
また放送機材管理の場合には、ケーブルのような「似ていて、たくさんある」物品が多く、管理が煩雑になっているというケースもあるようです。

<放送機材管理の課題>
  • 台帳で管理しているが、現状と差異がある
  • 細かな備品の管理まで手が回らない
  • 誰が、どこの現場に、どの物品を、いつまで持っていくのかを把握できていない
  • 「故障中」「遊休」などの物品ステータスが更新されていないので、現状が把握できない
  • メンテナンスの記録をしっかり残したい

 

■管理ラベルを貼って管理するメリット

放送機器管理の課題を解決するためには、どのように管理を行っていけば良いのでしょうか。
課題解決のキーとなるのが「管理ラベル」です。

まず、物品管理を行う上では

  1. 現物管理台帳の整備
  2. 台帳と現物の紐付け
  3. 定期的な棚卸し

この3つのポイントを押さえる必要があります。

管理ラベルを活用することで、2.と3.のポイントを押さえることができます。
管理ラベルを貼付すると、

  • ラベルを見れば、その物品の情報を知ることができる(管理部門や購入日など)
  • 台帳と現物を紐づけることができる
  • 貸出し・返却、棚卸しに管理ラベルを活用することができる

などのメリットがあります。
 

■ラベルが貼りにくい…そんな時には

物品管理には管理ラベルの貼付が大切と分かっていても、素材や形状によってはラベルの貼り付けが難しいという場合もあります。
この項では、ラベルが貼りにくい物品をどのように管理していくのかをご紹介します。

< 方法1.プレートを紐・結束バンドで取り付ける >

物品に直接ラベルを貼るのが難しい場合に用いられる方法です。

プラスチック製のプレートなどに管理ラベルを貼付し、そのプレートを物品に取り付けます。こうすることで、物品に直接貼り付けなくてもラベル管理を行うことができます。
 

 

< 方法2.ケースに管理ラベルを貼る >

機材を保管しているケースに管理ラベルを貼付する方法です。

カメラの本体・レンズなどは、曲面があったり、ラベルを貼付できる場所が少なかったりなどの理由から、ラベル管理が難しい物品と言えます。
こうした物品の場合には、ケースにラベルを貼付することで

  • ラベルが剥がれ落ちてしまう
  • ラベルは貼られているけどきちんと読み取れない

などの問題を防ぐことができます。

棚卸しや貸出し・返却の際には、ケースに貼られているラベルを読み取ることで処理を行います。
 

< 方法3.物品が保管されている場所にバーコードの一覧表を設置 >

物品やケースにはラベルを付けないで管理する方法です。

具体的には、保管している部屋・エリア・棚などの単位でバーコード付き一覧帳票を用意します。棚卸し・貸出しの際には、そのバーコード一覧から処理を行う物品のバーコードのみを読み取って処理を行います。一覧表には物品名、管理番号だけでなく写真も載せておくと、物品の特定に役立ち便利です。

関連記事:物品・備品管理ラベル貼付Q&A 疑問にお答え!

 

■物品管理システムで管理を効率化

管理ラベルの発行、台帳の共有、貸出し・返却の記録などをExcel台帳で行おうとすると、案外手間がかかるもの。場合によっては二重管理になったり、台帳の正確性に疑問が生じてしまったりということもあります。

管理対象や日々の貸出し・返却件数が多い場合には、専用の物品管理システムの導入を検討すると良いでしょう。弊社にご相談いただくお客様の場合、管理対象数が300~500点以上になってくると、システム導入のメリットがより感じられるようです。

クラウドで提供されている物品管理サービスを利用すれば、台帳の共有やリアルタイムな物品情報の確認が簡単に行えるようになるのでオススメです。

関連記事:台帳はオンラインで管理!物品管理はクラウドでこんなに便利に

 

< 物品管理クラウドサービス「コンビベース」なら出来るこんなこと >

柔軟な台帳機能で機材のデータをしっかり管理
iOSアプリを使った貸出し管理・棚卸しが可能
メールアラート機能で処理忘れを防止 など

 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。

ネットレックスでは、システムだけでなく「コンサルティング、アウトソーシング」サービスの提供も行っています。ラベル貼付や、物品管理のルール策定など、気になる点がありましたらお気軽にご相談ください。

このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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