ネットレックスの棚卸し 大公開!

ネットレックスの棚卸し 大公開!

弊社では年に1回、社内の全資産を対象とした棚卸し(現物確認)を行っています。
もちろん物品管理・棚卸しには弊社が提供しているサービス「コンビベース」を使用しています。
今回の記事では、このコンビベースを活用した棚卸しの様子をご紹介します。棚卸しをスムーズにしてくれるコンビベースの便利な機能もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
 

■ネットレックスの物品管理

まずは弊社がどのようなルールで物品管理をしているのかを少しご紹介したいと思います。
ネットレックスでは、

  • 新規物品はコンビベース(管理台帳)に登録
  • コンビベースから管理ラベルを発行・貼付
  • 共有の物品を使う場合には貸出し・返却処理を行う
  • 社員証の棚卸しは月に1回、全資産の棚卸しは年に1回実施

などのルールを設け、物品管理を行っています。

社員のほとんどがiPhoneを貸与されているため、棚卸しや貸出し・返却処理を行う際にはコンビベースiOSアプリを活用しています。
 

■まずは1周目の棚卸し

棚卸しは大きく分けて「準備」「現物確認」「集計」の3つのステップに分けることができます。さらに「現物確認」作業は、対象エリアの物品をどんどん読み取る「1周目」と、1周目に見つからなかった物品(不明品)を探す「2周目以降」の作業に分けることができます。

 

★不明品を効率良く探すには?
関連記事:棚卸しの方法大公開!効率よく正確に棚卸しするポイントとは?

 
写真は営業部の棚卸しの様子です。今回は営業各自が所持しているパソコン、スマートフォン、営業・デモ時に利用するハンディリーダーなどを棚卸ししていきます。

ネットレックス棚卸しの様子


 
ハンディリーダーやACアダプタ類は1つのキャビネットにまとめて収納されているため、一旦すべての物品をキャビネットから出し、会議室の机に並べていきます。
 

たくさんのハンディリーダーがあります。
ACアダプタの他にUSBケーブルなどの細かなケーブル類も棚卸し対象です。


 
コンビベースiOSアプリを使って管理ラベル(1次元バーコードやQRコード)を読み取っていきます。机の上にある物品すべてを読み取ったら1周目の棚卸しが終了です。
ここでコンビベース上で「棚卸し未実施一覧」を確認すると、1周目の棚卸し開始時点で230件ほどあった棚卸し対象が75件になっていました。
 

棚卸し未実施の物品を一覧ですぐに確認できます。
残りの件数を確認したり、エリアや部門でフィルターをかけることでより未実施物品を探しやすくなります。
また、棚卸し実施状況をグラフで確認することもできます。


 

■未実施物品一覧をチェックしながら2周目の棚卸しへ

2周目の棚卸しは、残りの75件の未実施物品(不明品)を探す作業になります。
この作業を効率化するポイントは「履歴情報を活用する」ことです。

コンビベースでは棚卸しを行った時、自動的に「最終棚卸しデータ読み取り日」「最終棚卸しデータ読取者」の履歴が残ります。また物品情報が更新された場合にも、変更点の履歴が記録されます。
2周目の不明品を探すステップでは、これらの履歴情報を手掛かりに物品を探していきます。貸出し履歴や前回の棚卸しデータを手掛かりにすることで、効率よく物品を探すことができます。

「コンビベース」のような専用の物品管理システムを使っていない場合でも、既存の台帳に「最終棚卸し実施日」「棚卸し実施者」などの管理項目を設けデータを残していくことで、次回棚卸し時の手がかりとして活用することができます。

下記の記事では、備品管理台帳を作成する時に用意した方が良い管理項目を紹介しています。Excel台帳のテンプレートもご用意しています
(無料でダウンロードできます)。
ぜひ皆様の物品管理にお役立てください。

関連記事:備品管理台帳の定番フォーマットを紹介! 備品管理を効率化しよう

 
2周目以降の棚卸し作業でも見つからない物品(不明品)は、

  • すでに廃棄されている(台帳反映漏れ)
  • 外出中の社員が持ち出している
  • 社外(取引先・協力会社等)に貸出していて社内に無い

などの可能性があります。
これら不明品については社内で情報共有を行いながら、

  • すでに廃棄されている
    ➡台帳に反映させる
  • 外出中の社員が持ち出している
    ➡外出先で管理ラベルを読み取ってもらう
  • 社外(取引先・協力会社等)に貸出している
    ➡保管証明書を発行してもらう
    ➡管理ラベルが読み取れるような物品の写真を送ってもらい、棚卸しを実施する

など、物品の状況や社内ルールに沿って処理を進めていきます。
 

■棚卸し結果を反映して棚卸し終了!

全ての物品の読み取り(現物確認)が終わったら、棚卸し結果を台帳に反映させます。
台帳への反映も、コンビベースの画面からボタンひとつで完了するため、管理者の負担を減らすことができます。

今回の棚卸しでは、初めて棚卸しを行う新入社員がいましたが、特に戸惑うことなく作業が出来たようです。

 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
バーコードなどの自動認識の技術を取り入れることで、新入社員を含め誰がやっても効率よく、正確に物品管理を行うことができます。
弊社ではiOSデバイス+アプリを使って棚卸しを行っていますが、コンビベースはその他にも様々な読み取り機器に対応しています。下記の記事では、最適な読み取り機器が分かるチェックリストが載っています。皆さまの希望する物品管理はどの機器で実現できるのか、ぜひチェックしてみてください。
 

関連記事:最適な「ラベル読み取り機器」を見つけて棚卸し効率UP!

 
このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

(え)


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