棚卸しの方法大公開!効率よく正確に棚卸しするポイントとは?

棚卸しの方法大公開!効率よく正確に棚卸しするポイントとは?

みなさんの会社では社内物品の棚卸しを行っていますか?
棚卸しには膨大な手間と時間がかかるので、毎年棚卸しの時期がくるのが憂鬱…… という方も多いかもしれません。そんな棚卸し作業、せっかく時間をかけて実施するのであれば効果的に行いたいですよね。
そこで今回は、弊社のコンサルティング・アウトソーシング専任スタッフに、棚卸しの方法や、効率よく正確に実施するポイントについて聞きました。
 

 

■棚卸しの目的は?

棚卸しの目的は、物品管理台帳と現物を照合して、実際に台帳通りに物品が存在しているかチェックすることです。また棚卸しの結果を受け、物品管理台帳を更新する目的もあります。
台帳と現物に乖離があると、たとえば

  • 固定資産の償却資産税が正しく算出できない
  • 紛失や盗難に気付けない
  • 二重購入で無駄な費用が発生してしまう

などのリスクが発生する可能性があります。
そのため定期的に棚卸しを実施し、台帳の正確性を維持する必要があるのです。

ですが、限られた期間と人数の中で精度の高い棚卸しを実施するのは大変なことですよね。展示会などでお話を伺うと、棚卸しは実施しているものの、その正確性に疑問を持っていたり、棚卸し作業の進め方に悩んでいたりする方が非常に多いです。
 

 

■棚卸しの方法

「固定資産の棚卸し」とは、それぞれの固定資産に貼付されている管理ラベルを、固定資産台帳のデータと照合しながら、実際に物品が現存しているか(廃棄や紛失されていないか)、また、新たに購入されたのに固定資産台帳に登録されていない物品は無いかなどを確認する作業のことを指します。
 

<バーコード管理ラベルの使い方>

実際の固定資産現物と台帳の情報を突き合わせ、それぞれの物品が現存しているかどうかなどを確認する際に用いられるのが「管理ラベル」です。管理ラベルは、物品自体に貼付するのが一般的です。
管理ラベルには、さまざまな形態のものがあります。

(a)固定資産管理番号のみを記載した管理ラベル
管理する固定資産の数が少ない企業で用いられることが多く、ラベルプリンターなどで固定資産管理番号を印字し、物品に貼付します。

(b)管理番号とテキストで固定資産情報を記載した管理ラベル
固定資産管理番号だけでなく、資産名(品名)や購入年月日(取得年月日)、管理部門名、連絡先などを記載するタイプの管理ラベルです。

(c)バーコード管理ラベル
バーコードが印字されたラベルをハンディリーダーやスマートフォンで読み取ることで、固定資産情報の詳細を参照したり、台帳の情報を編集したりすることができます。膨大な数の固定資産がある企業で使用されることが多いです。

 
バーコード管理ラベルは自前で用意することもできますが、かえって手間やコストがかかってしまう場合が多いので、専用のツールを導入した方が便利です。専用ツールにはいくつかの種類がありますが、クラウド型の管理台帳、専用のバーコードプリンタを連携させて簡単に管理ラベルを発行できるツールを選ぶと、管理ラベル作成・発行の手間を削減することができます。

バーコード管理ラベルの使い方としては、ツールによって若干の差はあるようですが、基本的には各物品に貼付されたバーコードを専用の読み取り機でスキャンするだけです。
管理番号のみの管理ラベルを使用している場合、棚卸しの際には一つひとつ目視で管理台帳との照合をする必要がありますが、バーコード管理ラベルであればラベルを読み取るだけの作業になります。そのため棚卸しを効率よく進めることができます。
 

<エクセル台帳の使い方>

先に解説したように、固定資産の棚卸しの際には、管理ラベルとともに「固定資産台帳」が用いられます。台帳は、すべての固定資産の状態や購入日、管理部門などの情報を一元管理するデータベースとして機能します。
物品管理の専用ツールを導入していない企業のほとんどは、償却計算などを行うための固定資産管理システムから出力したデータを物品管理用に加工して、物品管理用のエクセル台帳を作成しているようです。

固定資産管理台帳には、一般的に下記のような情報が記載されています。

  • 資産の種類
  • 品名
  • 管理部門
  • 設置場所
  • 購入年月日(取得年月日)
  • 耐用年数
  • 償却方法
  • 償却率
  • 残存割合
  • 取得価額
  • 期首簿価
  • 特別償却率
  • 増加償却率
  •    など

これらの項目は、おもに会計上の観点から必要な項目になるため、物品管理用のエクセル台帳にはさらに現物を管理するために必要な項目(たとえば、物品利用者名、物品の利用状況、貸出し状況など)を加えていく必要があります。棚卸しの際には、それぞれの物品と照合しながら、各項目の情報を最新のものにアップデートしていきます。

自前で用意したエクセル台帳を使用する場合、すべて手作業で入力する必要があるため、時間や人手がかかり、作業も煩雑になりがちです。特に管理する固定資産の数が膨大になる場合は、専用の固定資産管理ツールを導入して効率、正確性を引き上げることをお勧めします。
 

 

■棚卸しの効率を劇的にアップさせる方法

みなさんが棚卸しで現物確認をする場面を思い浮かべてください。エクセル台帳を印刷したものを手に物品を確認し、物品があったらチェックを付けていきます。台帳の情報と現状が異なっている場合には、台帳に書き込んでいきます。

