物品管理のはじめ方は? 効率的に運用するには?

物品管理のはじめ方は? 効率的に運用するには?

■そもそも物品管理とは何か

物品管理とは、企業や官公庁などの組織において、組織が保有する個々の物品の「所在」や「状態」、「利用状況」などを把握し、より効果的に運用・利用するための業務です。
では、なぜ物品管理が必要なのでしょうか。
 

■なぜ物品管理が必要なのか

物品管理が必要とされる理由のひとつは、物品管理を行うことにより、組織が保有する資産である物品を各スタッフがより効率的に活用でき、業務のパフォーマンスを上げたり、ムダな出費を減らしたりすることができる、ということが挙げられます。

すべての物品を「誰が」「どこで」使用しているか(または保管しているか)を、皆がリアルタイムで把握することができれば、その物品を使用したい時、あちこち探しまわらなくて済みますね。業務効率アップにつながることは言うまでもありません。また、物品の状態を瞬時に把握できるようになるため、物品の返却忘れや紛失を防ぐことができます。メンテナンスや再購入、廃棄などの決断もより迅速に行うことができるでしょう。

もうひとつ、経営陣や経理担当者にも物品管理を実施すべき理由があります。
物品管理を適切に実施することで、実は誰も使っていなかった物品や、故障したため現場スタッフが勝手に廃棄していた物品が見つかる場合があります。経理担当者が把握していればよいのですが、もし把握していなければ不必要な税金を納めてしまっているかもしれません。
こうしたトラブルを防ぐためにも物品の利用状況を把握できるよう管理をすることが大切です。

以上をまとめると、企業などの組織で物品管理が必要とされている理由は、組織が「業務の生産性アップ」「経理業務の効率化」「総務担当者の負担軽減」「経費削減」「節税」などのメリットを得たいと考えているから、ということです。
 

■物品管理の始め方

「物品管理はメリットばかりなのだから、どんな組織も物品管理を実施するに越したことはないだろう」
そう思った方、その通りです。その通りなのですが、実態はというと適切な物品管理を実施できていない組織も少なくないのです。なぜなのでしょうか。

その理由は、適切な物品管理の仕組みを整えるためには手間と時間がかかるから。
皆さんの組織はいかがですか? 適切な物品管理ができていますか?

以下で、これから物品管理を始めたいという組織の担当者のために、もっとも手軽な物品管理の始め方をご紹介します。
 

■はじめての物品管理の方法 基本的な流れ

まずは、はじめて物品管理を行う際の基本的な流れを押さえましょう。

  1. 物品管理(現物管理)用の台帳を作成、物品情報を登録
  2. 台帳と現物を紐づけるための管理ラベルを物品に貼付
  3. 定期的に棚卸しを実施、台帳に記録
  4. 物品管理に関するルールを策定、組織内に周知

一見、これだけなの? と思うかもしれません。しかし実際の作業を想像してみてください。オフィスのあちこちに点在しているあらゆる物品ひとつひとつを確認しなければならないのです。通常業務の空き時間を使ってできるようなことではないことはお分かりいただけると思います。では、どのようなタイミングで着手すべきでしょうか。
 

■物品管理はいつ始めるべきか 管理を始めるのに最適なタイミングは?

「資産物品の管理を行いたいけど、どのタイミングで、いつ始めるのが良いでしょうか?」

ときおり、このような質問をいただきます。「思い立ったが吉日、すぐに始めましょう!」と言いたいところですが、大きな組織になればなるほど、保有している物品の数が多く、管理にかかる時間や手間も大きくなります。組織の備品を隅々までチェックし管理をスタートさせるのは難しいため、悩まれている担当者も多いのではないでしょうか。

では、物品管理をスタートするのに最適なタイミングはいつなのでしょうか?
それはずばり、「移転」や「レイアウト変更」の時!
以下のグラフをご覧ください。

Q) 移転のタイミングで資産物品の整理を行いますか?(2012年 弊社セミナーアンケートより)

