オフィス什器を管理する方法とは? 総務担当者必見!

オフィス什器を管理する方法とは? 総務担当者必見!

意外にずさんな管理になりがちなオフィス内の什器の管理。面倒だからと後回しにしていませんか? この記事では、何かと手間がかかる什器管理を、クラウドの物品管理システムを使って効率的に行う方法をご紹介します。
 

■什器とは

オフィスの什器とは、デスク、イス、パーテーション、ワゴン、応接セット、カウンター、収納棚、金庫など、オフィスを構成する家具や道具のことを指し、オフィス家具と呼ばれることもあります。
 

■効率の悪い什器管理をしていませんか?

オフィスの什器をエクセルなどで管理すると、什器の種類やリース物品であるかどうかなどによって台帳を分ける必要性が出てきます。その結果、「台帳が社内に散在してしまい、どこにあるのかわからない」「共有サーバー上にファイルを置いても誰かがファイルを開くとメンテナンスできない」「データをメンテナンスした履歴が残らない」などと言った、さまざまなデメリットが発生。正確に管理しようとすればするほど手間と時間がかかるため総務担当者の負担が大きくなってしまいます。
 

■オフィスの什器を効率よく管理する方法

オフィス内に散在する什器を効率よく管理するコツは、物品情報を一元管理することにあります。什器管理に悩む総務担当者におすすめしたいのが「備品管理システム」。企業の規模に関わらず、導入すれば効率的で正確な物品管理ができる優れもの。複数の台帳を管理するわずらわしさからも解放されます。社内に散在するあらゆる台帳をひとつにまとめて管理でき、離れた拠点同士でも簡単に情報を共有することができます。
 

■Convi.BASEを活用した什器管理

物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」は、社内のあらゆる物品を管理するオンライン台帳です。業務に必要な機能を自在に組み合わせて利用でき、オフィスにあふれる物品を効率的に管理するツールとしてご活用いただけます。
 

 

●Convi.BASEの主な機能

【物品情報を一元管理】

Convi.BASEは、柔軟・強力な管理台帳で物品情報を一元管理します。例えば、事業所ごとに管理していた複数の台帳を、1つのデータベースに統合することで、全社の物品を把握でき、使いやすくわかりやすい台帳システムを構築できます。これにより、仮に管理担当者が変わってもスムーズな移行が可能です。

【遊休品を把握し有効に活用できる】

遊休品を活用できず、無駄な投資が発生しているオフィスも少なくないのではないでしょうか。Convi.BASEに遊休品を登録しておけば、「使用していない机やイスがどこにどれだけの数あるのか」などを瞬時に把握できます。什器の購入時期や移動の履歴も検索できるので、二重購入を防ぎコスト削減にもつながります。

【物品情報を添付して管理できる】

物品情報に、写真やWord、Excel、PDFなどを添付できます。例えば、什器などの物品購入時の稟議書や保証書、説明書などのドキュメントを添付して管理しておけば、必要な時にダウンロードできるので探す手間が省けます。他にも、イスやデスクなどの什器の写真を紐づけておくと何かと便利。遊休品の検索時に写真が閲覧できると、目的の物品を探しやすくなります。また、写真付きの一覧表として出力することもできます。
 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
今回は、オフィス什器の管理を簡単に行う方法をご紹介しました。この機会に什器の管理方法を一新してみてはいかがでしょうか。管理について悩んでおられる方はぜひ気軽にお問い合わせください。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。