管理の質を向上!棚卸し時に合わせてチェックすべき3つのポイント

管理の質を向上!棚卸し時に合わせてチェックすべき3つのポイント

みなさまの会社では社内物品の棚卸しを行っていますか?
棚卸しに手間と時間がかかり、毎年棚卸しの時期がくると憂鬱…という方もいらっしゃるかもしれません。そんな棚卸し作業、せっかく時間をかけて実施するのであれば効果的に行いたいですよね。そこで今回の記事では、棚卸しで物品の確認をする際に、合わせてチェックすべき3つのポイントについてご紹介します。
 

■棚卸しの目的とは?

棚卸しの目的は、物品管理台帳と現物を照合して、実際に台帳通りに物品が存在しているかチェックすることです。また棚卸しの結果を受け、物品管理台帳を更新する目的もあります。

台帳と現物に乖離があると、例えば

  • 固定資産の償却資産税が正しく算出できない
  • 紛失や盗難に気付けない
  • 二重購入で無駄な費用が発生してしまう

などのリスクが発生する可能性があります。

そのため定期的に棚卸しを実施し、台帳の正確性を維持する必要があります。
 
 

 

■棚卸し時に合わせてチェックすべき3つのポイント

棚卸しを実施する時、どのように現物の確認を行っていますか?
リストと現物を照合して、単に物品の「ある・なし」を確認するだけでなく、下記3つのポイントも合わせてチェックすることで管理の質を向上させることができます。

1.遊休品かどうか?

物品を照合する際に、その物品が「遊休品か、稼働中か」をチェックし記録しましょう。
棚卸し終了後は、物品管理台帳に最新の遊休物品情報を反映し、「遊休品リスト」を作成すると良いでしょう。こうしたリストを作っておくことで遊休品を有効活用でき、無駄な出費を抑えることができます。

2.壊れていないか?

棚卸しの際に、物品が「あったか、なかったか」をチェックするだけでなく、その物品の状態までしっかりチェックするようにしましょう。いざ備品を使おうという時に、「壊れていて使えない!」とならないよう、最新の物品状態を台帳に記載し、共有しておくと良いですね。
棚卸しリストには、物品の状態が記載できるような備考欄を設けるなどして作業がスムーズに進むよう工夫しましょう。

3.管理方法・棚卸し手順は適切だったか?

棚卸しはスムーズに行えたでしょうか?棚卸しが終了した後は、今回の棚卸しの作業手順や管理方法を見直してみましょう。
「棚卸し」と一口に言っても、その中には

  • 棚卸しリストの作成
  • 現物確認作業
  • 棚卸し結果の集計
  • 物品管理台帳への結果反映

など様々な作業があります。それぞれの作業での運用方法を見直し、間違いや漏れを防ぎましょう。また棚卸しを行っている中で、「管理ラベルが剥がれてしまっている」「管理ラベルが貼られている物品と、貼られていない物品が混在している」など、管理上の課題が見つかることもあるかもしれません。ここで作業手順や管理方法をしっかり見直すことで、次回の棚卸し作業はよりスムーズで正確なものになるはずです。
 
 
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
通常業務の合間に棚卸しを実施している、という方がほとんどかと思います。
「棚卸しにそんなに時間をかけていられないよ!」という声も聞こえてきそうですが、まずは出来そうなところから始めてみてはいかがでしょうか。

「目視で確認する棚卸しに限界を感じている」「棚卸し結果の正確性に疑問がある」
そんな時にはバーコードやICタグを活用した棚卸しを検討してみませんか?
棚卸しの効率化・物品管理のシステム化にご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

このブログが皆様の会社における「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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