このグラフは弊社のセミナーでのアンケート結果です。実に96%の方が、引っ越しの前に、移転先に持っていく物品を整理すると回答されました。

移転においては、

  • どの物品をどの部屋に持っていくか
  • 持っていく物品にどのように目印をつけるか
  • 処分すべき不要な物品どれか

といった物品の整理が必須となるでしょう。そこで、このタイミングをいかして、後々の物品管理に役立つよう、物品の整理と物品管理台帳の作成を行っておくのです。
物品管理台帳とは、固定資産の現物、「物品そのもの」を管理することを目的とした台帳で、「現物台帳」などと呼ばれることもあります。

つまり、移転やレイアウト変更のタイミングで、ひとまず物品管理台帳を作成してしまって、その後徐々に物品管理の仕組みを整えていけばよい、ということです。

 

■効率的な物品管理の導入事例を紹介

実際の事例を紹介しましょう。
弊社のお客様の事例ですが、このお客様は移転時の物品整理作業にひと手間加えることで、効率的に現物台帳を完成させました。
 

<作業内容>
  1. 移転先に持っていく物品をリストアップ
  2. リストアップした物品にバーコード付きの管理ラベルを貼り付け
  3. 移転実施
  4. 移転先で建物・フロア・部屋ごとに管理ラベルのバーコードを読み取り
<成果・メリット>
  1. 移転時の物品の受け入れが確実簡単に行えた
  2. 設置場所情報を含む現物台帳が完成した

こちらのお客様は、移転のタイミングで物品管理システム「Convi.BASE(コンビベース)」の利用を開始し、現物台帳を社内共有しました。バーコード付き管理ラベルの活用により精度の高い物品管理・棚卸し業務を継続して実施されています。
 

■どの物品を管理対象にすべきか 管理対象の決め方3パターン

最初から、組織内にある物品すべてに対し「台帳への登録」、「ラベルの貼付」、「棚卸し」を実施することが理想ですが、実際には時間も労力もかかるため難しいですよね。そのため、最初からすべての物品を管理しようとせず、優先順位を決めて段階的に管理をスタートするのがおすすめです。

その際にポイントとなるのが、どのように管理対象を決めるべきか、ということ。言い換えれば、どこまで物品管理の対象に含めるのか、ということでもあります。
ここでは、物品管理スタート時の管理対象の決め方をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
 

1.固定資産を対象として管理

固定資産の場合、台帳と現物が乖離していると監査などで指摘される可能性があります。そこで、固定資産のみを集中して管理するという方法があります。このとき一式計上されている資産は、物品ごとに管理できるように枝番を振って現物管理用の台帳に記載をすると良いでしょう。

その他にも現物管理の台帳には

  • 物品が設置、保管されている場所の情報
  • メンテナンス、修繕の記録、コンディションなどの情報
  • 現物の写真

などを記載すると、より良い管理につながります。
 

2.IT機器を対象として管理

IT機器は社外に持ち出される機会も多く、情報セキュリティの面からも厳密な管理が求められる物品です。そのため、まずはIT機器を管理対象として管理をスタートさせていくという方法もあります。

ネットワークに接続されていない物品も含め、台帳に漏れなく記載するようにしましょう。IT機器の保証書や説明書などの付属情報も一緒に管理できる仕組みがあるとより良いですね。
 

3.移動/持出しの頻度が高い物品を対象として管理

移動や持出しの頻度が高い物品を管理対象とする方法です。
移動や持出しが多ければ多いほど、紛失の可能性は高くなり、利用状況の把握も難しくなります。そういった物品を把握・管理するために、移動や持出しの多い物品から台帳への登録、ラベル貼付を行うと良いでしょう。また台帳に登録する際には「持出し先」や「返却予定日」などの情報も追加しておくと安心です。
 

■物品管理を効率化する方法

とりあえず物品管理をスタートできたら、あとは物品管理のルールを決め、徐々に管理対象を増やし、定期的に棚卸しを実施していくだけ。とはいえ、この作業にも手間と時間がかかるので、管理体制の効率化は欠かせません。
ここでは、とりあえず物品管理を軌道に乗せた、という担当者の方向けに、より効率的に、手間をかけずに、便利に物品管理を実施するためのノウハウをお教えします。
 

