鍵の管理をシステム化して管理工数削減&セキュリティレベルUP

鍵の管理をシステム化して管理工数削減&セキュリティレベルUP

機密情報が入っている文書ファイル、顧客リストが保存されているパソコン…このような重要な物品は、鍵のかかるロッカー、キャビネットに入れて、施錠をして管理を行っていると思います。
では、「鍵そのもの」の管理はどうでしょうか。大切な物品を守る役割がある鍵は、意外にも手作業で管理をしているというケースが多いのです。しかし、手作業の管理ではヒューマンエラーが発生する可能性もある上に、厳密に管理をしようとすればするほど現場の負担は大きくなってしまいます。
 

■鍵管理の課題

鍵管理で皆様が抱えている課題にはどのようなものがあるのでしょうか。

≪ 鍵管理の課題 ≫

  • 誰が、いつ、どこに鍵を持出しているのか正確に把握したい
  • 棚卸し(現物確認)に時間がかかっている
  • 管理台帳への記入漏れや間違いが発生している
  • 鍵情報を拠点間で共有できるようにしたい

大切な鍵の管理で、「今鍵がどこにあるのか分からない」「台帳への記入漏れがある」ということがあれば、セキュリティリスクを高めてしまいます。とは言え、不動産会社、学校、公共施設などでは管理する鍵の数は膨大になります。しっかりと管理を行おうとすると、管理工数が増え、鍵管理に関わる人の負担は相当なものになります。

では鍵の正確な管理と簡単な管理を両立させるにはどうすればいいのでしょうか。
このような課題を解決するのがバーコードやICタグなどの自動認識の技術です。
次の項では、QRコードとICタグを併用して管理を行っている実際の事例をご紹介します。
 

■棚卸し工数が1/18に!コンビベース運用例

今回は、物品管理クラウドサービス「コンビベース」を使って鍵管理をシステム化された株式会社センデン様の事例をご紹介します。

株式会社センデン 様
物品管理クラウドサービス「コンビベース」のユーザーであるセンデン様は、長野県内でエイブルネットワーク店を展開。現在県内に16店舗を持ちアパート、マンション経営のコンサルティング、賃貸仲介、サブリース等のサービスを行っています。(2019年4月現在)

 
センデン様では家主様から預かった鍵の管理に、QRコードとICタグの管理ラベルを利用しています。管理ラベルは鍵に直接貼り付けるのではなく、ラベルが貼られた名札を鍵に取り付けています。名札に管理ラベルを貼付して取り付けるこの方法は、鍵以外にも直接ラベルを貼付することが難しい物品に最適な方法です。

 関連記事 : 物品・備品管理ラベル貼付Q&A 疑問にお答え!

 
名札に貼付したQRコードは【貸出し・返却】時に、ICタグは【棚卸し】時に活用されています。システム化されたことで鍵の所在が一目で分かるようになり、棚卸しにかかる時間も1店舗あたり3時間→10分程度まで短縮できたそうです。
導入事例インタビューでは、詳しい運用方法や導入までの経緯などもお話頂いています。ぜひご覧ください。

 参考リンク : 株式会社センデン様 導入事例インタビュー
QRコードとICタグの利点を使い分け大量の鍵を迅速かつ正確に管理

 

■コンビベースで鍵管理に必要な情報を一括管理

コンビベースではバーコードやICタグを読み取ることで「貸出し・返却」や「棚卸し(現物確認)」を簡単に行うことができます。

【貸出し・返却】
  • ICタグ・バーコードを読み取ることで、簡単に貸出し管理を行うことができます。
  • 貸出し日・返却日・担当者を記録します。
  • ガントチャートで、物品の予約・貸出し・返却状態を視覚的に確認できます。


【棚卸し】
  • ICタグ・バーコードを読み取ることで、誰でも正確で効率の良い棚卸し作業を行うことができます。
  • 管理ラベルを読み取った結果は、ボタン1つで簡単に集計できます。
  • 台帳と読み取り結果に差異がある場合には、ハイライト表示され一目瞭然です。

その他にも…
  • 管理項目は自由に設定できるので、鍵管理に必要な情報を一元管理可能
  • 子台帳(ビュー)で情報を切り出して、拠点や営業所ごとに保管している鍵を一覧化
  • 貸出し中の鍵の中で、未返却があった場合にアラートでお知らせ
  • 誰が、いつ、どのデータをメンテナンスしたのかという履歴も全て台帳に記録

などの機能が揃っています。
 

 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
クラウド台帳を使って鍵の情報を管理することで、鍵のありかや動きが共有できるようになります。セキュリティ面だけでなく業務効率アップにもつながりそうですね。
ICタグ・バーコードの活用について、疑問・質問などございましたらお気軽にお問い合わせください。

このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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