IT機器の管理には物品管理システムを使え! IT資産管理システムとの違い

IT機器の管理には物品管理システムを使え! IT資産管理システムとの違い

ノートパソコン、プリンター、サーバー、ルータ、スマートフォン、タブレット…
日々増え続ける様々なIT機器の管理に、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

IT機器は、会計的な側面だけではなく、端末紛失による情報漏えいなど情報セキュリティリスクの面などからも厳密な管理が求められます。
このようなIT機器を管理するツールとして「IT資産管理システム」があります。この「IT資産管理システム」ではどのようなことができるのでしょうか?
また現物を管理するためのツールである「物品管理システム」との違いはどのようなものがあるのでしょうか?

今回は、IT資産管理の基礎的な知識とともに、一般的なIT資産管理システムと、弊社が提供している物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」の機能の違いをご紹介します。それぞれのシステムの違いを理解し、IT資産管理に活かしましょう。
 

■IT資産とは

IT資産とは、パソコンやサーバー、プリンター、スキャナー、ネットワーク機器、そしてパソコンにインストールされているソフトウェアやデータファイルなどのことを指します。

そして、企業が保有するこれらIT資産の設置場所や利用状況などを管理することを「IT資産管理」と呼びます。適切なIT資産管理を行うことは業務の効率化につながりますが、管理を怠ると情報漏えいなどの大きなリスクを抱えることになります。

IT資産の管理を適切に行うことで、社内にあるハードウェアの台数や性能、各機器にどのようなソフトウェアがインストールされているのかなどが明確になります。“機器が余っているにも関わらず、本来不要な機器やソフトウェアを購入してしまう”といったミスを未然に防ぐことができるので、大幅なコスト削減と業務効率化を実現できます。さらには、セキュリティが強化されることで機密情報の漏えいを防止し、ソフトウェアの不正コピーなどのコンプライアンス違反によるリスクを大幅に抑えることができます。
 

■「IT資産管理システム」と「物品管理システム」どちらが最適?

パソコンやソフトウェアなどIT資産の管理に特化したツールである「IT資産管理システム」。一方、備品や機器、書類など、企業が保有するさまざまな物品を幅広く管理するツールが「物品管理システム」です。

IT資産の管理には、どちらのシステムが適しているのでしょうか。それでは、まずはIT資産管理システムでできることを見ていきましょう。
 

【IT資産管理システムでできること】

システムによって差はありますが、多くのIT資産管理システムは以下のような便利な機能を備えています。

1.IT資産のインベントリ収集・台帳機能
ネットワークに接続された機器の情報を自動で収集し、台帳を作成します。

2.ファイル配布
セキュリティ対策として、対象のパソコンに一斉にウィルス対策ソフトなどを配布します。また、OSのアップデートやソフトウェアのインストールを各端末へ一斉に行うことができます。

3.ソフトウェアライセンス管理
インストールされているソフトウェアの情報を収集・一覧を作成。業務上不要なソフトウェアがインストールされた場合、メールでアラートを発信する機能も備えています。

4.リモートコントロール
遠隔地にあるパソコンの遠隔操作が可能。メンテナンス作業などの効率化を図れます。

5.ネットワーク内にある機器の一元管理
社内ネットワークに接続されているすべてのパソコンやOA機器の稼働状態を一元管理できます。稼働していない機器の確認やインストールされているソフトウェアの情報などをひと目で把握できます。

次は、物品管理システムの機能を見てみましょう。
 

【物品管理システム(Convi.BASE)でできること】

弊社が提供している物品管理システム「Convi.BASE(コンビベース)」は以下のような機能を備えています。

1. 台帳機能
ネットワークに接続されていない物品も含めて、現物を一元管理できます
インポート機能を使って外部の台帳を取り込むことも可能です。

2. 管理ラベル発行機能
台帳画面から簡単に管理ラベルの発行が可能です。

3. 棚卸し機能
物品に貼付した管理ラベルを読み取ることで棚卸しを効率化します。また、ハンディターミナルやスマートフォン上で場所や利用状況の確認と記録を行えます。

4. 貸出し・返却機能
誰が、いつ借りて、どこに持ち出して、いつ返却されるのか…などの情報を管理可能です。
ガントチャート機能で視覚的にわかりやく確認することもできます。

5.履歴管理機能
物品のライフサイクルやデータメンテナンスの履歴を記録できます。

6. 関連ファイル紐づけ機能
IT資産物品に、写真やWord、Excel、PDFなどのファイルを紐づけて管理できます。
社内に散らばりがちな説明書や保証書、稟議書などをまとめて管理可能です。

 

 
これらの機能は、IT資産管理システムにはない物品管理システム独自の機能と言えるでしょう。
特にIT機器は社外に持ち出される機会が多いため、セキュリティの面からもしっかりと貸出し・返却状況を把握する必要があります。
厳密な管理を行うためには、IT資産管理システムと物品管理システムを連携させて管理することが望ましいと言えそうです。
 

■2つのシステムを使って管理する時のポイント

物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」は、IT資産管理システムとデータ連携することが可能です。IT資産管理システムで自動収集した端末稼働情報をインポートすることで台帳の二重管理を防ぎ、現物管理をより効率的に行うことができます。

「Convi.BASE(コンビベース)」は管理項目が自由に設定できるので、現物管理をしていく上で必要な情報(利用者や設置場所、物品の写真、コンディション情報など)をまとめて管理することができます。
また、システムの利用ログを記録するので問題が起きたときに原因特定や、データベースの情報改ざん対策も行えます。
 
 
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
「IT資産管理システム」と「物品管理システム」を連携して活用することで、より正確で効率の良いIT機器管理を実現することができます。
IT資産管理や物品管理について少しでも気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。