■やってみよう! 物品管理の自己診断チェック

まずは、自分の組織の物品管理がどのレベルにあるか、なにが足りていないかを把握しましょう。弊社では、自社の管理状況がどのレベルにあるのか確認できる「簡易診断」をご用意しています。
 

 
この「簡易診断」は、物品管理に関する31 の質問に選択肢形式で回答するだけでチェックができます。「方針」、「プロセス」、「組織」、「システム」、「棚卸し」など各項目、カテゴリでの得点や順位・偏差値などをまとめて、診断結果レポートとして確認いただけます。
たとえば「簡易診断」にはこんな質問があります。皆様の回答はいかがでしょうか。
 

1.プロセスと運用
  • 物品管理業務が定められた業務プロセスフローに沿って実行されているか?
  • 物品管理に関する業務フローや手順書、マニュアルは、必要に応じて適宜更新されているか?
2.物品管理システムと台帳
  • 現物管理のための台帳が存在するか?
  • 物品管理システム(あるいは経理システム)に、物品の場所を特定できる情報(ビル名、フロア、 部署名、部屋名など)が含まれているか?
3.その他
  • 使用されていない物品(遊休品)を把握して有効利用しているか?
  • 過去に、物品管理について、社内外の監査や社内調査、税務調査等で指摘を受けたことはあるか?

 
簡易診断」は、2018年2月時点で 170 社を超えるお客様にご利用いただいており、客観性・信頼性を持った指標として参考になるはずです。
 

 

■物品管理を効率化するひと工夫

ここからは、物品管理を効率化する具体的な方法をいくつか紹介していきます。
 

位置情報の管理により棚卸しを効率化

物品がどこにあるのかを的確に把握しておくことは、特に棚卸し作業時に威力を発揮します。位置情報は、「ビル(あるいは拠点)」「フロア」「部署」の3階層で管理するか、「ビル」「フロア」のみで管理するか、あるいは「地区」「ビル」「フロア」「エリア」「部署」の5階層で管理するか、会社の規模や管理対象となる物品数によって管理の方法もさまざまです。
少しユニークな例を2つほど紹介しましょう。
 

CASE 1:位置を示したPDFファイルを物品情報と紐づけて管理

レイアウト図面上に物品の「位置」を示したPDF を作成し、添付ファイルとして物品情報に紐づけて管理している例です。

この場合は、すべての物品に対してではなく、固定されていて動かないものが対象となります。たとえば、固定資産でいうと「建物付属設備」や「構築物」、据え付け型の「機械装置」などが対象です。固定資産に計上されている「○○設備一式」や「○○工事」などを管理して棚卸しをする場合、PDFの図面上のおおよその位置と写真による視覚的な情報が備わっていれば、棚卸し対象の物品をスムーズに見つけることができるため、まさに鬼に金棒。

これは、ラベルを直接貼付できない物品を管理する場合にもお勧めできます。ある程度の「位置」が把握できれば良いので、添付する図面は小さいサイズ/解像度の低いものでも問題ありません。サイズや解像度を下げればファイルサイズを小さく抑えることができます。
 

CASE 2:アドレスを振って細かく管理

あらかじめオフィス内の「位置」を、デスクや収納庫単位で細かく番号付けしておき、それを物品の「位置」情報として登録していく例です。
物品情報の登録時にオフィス内を細かく調査する必要があり、最初にかなりの労力を要しますが、完成すれば、その物品の「位置」がデスク単位、収納庫単位で手に取るように把握できるので、まさにピンポイントの「位置」情報管理と言えます。

「位置」情報を細かく管理すればするほど、その維持やメンテナンスに労力がかかってくることは確かです。「フロア」情報だけでなく、さらに細分化した「エリア」や「部署」までを管理している場合、同じフロア内での物品の移動であっても別エリアに物品が移動した場合には「位置」情報を更新する必要があります。

ただし、物品の移動があった場合でも「位置」情報はその都度更新はせず、定期的な棚卸作業時に「位置」情報を拾ってきて一気に更新する、という運用をしている方もいます。つまり、『期中の移動は一切気にせず、期末ごとの棚卸時に正確な「位置」情報を把握できればよい』という割り切った考え方です。それにより、物品の移動の申請や更新といった作業の手間が省け、メンテナンスの労力はかなり軽減されます。これも1つの管理方法です。
 

