分散していた資産管理を「Convi.BASE」で統合
公益財団法人 がん研究会 様

背景

左から 公益財団法人 がん研究会 経営本部 経営管理センター
購買・IT推進部 IT推進課 鈴木実 氏
財務部 経理課 志田美枝子 氏
購買・IT推進部 購買・施設課 松井真一 氏

公益財団法人がん研究会は、明治41年に設立された日本最初のがん専門機関です「がん克服をもって人類の福祉に貢献する」という基本理念を達成するため、研究所、病院、および化学療法センター等で組織されています。医療機関であるため、医療機器や検査装置など、さまざまな資産を保有していますが、これまでは、組織ごとにバラバラに管理していました。ところが、2011年の内部監査をきっかけに、より厳格な資産管理を求められるようになり、それが「Convi.BASE」の導入へとつながりました。
製品の選定・導入に携わった皆様に、その経緯について伺いました。

コンプライアンス部門の内部監査により固定資産管理の問題点を指摘

経営本部 経営管理センター
購買・IT推進部 購買・施設課
松井真一 氏

◆「Convi.BASE」を導入されることになった経緯についてお聞かせください。

松井氏:
当研究会は、大きく研究所、病院、化学療法センターの3つの組織に分かれています。医療機器や研究装置などの高額の機器も含めて、これまでも20万円以上の物品は固定資産として管理していましたが、システム化されていたわけでなく、各組織がバラバラに管理していたのが実態でした。管理方法も、ある組織はExcel、別の組織は紙の台帳というように統一されておらず、固定資産を一括で会計処理する財務部門との整合性も不十分でした。じつは、こうした問題は、今から約3年前の2011年、コンプライアンスを担当する部署が実施した内部監査で浮き彫りになりました。その結果、より精度の高い資産管理が求められるようになり、「Convi.BASE」を導入することになったのです。

◆固定資産を各組織で別々に管理していたことによる弊害は、現場にもあったのでしょうか。

志田氏:
財務部門では、20万円以上の物品を固定資産台帳に登録していましたので、新しく購入された物品の設置場所や名前などを確認しなければなりません。そのため、月に一回は、メモを取りながら各組織を回り、物品を1つずつ確認する作業が必要でした。

機能とコストパフォーマンスを評価して「Convi.BASE」を導入し、現在、約8000件のデータを登録・管理

経営本部 経営管理センター
購買・IT推進部 IT推進課
鈴木実 氏

◆「Convi.BASE」を選択された理由をお聞かせください。

鈴木氏:
資産管理の統合の為に資産管理のソリューションを探していたときに、展示会で知り合ったキヤノンITソリューションズさんにご紹介いただいたのが「Convi.BASE」でした。2013年の夏から本格的な調査を開始し、最終的に5製品から2製品に絞り込んで比較・検討を重ねました。そして、2014年の年明けに、正式に「Convi.BASE」に決定し、3月には稼働を開始しています。「Convi.BASE」で特に高く評価したのは、次のような機能です。

・一覧表示画面でフィルターによるソートができる。
・ラベルプリンタによる印刷が容易。
・バーコードの管理ラベル出力が可能。
・項目の自由度が高い。
・外部データを取り込む機能が強い。

また、全体的にシステムとしての完成度が高く、導入後、すぐに利用できて、かつコストパフォーマンスが高かったことも大きな理由です。

◆現在は、どのような使い方をされているのでしょうか。

鈴木氏:
「Convi.BASE」導入後は、20万円以上の物品だけでなく、20万円未満の物品を購入した場合も「Convi.BASE」に登録し、ラベルを印刷して貼るようにルールを改訂しました。いまは、3つの組織それぞれが、物品購入時に必ず「Convi.BASE」に登録しています。また、既存の20万円以上の資産についても、現在、確認しながら登録しているところです。その結果、現在、約8000件のデータが登録されています。なお、本格的な棚卸しは今後実施する予定です。

購入物品の確認作業が効率化し、監査にもしっかり対応できる仕組みを構築

経営本部 経営管理センター
志田美枝子 氏

◆「Convi.BASE」による具体的な成果は出ていますか。

志田氏:

以前は、毎月1回、各組織を回って購入された物品を確認していましたが、いまは「Convi.BASE」の画面を見れば、すぐに確認できるようになりました。また、確認ミスや登録漏れがなくなったのも大きな成果だと思います。さらに、毎月、病院の収支を分析するため、医療情報課に購入物品の情報を提出する必要があるのですが、その作業も大幅に効率化できました。

鈴木氏:
本格的な成果は、棚卸しを実施したときにわかると思います。いまは、物品にラベルを貼り、着々と準備をすすめている段階です。ただ、じつをいうと「Convi.BASE」導入以前は、消耗品や医薬品などの棚卸しはやっていたものの、医療機器も含めた全体の棚卸しは、実施方法等が曖昧でした。「Convi.BASE」によって、ようやくその準備が整ったのです。

◆「Convi.BASE」導入のきっかけとなったコンプライアンスの観点ではいかかでしょうか。

松井氏:

3つの組織が、それぞれ購入した資産を「Convi.BASE」に登録し、財務の担当者が、そのデータにアクセスして固定資産の台帳とリンクする仕組みができあがりました。つまり、「Convi.BASE」による資産管理と財務が使っている会計システムがつながりましたので、監査に対して、しっかりと説明できるようになったことが大きいと思います。今後、棚卸しを実施できる仕組みが構築できればよいと期待しております。

機器の画像や保守期限・更新期限も登録して、より効率的な資産管理を目指す

公益財団法人 がん研究会 有明病院

◆「Convi.BASE」の今後の活用についてお聞かせください。

松井氏:

資産の画像をもっと登録したいと考えています。医療機器は外観が似たものが多く、名前や型番だけでは区別が難しい場合も少なくありません。このため、撮影して画像を登録しておけば、棚卸しのとき、誰が担当になっても間違いを防ぐことができます。また、保守期限や更新期限がある資産も多いので、こうした情報も登録し、どのタイミング何を更新すればよいのかが、わかるようにしたいとも考えています。

◆ネットレックスに期待することがあれば、お聞かせください。

鈴木氏:

活用方法も含めて、さまざまな情報を提供していただければと思います。機能強化やバージョンアップの情報はメールで受け取っていますが、他の情報に埋もれてしまいがちですので、我々に有用と思われる情報があったら、ぜひ積極的に教えていただきたいですね。

◆情報提供や活用方法の提案は、ぜひ積極的に対応させていただきます。本日は、貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

 
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