ラベルを貼れない物品、、、どう管理していますか?

ラベルを貼れない物品、、、どう管理していますか?

現物に管理ラベルを貼り付けることは物品管理の第一歩です。皆様の会社でもパソコンや各種OA機器、机や椅子などの什器備品、生産設備や計測器など様々なものになにがしかのラベルを貼付して管理しているのではないでしょうか。さらなる管理の効率化・正確さを求めてバーコード付きのラベルやICタグを貼付して管理することもずいぶんと一般的になってきましたね。

 

■ 管理ラベルを貼れない物品も…

オフィスの中にある什器や備品類であればラベルやICタグを貼付することにより、一目で管理対象物品が判別できます。また、物品の棚卸し時にも格段に効率的な作業が可能となります。しかし、すべての管理対象物品にラベルやICタグが貼付できるとは限りません。むしろ、貼付できない管理対象物品があるケースがほとんどでしょう。ラベルが貼れない、あるいは貼りづらいモノの代表としては以下が挙げられます。

  • 土地、建物、建物附属設備、構築物などの固定資産
  • 電気工事、配線工事、空調工事などの工事関連
  • オフィス内の間仕切り
  • 美術品、工芸品、絵画
  • 工場内の工作機械(油、粉じん、化学薬品などによる汚れ、劣化の懸念)
  • 厨房設備(高温、水濡れなどによるはがれ、汚れの懸念)
  • 屋外に設置した看板など(風雨によるはがれ、劣化などの懸念)

管理ラベルを貼れない物品

<ラベルを貼れない管理対象は意外と多い…>

 

■ ラベルの貼れない物品、どのように管理しているの?

これらのように、「ラベルやICタグが貼付し難い物品をどう管理するか」は管理担当者の悩みの種です。では、皆様どのように管理をれているのでしょうか。ここでいくつか私たちのお客様の事例をご紹介しましょう。

< A社の場合 >

こちらのお客様は全ての固定資産を管理しています。固定資産の中には「間仕切り工事一式」「電気工事一式」「警備システム」など現物にラベルが貼れない物件が多く存在します。この会社では、物品管理台帳の項目に「ラベル貼付有無」を設定し、ラベルを貼付したかどうかを「〇」「×」で管理しています。さらに、ラベルを貼付しない物品については、物品全体がわかる写真を管理台帳に貼り付け、フロアレイアウト図上に物件の所在を赤丸で示した図面をPDFファイルで作成し、物品と紐づけて管理されています。

< B社の場合 >

工場内の工作機械を管理されているケースです。古い機械が多く、油や水により機械自体にラベルが貼付できないため、工場内の区画ごとに機械の写真入り台帳を作成し、その台帳上にバーコードを印刷して管理しています。年に一度の棚卸しではその台帳を元にして現物を目視確認し、台帳のバーコードを読み取ることにより正確な棚卸しを実施されています。

 < C社の場合 >

固定資産およびリース資産を管理対象としています。固定資産のうち、ラベルが貼れない物件は物理的に動かないものが多く、それらの物品については当初からラベルを貼らないという運用をしています。ただし、管理対象物品にラベルを貼ったかどうかは「貼付」「貼付なし」でしっかり管理されています。

< D社の場合 >

社内のIT資産を管理しているケースです。ハードウエア(パソコンやサーバ、周辺機器など)はバーコード付き管理ラベルを貼付して管理しています。一方、ソフトウエアについては「ライセンス」「メディア」「証書」を個別に管理しており、「メディア」と「証書」についてはラベルを貼付しています。一方「ライセンス」は物品管理としてではなくライセンス管理用のシステムで別に管理されています。

 

担当者以外の方でも一目で物品が特定できるような写真や図面などを用いた管理が有効ですね。全ての物品にラベルを貼ろうとすると、無理やり貼ることによりラベルが剥がれたり、後でラベルを探せなくなったりという危険性があります。「ラベルやICタグを貼るもの・貼らないものを明確に区別」し、「実際に貼ったか貼らなかったかを記録すること」で、「物品棚卸し時に無駄にラベルやICタグを探す時間を費やさないようにする」ことが大切ですね。

 

◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。

物品を特定するための管理ラベル、ICタグは、その物品が「管理対象物である」ことを明示し利用者の管理意識の向上にもつながります。また、管理する立場からすると対象物の特定につながり、現物確認を簡単・正確に行えるようになります。しかし、様々な条件による貼付できない物品があるのも事実。ぜひ、上記の例を参考に皆様における最善の管理方法を検討してみてください。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

(す)


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