管理ラベルにバーコード等を利用している場合には、物品に貼付されているバーコードを読み取って棚卸しをしていきます。一通り確認して回ると、手元のリストには「1周目で見つからなかった物品(不明品)」が残っているはずです。
実はこの「不明品」を探し出す作業に、ものすごく時間がかかっていることが多いのです。
通常、2周目(2次作業)でこの「見つからなかった物品(不明品)」を探し、リストと照合する作業を行います。しかし、数ある物品の中から、1週目で見つけられなかった物品を探し出すのは簡単ではありません。気づけば、何度も何度も同じ物品を物色している、そんな経験がある人も多いのではないでしょうか。

この「不明品」を探し出す作業の効率を上げられれば、棚卸しの効率も上げることができるはずです。では、どのようにすればよいでしょう。ここで重要なポイントは、「1周目ですでに確認済みの物品」と「まだ確認していない物品(=2周目でチェックすべき物品)」を簡単に見分けられるようにしておく、ということです。
 

今目の前にある物品が1周目で確認済の物品かどうか、すぐに判断できるような工夫をしておくことで、棚卸しの効率と正確性は劇的に高まります。

  • 1周目で確認したものを2周目でも確認してしまい、二度手間になってしまう
  • 確認漏れや間違いが発生してしまう

このような事態を防ぐため、1周目の作業のタイミングで「チェックした物品に目印をつける」ことを試してみてください。
 

<目印シールを用いる方法>

1周目で確認できなかった物品を簡単に見分けるために役立つのが、写真のような丸シールです。まず1周目で、確認した物品の管理ラベルにこのシールを貼ります。2周目では、このシールが貼られていないものを見つけてチェックしていきます。
棚卸し対象となっているすべての物品の管理ラベルに、この丸シールが貼られたら、棚卸しは完了です。

今年は赤色のシール、次の年は青色のシール…… というように、シールの色を変えていけば、他の年度との区別もつき、各年度の棚卸しできちんとチェックされていることが一目で分かります。


 

<管理ラベルにチェック枠を設ける方法>

管理ラベルの余白部分にチェック枠を設けておくのも一つの方法です。物品を確認したら管理ラベルにチェックをしていきましょう。数年分の枠を作っておくと、前回・前々回の棚卸し時にその物品がチェックされているかどうかが一目で分かります。

 

<管理ラベルが貼られていない物品が見つかったときの対処法>

棚卸しをしていると、管理ラベルが付いていない物品が見つかることもあるかもしれません。管理ラベルの貼付をし忘れていた、もしくは貼っていたけど使っているうちに剥がれ落ちてしまった、などの可能性が考えられます。そんなときはどのようにすれば良いのでしょうか。

棚卸し時に管理ラベルが貼られていない、もしくは管理ラベルが剥がれ落ちている物品が見つかった場合には、目立つ場所に付箋を貼るのがおすすめです。付箋を貼っておけば、2周目以降の確認時に見つけやすくなり、「管理ラベルがない物品」ということがすぐに分かります。

2周目の確認時には、手元の棚卸しリストと現物を照らし合わせて現物の特定を行い、できるだけ早く管理ラベルの再発行を行いましょう。
 

■棚卸しの質を劇的にアップさせる方法

台帳と現物を照合して、単に現物の「ある・なし」を確認するだけでなく、下記のようなポイントも合わせてチェックすることで、管理の質を劇的に向上させることができます。

  1. 遊休品かどうか
  2. 物品を照合する際、その物品が「遊休品か、稼働中か」をチェックし記録しましょう
    この作業を行うと、棚卸し終了後には最新の「遊休品リスト」が出来上がります。こうしたリストを作っておけば、遊休品を有効活用でき、無駄な出費を抑えることができるようになります。

  3. 壊れていないか
  4. 棚卸しの際に、物品が「あったか、なかったか」をチェックするだけでなく、その物品の状態までチェックするようにしましょう。いざ使おうという時に、「故障していて使えない!」とならないよう、最新の状態を台帳に記載し、共有しておくと良いですね。
    棚卸しリストには、物品の状態が記載できる欄を設けるなどして、作業がスムーズに進むよう工夫しましょう。

  5. 管理方法・棚卸し手順は適切だったか
  6. 棚卸し終了後、かかわったスタッフを集め、今回の棚卸しの作業手順や管理方法を見直すようにしましょう。「棚卸し」と一口に言っても、その中には以下のようにさまざまな作業が含まれています。

    • 棚卸しリストの作成
    • 現物確認作業
    • 棚卸し結果の集計
    • 物品管理台帳への結果反映

    それぞれの作業ごとに運用方法を見直し、より効率的に、正確に実施するにはどうすればよいか振り返ってください。
    振り返りを行うことで、たとえば「管理ラベルが剥がれてしまっている」「管理ラベルが貼られている物品と、貼られていない物品が混在している」など、管理上の課題が見つかることもあります。ここで作業手順や管理方法をしっかり見直しておけば、次回の棚卸し作業はよりスムーズで正確なものになります。

 
 
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介した方法は、どれも私たちがお客様先で棚卸し作業をする時に実際に行っている作業です。シンプルな方法ですが、こうした少しの工夫でぐっと棚卸し作業は楽になります。皆さまが棚卸しを行う時にぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
物品管理や棚卸しについて気になることがありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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