社員証の管理方法を見直そう

社員証の管理方法を見直そう

皆さまの会社では社員証はありますか?
社員証は自身の名前や所属部署を示すだけでなく、業者や取引先などの訪問者と区別するためにも使われます。社内にいる時には必ず身に着けるよう義務付けられているという方もいるかもしれませんね。

また単なるプラスチック製のカードではなくICカード化した社員証を使う会社も多くなっています。
社員証をICカード化することで、

  • タイムカードとして利用し労働時間を管理
  • 入退室に利用してセキュリティ強化
  • コピー機等の機器利用や社内情報にアクセスする際の認証

などに活用することができます。
その他にもクレジットカード機能が付いている社員証を使って社員食堂などの支払いを行う会社もあるそうです。

1枚の社員証で幅広い用途に使えることで社内での利便性は高まりますが、その分厳密な管理も必要になります。そこで今回は社員証の管理方法についてご紹介します。
 

■社員証管理できていますか?

あるはずの社員証が無くなった!という時に真っ先に思い浮かべるのは「どこかに落としてしまった、置き忘れてしまった」というケースです。管理が不十分だと、「落としやすい、失くしやすい」状況を生んでしまったり、紛失したことに気付きにくく対応が遅れてしまったりという可能性があります。

社員証の紛失が起こることで、

  • 社員証の悪用
  • 再発行のコストがかかる
  • カード無効手続き等の手間が発生する

などのリスクがあります。
 

■社員証の紛失を防ぐには

それではどうしたら社員証の紛失を防ぐことができるのでしょうか。
個人レベルでは、

  • 首にかける社員証ケースを使用する時には紐が切れにくい丈夫なものにする
  • 頻繁に出し入れするところに入れない
  • プライベートの外出時には社員証を持ち出さない

などの対策をすることで、気付かぬうちに紛失してしまうことを防げます。
会社に入ってからしか使わない、ということであれば社内に置き場所を決めて保管する(持ち帰らない)、部署ごとに管理する人を決めるなどの運用も良いかもしれません。

では、会社レベルではどのような運用を行うと良いのでしょうか。
 

●台帳に記載

誰がどのカードを持っているのかを台帳に記録しましょう。
所有者とカードを紐づけて管理しておくことで、正確にカード管理を行うことができます。これは紛失対策だけでなく、退職者からの返却漏れ防止にも繋がります。
入退室管理に社員証を使用している場合には、各カードがアクセスできる範囲などを記載しておくとより良いでしょう。

 

●棚卸しを実施

定期的に棚卸し(現物確認)をすることで、紛失していることに気付きやすくなります。また社員に棚卸し作業を行ってもらうことで、管理意識の向上にも繋がります。

 

 関連記事 :棚卸しの方法大公開!効率よく正確に棚卸しするポイントとは?

 

■ネットレックスでの管理方法をご紹介!

わたしたちの会社では社員証はありませんが、建物に入る時や社内の特定の部屋に入出するときの鍵として、専用のIC入館証(セキュリティカード)を利用しています。そしてこのカードの管理には「コンビベース」を利用しています。
 

【ネットレックスでのセキュリティカードの管理方法】

●コンビベース上に、誰にどのカードを貸与しているか記録
コンビベースでは台帳の管理項目を自由に設定可能です。社員証を管理するために必要な情報を一元管理する事ができます。

 

●コンビベースからバーコードラベルを発行、カード裏に貼付
コンビベースの画面から簡単に管理ラベルを発行することができます。

 

●月に1回、全社員のカードを棚卸し(現物確認)
棚卸しは、各自がコンビベースの棚卸しアプリを使ってカード裏のバーコードを読み取って実施します。

 
社外の方にこのセキュリティカードを貸出す際には、コンビベースの貸出し・返却管理機能を活用しています。誰に、いつまで貸出しされるかが分かり、返却予定日を過ぎている場合にはアラートメールで返却を催促することもできるので、返却漏れを防いで厳密に管理することができます。

コンビベースの機能や事例について、気になることがありましたらぜひお気軽にお問い合わせください。
 

 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
新入社員が入社してくる4月まであと2か月を切りました。
今のうちに社員証の管理を始めとした、社内の「モノの管理」を見直してみてはいかがでしょうか。

このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

(え)


社内の資産(備品)管理・棚卸しにお困りの方、必見!
ICタグ・バーコード・カメレオンコード・フルスキャンコードを活用した物品管理、棚卸しの方法をご紹介します