3社合併による様々な資産管理の形態をConvi.BASEで統一! 現物管理の実践で「資産の見える化」、「戦略的な資産管理」を目指す!
株式会社富士通九州システムズ 様

背景

左から、
■産業ソリューション部ERPソリューション会計人給グループリーダー 稲毛仁氏
■産業ソリューション部長 井島博昭氏
■情報化推進部長 藤田修氏
■産業ソリューション部 力武淳一郎氏

2009年に3社が合併して九州地域のソフトウェア開発業界最大手となった富士通九州システムズ。各社が保有していた最新のテクノロジーとさまざまな業種・業務ノウハウが一社に集結し、より高度で広範囲なソリューションの提供、サポートが可能となった。また、今年は100%出資子会社として、(株)富士通九州システムサービスを設立し、より密着した様々なサービスの提供やサポートを地域に根ざした形で企業活動を展開。一方、活躍のステージは九州だけに留まらず東京、横浜、名古屋、大阪など日本国内はもとより、海外子会社(FQSポーランド)やアジア企業との連携など事業活動もグローバルな形で行っている。
九州だけでも拠点を8ヶ所に構え、パソコンの保有台数は4,500台を超える。その資産管理方法、IT機器特有のセキュリティ面での問題、会社合併による資産統合の課題など、その諸々の課題解決に導くConvi.BASEの導入、活用方法、今後の展開について伺った。

導入の背景・経緯、何故Convi.BASE(コンビベース)なのか?

■Convi.BASEのような現物管理システムの導入検討をされることになった経緯をお聞かせください。

合併当初は3つの会社の資産が一つになり、3社それぞれの資産計上の方法も異なれば、管理単位(計上単位)も違いました。資産の中でも特に多いパソコン、IT機器については、「どこに何台あって、どのような使われ方をしているのか?」が見えない状況で、それを整理していくだけでも大変な作業でした。
当社は、事業部や部署の分割、統合など組織変更が多いので、全国13ヶ所の事業所間での機器の移動も多いと思います。人と一緒にパソコンなどIT機器が動くケースや、プロジェクトが立ち上がり長期出張などによる機器の移動や新規購入のケースなど様々です。また、お客様からお預かりした機器の管理や、逆にお客様の事務所へ出向する場合の持込などもあります。パソコン、IT機器については情報セキュリティの面でも「使用場所、使用状況、OS、ソフトなど」機器の状態を把握しなければいけないという点が管理を強化する上で重要なポイントでした。

■Convi.BASEを導入される以前はどのような管理をされていたのですか。

以前は、資産の管理台帳をエクセルで作成し、管理状況をWEBで共有していました。実際の資産、物品がどれだけあるのかは一次的に把握できていましたが、これを人為的に維持することは非常に困難でした。特にパソコンなどIT機器については管理NO.を付けて管理していましたが、本当に使えるパソコンが何台あるのかまでは帳簿上では見えてきません。ソフトウェアの更新ライセンスも、各部門から申請された数をそのまま購入していましたので、それが本当に必要な数なのかどうかまでは把握できない状況でした。また、管理台帳も複数に分かれていて、固定資産台帳、リース資産台帳、さらにはセキュリティ上の観点から部外のものであっても現物管理を行わなければいけないなど、これらの資産を一元管理することが必要でした。

■Convi.BASEを選択された理由をお聞かせください。

資産を管理、棚卸しを支援するパッケージソフトは、世の中にいくつもありません。
実は富士通でも台帳管理や現物管理するシステムはありますが、Convi BASEは、コストの面、また汎用性、柔軟性の面でも大変利用しやすく、分かりやすいソフトウェアです。デモを見たときに自分たちがやりたいことを本当に実現できるのはConvi.BASEしかないと実感できたことが最大の理由です。

新規ビジネスも視野に入れて『Convi.BASE』を導入。内部業務の効率化だけにとどまらない活用を計画中。

■今回、Convi.BASE導入によってどのような効果を期待されているかお聞かせ下さい。

資産管理の目的としては、「資産の見える化」を進め、社内で情報共有するところまでがConvi.BASE活用の最初のポイントだと考えています。具体的には、資産情報を統合し整理したことから資産管理の何が問題で、今後どう改善していくかを見える化することです。遊休資産の活用、投資コストの削減、社員意識改革、コンプライアンス強化推進など、現物管理からスタートし、次のステップにどう進めるかをねらっています。

