備品管理にバーコードを活用!現物と台帳を紐づけた管理

備品管理にバーコードを活用!現物と台帳を紐づけた管理

備品管理にかかる手間に困っている総務担当者は多いのではないでしょうか? 実はある方法を使えば、物品管理を正確に、かつ簡単に行えるのです。この記事では、物品管理を効率化し精度を上げる方法についてご紹介します。
 

■効率の悪い備品管理は管理台帳を見直そう

それでは、備品管理に手間がかかる原因を探るため、効率の悪い備品管理の事例をいくつかご紹介しましょう。
 

【事例1】

事業所ごとに備品を管理している。管理方法についても、ある事業所はExcel、別の事業所は紙の台帳といったように統一されていない。固定資産の管理も各組織で別々に行っているので、定期的に各事業所をまわって物品を確認し、その都度固定資産台帳に登録する手間が発生している。

【事例2】

現物にラベルライターで番号をうち、エクセルで管理。総務担当者と現場担当者が読み合わせをして目視で棚卸しをしていたためヒューマンエラーが目立つ。

【事例3】

文書を箱に入れ、中身を記した個票を箱に貼り倉庫で保管。保存期間が過ぎた箱から順次廃棄するという運用を行っているが、「入庫手続きはされているのに保管されていない」「箱があるべき場所にない」などのヒューマンエラーが頻発している。

このような問題は、現物と台帳の情報を紐づけることで解決するかもしれません。次はバーコードを使って管理する方法を見ていきましょう。
 

■現物と台帳を紐づけて管理できる、バーコードを活用した管理方法

増え続ける社内の物品管理をエクセルなど従来の方法で行うのは限界があります。「バーコードが付与されたラベル」と「物品管理システム」を使えば、現物と台帳を簡単に紐づけることが可能。バーコードをプリンターで印字して物品に貼り、ハンディターミナルで読み取るだけで物品管理ができるようになります。中には、スマートフォンでの読み取りが可能なバーコードもあります。
 

■Convi.BASEならバーコード付き管理ラベルを簡単に作成できる

 

 
物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」なら、管理対象や運用にあわせたバーコード付きラベルを簡単に作成できるので、現物と台帳の紐づけがスムーズです。

  • シンプルでわかりやすい台帳画面
  • 台帳画面から簡単にバーコード付き管理ラベルを発行できる
  • 市販のラベルプリンターを使って発行できる
  • 管理ラベルを読み取って入出庫管理/貸出し・返却管理ができる
  • 管理ラベルの読み取りで棚卸し工数を約1/10にまで圧縮できる
【棚卸し精度が高まる】

手作業で行うととにかく手間がかかる棚卸し作業もConvi.BASEを使うと驚くほど効率的に。

耐久性に優れた資産管理用ラベルや、耐熱性・耐水性に優れた管理ラベルなど、管理対象や運用にあわせたバーコードラベルを選んで、台帳画面から簡単に発行できます。ラベルレイアウトも自由に設定可能。ラベルを貼付するだけで、台帳と現物が確実に紐付けられるので、物品の所在・状態を素早く把握できるようになります。

棚卸し作業はバーコードを読むだけ。担当者名や棚卸しを行った日時や分秒まで記録でき、担当者によって差が出やすい棚卸し精度のばらつきをなくすことができます。
 

【棚卸し工数が大幅に削減】

ハンディターミナルやスマートフォンを使用して定期的に棚卸しを実施でき、棚卸し工数を最大1/10程度まで大幅に削減できます。また、Convi.BASEの棚卸し結果リストは監査用の結果報告資料として活用できます。
 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか?
物品管理システムを導入することで、総務担当者は多くのわずらわしさから解放されます。備品管理について悩んでおられる方はぜひ気軽にお問い合わせください。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。