台帳に視覚的なデータを添付してさらに便利に

皆さんの物品管理台帳には、現物の写真や図面など、視覚的なデータも登録されていますか? 「物品情報が記載されていれば十分なのでは?」と思われるかも知れませんが、実は画像やPDFなどのデータを添付しておくことで、物品管理をもっと便利にすることもできます。ここでは、視覚的な情報を添付することで得られるメリットを紹介しましょう。

1.物品現物の画像を添付する

名称だけでは区別がつかない物品の特定に役立ちます。また、棚卸しの際に写真を見ながら探すことができるので棚卸しのミスを減らすことができます。

 

2.棚卸し時に物品現物を撮影して添付しておく

たとえば年に一回の棚卸しの際に写真を撮って添付しておけば、物品のコンディションが一目でわかるようになります。
 

3.保証書や説明書、稟議書などを添付しておく

紛失してしまいがちな保証書や説明書も、物品情報と一緒にデータで管理すれば必要な時にすぐに見ることができます。その他にも、たとえば取引先に物品を預ける場合には「保管証明書」を発行してもらい、その文書を物品情報に添付しおく、という使い方もできますね。

とはいえ、Excelなどで作成した台帳では、画像やPDFなどの添付は難しいのが実情。その解決策のひとつが、Convi.BASEなどの物品管理システムを導入する、ということです。物品管理システムでは、PDFやWord、Excel、画像データの添付が可能なほか、管理ラベルを読み取って棚卸しや入出庫を行い、台帳情報を更新する機能があります。
 

■物品管理システムを導入 物品管理の手間を究極まで減らそう

ここまで読んでくださった皆さん、物品管理についての理解は深まりましたでしょうか?大きな組織になればなるほど、管理すべき物品が増えれば増えるほど、物品管理にかかる負担は大きくなります。特に全国各地に複数支社をもつ大企業ともなれば、管理担当者の負担は想像できないほどになってしまいます。

そんな組織においては「物品管理システム」を導入し、あらゆる物品を一元管理することをオススメします。
 

■あらゆる物品を管理する物品管理システム「Convi.BASE」

物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」は、管理台帳と物品をICタグ、バーコード、2次元コード(QRコード・フルスキャンコード)、カメレオンコードで紐づけし、管理業務をサポートします。「紙やExcelでの台帳管理には限界がある」という声に応え、次の4つの機能を用いてあらゆる物品を管理できるようになっています。

(1)統合する

社内に散在する台帳をひとつに統合。クラウド台帳なので、離れた拠点同士での情報共有も簡単です。

(2)見える化する

物品にバーコード付き管理ラベルを貼付することで、台帳と物品を紐付けます。これにより、台帳と現物との乖離を防ぎ、現物の設置場所、管理者などを正確に把握することができます。

(3)有効活用する

使用していない物品リストを作成し、無駄な物品の購入や誤廃棄を防ぎます。クラウドなので、どこからでも情報を参照・更新が可能です。

(4)コストカットする

誰でも簡単・正確に棚卸しできる機能を搭載しています。これまで棚卸しや物品管理にかかっていた内部コストを削減します。
 

Convi.BASEを導入すると、固定資産やリース資産などあらゆる資産物品の管理が行えるようになります。また、PC・サーバー・スマートフォンなどのIT機器、その保証書やマニュアル、付属品、重要文書・書類・契約書原本などもまとめて管理が可能になります。

貸出し・返却や棚卸しにかかる手間は圧倒的に小さくなるほか、例えば、建設現場や製造工場への工具・計測機器の置き忘れを防いだり、リース物品の契約期限を管理したり、といった使い方も可能です。

物品管理に課題をお持ちの方は、こうした物品管理のシステム化も含めて、現在の管理を見直してみてはいかがでしょうか。
 
 
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
今回は、物品管理の始め方、物品管理を効率化する様々な方法を紹介しました。
管理体制を確立したら、効率よく運用するために、より利便性を高める工夫をしてみてください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。