■Convi.BASE導入や資産の現物管理を進めていく際にご苦労された点や工夫された点現在までのご感想などをお聞かせ下さい。

経理上の資産情報は管理項目が多く、当初Convi.BASE側の項目数50項目に合わせられるかどうか危惧していました。“お金”の管理ではなく“モノ”の管理という観点で、本当に必要な管理項目、運用可能な管理項目を決める基準、定義付けしていくプロセスで苦労しました。例えば、台帳を統合することにより固定資産とリース資産の区分を整理し項目化したり、1週間以上電源を入れていない稼働率が低いパソコンを遊休品とする基準を決めるなど、現物管理を進める上で必要な管理方針の見直し、策定に苦労したと言えます。システムをより上手く活用するために、物品移動する際の申請書や、その処理はどこで行い、どのタイミングでConvi.BASEへ反映させるかなど、社内業務フローの整備も行いました。
その後のステップとして実施した物品へのラベル貼付作業は、大変ではありましたが、全部門で協力し合って行いましたので助かりました。このような導入作業を進めていく場合、社内全体で協力してもらうことも重要だと思います。ラベル貼付作業は、結果的に現物を確認する作業とも言えますので、遊休資産や不要品を洗い出すことができました。眠ったままになっていたパソコンが思ったより多かったので、これらを持ち出し用のパソコンとして再活用しています。

■Convi.BASEを使用した現在までの取り組み状況と今後のご計画をお聞かせください。

まずConvi.BASEを導入したことが資産管理を強化する大きなきっかけになったといえます。現状としては、資産現物のラベル貼付、棚卸しが終了し、統合された資産情報の登録が完了しています。今後は、社内公開し、社員全員での情報共有を進め、「資産の見える化」から、さまざまな改善点を発見し運用していけるものと期待しています。
今回、実際に利用中のパソコンの台数が把握できましたので、本当に必要なソフトウェアライセンスの数もわかるようになりました。部門単位で購入していたライセンスも、全社で一括購入することが可能となり、本当に必要な数が管理できていますので、コスト削減にも繋がると考えています。
ただ、このような管理を継続していく為には、利用状況を定期的に確認する必要がありますので、現場への業務負荷を増やしてしまうという懸念点が存在します。今後は管理情報の入力をできるだけ省くため、Convi.BASEのオプション(ITConvi.)を活用し、例えば、ネットワークに接続されている機器についてはインベントリ情報から状況を取得するなど、なるべく手間をかけずに状況把握できる方法を探っていきたいと考えています。来年からはバーコードでの棚卸となりますので、現物確認の作業もかなり効率化されることを期待しています。また、将来的には、ICタグの利用なども検討していきたいと考えています。
最後になりますが、当社では新しいビジネス、ソリューションとして、資産管理を請け負うサービスを考えています。まず自社でモデル化するところから始め、そのツールとしてConvi.BASEを導入しました。今後は、簡単に資産管理ができるという点や、当社の導入効果も含めてお客様にご覧頂きたいと思っています。更には資産管理に関する業務を業種業態に合わせてテンプレート化し、デモンストレーションなども行っていきたいと考えています。

 

※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。詳細はお問い合わせください。

株式会社富士通九州システムズ

会社概要  株式会社富士通九州システムズでは、様々な業種・業務・技術分野におけるフィールドイノベーション、ソフトウェアの開発、販売、サポート、コンサルティング、海外ビジネスを展開しています。
具体的には、官公庁・自治体、医療、PLM、解析、AGRI&FOOD、ホテル、輸配送、ライフ・サイエンスといった業種分野や、文書管理、生産管理、販売管理、会計、教育といった業務分野など幅広い事業分野を保有しており、これからも知恵とITをフルに活用してお客様の経営課題を一緒に考えて解決し、お客様のビジネス改革や現場変革のお手伝いをする「イノベーション・パートナー」をめざしていきます。
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