物品・備品管理アプリで棚卸しを効率化!

物品・備品管理アプリで棚卸しを効率化!

皆様が普段お使いの携帯電話はスマートフォンですか?それとも従来型のガラケーですか?
内閣府の消費動向調査によると、2015年度のスマートフォンの世帯当たりの普及率がガラケー(従来型携帯電話)を初めて上回ったそうです。ガラケーから切り替えが進む中、業務で使用する携帯電話もスマートフォンになった!という方も多いのではないでしょうか。

情報共有や連絡のために使っているこの業務用のスマートフォン、実は物品管理でも非常に便利に使えるツールなんです。
 

■スマホを使って何ができるの?

それでは、物品管理のどのようなシーンでスマートフォンが活躍するのでしょうか?
たとえば弊社が提供している物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」では、物品に貼付されている管理ラベルをスマートフォンのiOSアプリを使って読み取ることで様々な管理業務を効率化することができます。
 

 

今回は【棚卸し】【貸出し管理】【物品情報の確認・編集】の3つの場面で、スマートフォンを活用するとどのように便利になるか見ていきましょう。

【棚卸し】

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棚卸しの業務においては、棚卸し対象となっている物品を「探し」「リストと現物を照合」させる作業に非常に時間がかかります。目視での確認は手間がかかる上にヒューマンエラーも起こりやすいため、管理ご担当者様は非常にご苦労されているようです。そこで棚卸し作業にスマートフォンを活用いただくと、棚卸し作業は「探す」から「読み取る」へ変わります。どなたでも簡単、正確に棚卸し作業ができるようになるため管理者様の負担を軽減します。
 

【貸出し返却管理】

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貸出し返却管理について伺うと、「誰が、いつ、どういった用途で、どこに持出し、いつ返却されるのか」がきちんと管理できないという声をよく耳にします。Excelの台帳に記録していても漏れがあったり、返却期限の管理までカバーしきれなかったりとかなりご苦労されているようです。
この貸出し返却管理でもスマートフォンが活躍します。物品を借りる時・返却する時にスマートフォンで管理ラベルを読み取るだけで、物品管理台帳に「誰が、いつ、どういった用途で、どこに持出し、いつ返却される予定なのか」といった情報が反映されます。返却期限を迎えた時に管理者にアラートメールを送ることもできるので、返却漏れを防ぐことができます。
 

【物品情報の確認・編集】

棚卸しや貸出しの他にも、あらかじめコンビベースから発行・貼付された管理ラベル(バーコード/QRコード/カメレオンコード)を読み取ることで、対象物品の情報表示や更新を行うことができるiOSアプリケーションもリリースしました。
 

≪≪≪ Convi.BASE Pocket(コンビベース ポケット)リリースのお知らせ ≫≫≫

 

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例えば物品を見ただけでは「誰が管理しているのか」「棚卸し対象かどうか」「リースの期限はいつまでか」などは分かりませんよね。
コンビベースで管理ラベルを発行・貼付し、コンビベース ポケットで読み取れば、簡単に物品情報を確認することができます。また物品情報の確認だけでなく、その場で物品を撮影・写真を登録・情報を編集することもできます。わざわざパソコンを開かなくても、スマートフォンを使って現場で台帳をメンテナンスできるので手間なく管理ができますね。
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
スマートフォンを活用することで、簡単・便利な物品管理が実現できます。

  • 管理ラベルを読み取るための専用リーダが不要。コストを抑えた管理が可能に。
  • 読み取りはスマホをかざすだけ。どなたでも簡単、正確な作業を実現。
  • 棚卸し結果/貸出し情報/物品詳細情報などをスマートフォン上で確認。現場でストレスのない運用が可能に。

社用携帯としてスマートフォンを支給されている方は、物品管理での活用を検討されてみてはいかがでしょうか?
物品管理システム「コンビベース」やスマートフォンの活用方法など、少しでも気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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