情報漏えいに気を付けて!物品の持ち出し管理のリスクと対策

情報漏えいに気を付けて!物品の持ち出し管理のリスクと対策

プレゼンやメール連絡に必須のパソコン。パソコンの持ち出しは今や日常茶飯事となりました。しかし、会社の業務用ノートパソコンを、私物ノートパソコンと同じように扱うと情報漏えいなど思わぬトラブルに巻き込まれることも。

あなたのオフィスでは、備品の持ち出し管理リスクをきちんと認識できていますか?
この記事では、物品の持ち出し管理とその注意点について詳しく取り上げています。ぜひ参考にしてください。
 

■物品の持ち出し管理とは

社外に持ち出すことが多く、他のスタッフとも共有して使用するノートパソコンやタブレットなどのIT機器。
そのような物品を管理し、効率的に活用するためには「持ち出し管理」をきちんと行いましょう。備品を使用している社員の特定や、持ち出し先などを明らかにすることで、返却忘れや備品の私物化、紛失を防止。故障・紛失日時や原因の特定なども可能になります。

従来の物品管理業務は、紙の台帳やエクセルによる手作業で行われていました。しかし、備品の数が多いオフィスでは、台帳やエクセルでは管理担当者の負担が大きくなります。
また、台帳の記載ミスがあった場合には「備品を紛失しているにも関わらず発見できない」「不正持ち出しを防止できない」などの課題がありました。

このような課題を解決するのが、データ化した備品情報をバーコードやRFIDタグに登録して管理する物品管理システム。オフィスの物品管理効率化の切り札として各業界での導入が進んでいます。
 

■持ち出し管理の注意点

*PCの持ち出し管理の注意点

社外に持ち出したノートパソコンによる情報漏えいが後を絶ちません。オフィスの情報管理担当者は、機密情報や個人情報の漏えいに備え、あらかじめ次のような情報セキュリティ対策を講じておく必要があります。

  • 喫茶店や電車の網棚への置き忘れなど、人為的なミスを避けるよう指導する
  • 持ち出し用途のパソコンに、不必要な機密情報・個人情報などを格納しない
  • ファイルは暗号化し、パソコンにログインパスワードを設定する
  • BIOSやハードディスクにもパスワードを設定する。

とはいえ、これらの対策は万全とは言えません。外部にパソコンを持ち出した以上、情報漏えいのリスクは常につきまとうもの。可能であれば、機密情報などを一切記録していない持ち出し専用ノートパソコンを用意しましょう。そのパソコンに、先に述べた情報セキュリティ対策を施し、申請をして持ち出すようにすると安心です。
 

*ファイルの持ち出し管理の注意点

オフィスでおなじみのアイテムとなったUSBメモリ。しかし、このUSBメモリに読み込んだファイルから情報漏えいすることも。さらに、小さいので持ち出し時に紛失してしまうリスクが高い上、社内ネットワークにウイルスを拡散させる恐れがあります。

ファイルの持ち出しにUSBを使いたい場合は、暗号化機能が付いた製品を選ぶとよいでしょう。さらにセキュリティを強化したい場合は、コピー制限や強制暗号化、アンチウイルスなどの機能を備えたデバイスの導入を検討してみましょう。
 

*鍵の持ち出し管理の注意点

オフィスの鍵や、会議室の鍵、金庫の鍵、社用車の鍵など、オフィスではさまざまな鍵が使用されています。従業員の流動の多いオフィスで、合鍵を作って貸与するのはリスクがあるため、1つの鍵を複数人で共有している企業も珍しくありません。

万一、会議室や社用車の鍵を持ちだして紛失すると業務が著しく滞ります。また、オフィスの鍵を紛失した場合は、不審者に侵入されるリスクが発生。このような悩みは、スマートフォン上で鍵の解錠施錠ができる「スマートロック」を使うことで軽減できます。
 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
物品の管理がずさんなオフィスは、会社の重要な情報が漏えいしてしまうことも。たとえ悪意のない行為であったとしても会社に大きな損害を与えれば、減給、降格、出勤停止、解雇など、厳しい懲戒処分の対象となります。物品の持ち出し管理には細心の注意を払いましょう。


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