ファイル管理ソフトを活用して、備品と取り扱い説明書を一括保管

ファイル管理ソフトを活用して、備品と取り扱い説明書を一括保管

急な故障などでオフィス内の機器が使用できなくなったことはありませんか?
そんなとき必要になるのが取り扱い説明書。しかし、「保管場所を忘れてしまった」「いつの間にか紛失してしまった」というケースも少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、備品に関するマニュアルや書類を効率的に管理する方法についてご紹介します。
 

■オフィスの備品を使用する際に困ること

社内に使い方がわからない備品があった場合、みなさまはどうされていますか?
自分より詳しい人に聞くというのも一つの方法ですが、気軽に相談できる人が身近にいない場合でも、手元にある説明書を読めば最低限は扱えるようになると思います。お手入れ方法や消耗品の品番を確認したい時にも説明書があれば便利です。

また、突然機器が故障した際、カスタマーサービスの連絡先を調べるときにも説明書が必要になりますね。突然のトラブルで慌てないためにも、説明書は誰もがわかる場所にきちんと保管しておきたいものです。
 

■もしものときのために、備品の取り扱い説明書は保管しよう

説明書が必要になったとき、その都度オフィスの棚を探し回るといった手間は省きたいですね。特に、備品の数が多い会社では、どの説明書がどの備品の説明書なのか判別できないため、説明書探しによりいっそう時間がかかることもあるのではないでしょうか。

備品の数が増えれば増えるほど、それぞれの説明書についても効率的な管理が必要となります。
ここでは一例として、個別フォルダーを使った管理方法をご紹介しましょう。

  1. 全ての取扱説明書を書き出してグループ分けする。
  2. 各グループのタイトルを決め、ガイドを用意してタイトルを貼付する。
  3. 取扱い説明書の数だけ、個別フォルダーを用意し、「説明書名」を明記したラベルを全てのフォルダーに貼付する。
  4. グループごとに分類し、ガイドで仕切りをする。

 

■ファイル管理ソフトを活用して説明書を画像データで管理

個別フォルダーなどを使うと、どうしても時間と手間がかかってしまうと感じる方も少なくないはず。そのような方には、紙の文書をデータ化して、ファイル管理ソフトで管理する方法をおすすめします。

例えば、物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」では、画像データを備品の管理台帳に紐付けて効率的に管理するファイル管理機能を備えています。最近では、カメラで撮影するだけで紙の文書をPDFデータ化するアプリなども増えているので、うまく活用すればオフィスのペーパーレス化が進みます。

≪ Convi.BASEの主な機能 ≫

●備品情報だけでなく、写真やWord、Excel、PDF等のファイルを添付可能。点数に制限がないので必要書類を全てまとめて管理することができる。また写真付きの一覧表も出力できるので、目視で必要な説明書を選ぶことも可能。

●備品の検索時に写真を確認できるので、説明書を探す際に具体的なイメージを頼りに探すことができる。仕様書や保証書を一緒に添付しておくことで、紛失のリスクを減らすことができる。

●社内の全ての備品にバーコードラベルを貼付すれば、台帳の所在情報と現物を紐づけて管理できるので説明書を探す手間が省ける。

 
またConvi.BASEは、他にも以下のような便利な機能を備えています。

  • ICタグやバーコード付きラベルを活用した管理ラベルの作成。
  • 管理ラベルのバーコードやICタグをハンディターミナルで読み込んで行う棚卸し。
    ※バーコード(1次元・QRコード)、カメレオンコードはiPhoneでの棚卸しにも対応。
  • 備品の利用状況をハンディターミナルで記録し、遊休品を把握。
  • 備品を「誰が」「いつ」「どこで」棚卸しを行ったか、承認したかなどをシステム上で記録。
  • 備品のメンテナンス情報や、貸出し履歴、使用履歴の記録、および検索。

 

 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
いざという時に説明書が見つからず現場が混乱するといった事態を避けるためにも、画像データによる説明書管理を検討してみてはいかがでしょうか。
説明書の管理について気になることがありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。