リース資産管理のポイント ― 3つのケースから学ぶ

リース資産管理のポイント ― 3つのケースから学ぶ

皆様の会社ではどのくらいリース資産を利用していますか?
財務面、事務管理面でのメリットも大きいためリースを活用している会社も多いかと思います。

そんなリース資産、利用状況や設置場所などの情報をきちんと把握していますか?
「自社で購入したものではないし、契約更新のタイミングでチェックすれば大丈夫」なんて思っていませんか?リース資産の管理を怠ると、思わぬところで費用が発生し自社で購入するよりも高くついてしまう…という可能性もあります。

そこで今回の記事では、リース資産管理がうまくできていなかった3つの企業のケースを取り上げ、しっかり管理をしていくためのポイントをご紹介します。
 

■ケース1 : 知らぬ間に再リース料を支払っていた

社内のOA機器を一括でリース契約していたA社。リースの契約は経理部がまとめて管理し、物品の管理は使用する各々に任せていました。社員数が増え管理する物品数も増えたため、今年初めて会社全体で現物確認を行う事になりました。
すると現在遊休品となって全く使われていないリースのパソコンが見つかったのでした…

契約内容を確認すると、このリース物品は2年前にリース期間が満了していたものの契約終了の手続きが取られていなかったことが判明。リース期間満了後の2年間、使用していないのにも関わらず再リース料を支払い続けていたそうです。
 

■ケース2 : 動産総合保険が下りず、修理代金が全額自己負担になった

B社は東京本社の他に全国に3つの営業所があり、物品の管理は東京本社の総務部が一括して行っています。棚卸しは年に1回実施していたものの、その度にいくつか行方がわからなくなっている物品がありました。

そんな中、営業所内のレイアウト変更があり、移動作業中にリース物品を破損させてしまう事故が発生。リース会社へ連絡したところ破損個所を修理することになりました。しかし動産総合保険が適用されず修理費用は全額B社が負担することになってしまったそうです。
なぜ動産総合保険が下りなかったのでしょうか。

実はこの物品、本来は東京本社で利用する契約をしていましたが、社員が申請等をしないまま営業所に持ち出して利用していました。

動産総合保険は、リース会社に届け出ている設置住所と実際に使用・破損させた場所が異なると保険料が支払われないケースがあります。今回B社ではこのケースに該当してしまい全額自己負担となってしまったそうです。
 

■ケース3 : リース会社へ損害賠償金を支払うことになった

C社では固定資産管理に関する統一のルールがなく、固定資産管理用の台帳も整備されていませんでした。社員数の増加に伴い管理する固定資産も増えたため、改めて総務部主導で固定資産管理台帳を作成することになりました。

現物調査をした結果、営業所で使用していたリース資産が現場の判断で勝手に廃棄されていたことが判明。リースの契約はまだ1年半残っており、C社はリース中途解約金と損害賠償金を払うことになったそうです。
 

■リース資産管理に関するトラブルを防ぐためにはどうしたらいい?

実際にリース資産を使用する方はリースの契約について理解しているケースは少なく、リース資産という意識がないまま使用している場合もあります。

ケース1 : 知らぬ間に再リース料を支払っていた
ケース2 : 動産総合保険が下りず、修理代金が全額自己負担になった
ケース3 : リース会社へ損害賠償金を支払うことになった

上記のようなトラブルを防ぐためにはどのように管理をしていけば良いのでしょうか。
 
 

*リース資産管理台帳を作成し、リース期限の管理を行う

リース契約が満了する数か月前には、必ずリース会社から「再リースするかどうか」を確認する書類が届きます。多くの場合契約満了の約1か月前までに回答する必要があり、期日を過ぎると自動的に再リースとなります。

そのためリース資産の管理台帳には「リース終了日」と「リース会社への更新回答期日」を記載し、しっかりと期日管理を行いましょう。さらに期限が近づいたらアラートで通知するなど事前に気付く仕組みがあると、更新申請漏れを防ぐことができます。
また「リース契約番号」「リース物件番号」「再リース番号」の項目があると、契約と物品を紐づけることができるので更新確認時に慌てることもありません。
 
 

*定期的な棚卸しを実施

リース資産の設置状況・利用状況を把握するためには定期的な棚卸しを行うことが重要です。設置場所の変更などがあった場合には早めにリース会社に連絡しましょう。
 
 

*リース資産の管理ラベルに工夫を

リース資産にはリース会社が発行した管理ラベルが貼付されているかと思います。しかしそのラベルには「リース会社名」や「リース契約番号」などの最低限の情報のみで、ラベルだけでは物件の内容がわからないというケースが多いです。

そこでリース会社が発行した管理ラベルとは別に、独自の管理ラベルを発行しましょう。資産名称や使用部門などの情報を記載した管理ラベルを貼付することで、一目で情報を把握することができます。

また固定資産物品に管理ラベルを発行・貼付して管理している場合には、固定資産用のラベルとリース資産用のラベルの色を変えるなどの工夫も効果的です。視覚的に分かりやすく「リース資産である」ということを明示し管理意識を向上させることができます。
 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
管理台帳の整備やラベル発行の仕組みはExcelなどを使っても実現は可能ですが、専用の固定資産管理システムを使うことで効率よく実施することができます。
物品管理クラウドサービス「コンビベース」なら、これら全ての機能を備えています。

  • リース満了前にメールアラートでお知らせ
  • スマートフォンなどを使用した移動管理・棚卸し
  • 管理ラベル発行機能 など

少しでも気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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