『資産の棚卸し業務が気楽で簡単に、社内貸出管理にも利用!』 
ITエンジニアリング株式会社 様

背景

写真右より、
ITエンジニアリング株式会社
IT企画運用室 大野 純 様
室長 長田 隆次 様
三田 美代 様
株式会社ネットレックス 佐藤 宰

ITエンジニアリング株式会社は、プロジェクトマネジメントや装置製造業向けの生産管理システムなどの開発を得意とするSI企業。同社の特徴は、受注業務の規模や内容に応じて、ダイナミックに変化するプロジェクト組織による運営だ。
そのため、IT機器の管理・運営についても、プロジェクト要求に応じた迅速で、的確な対応が必要となる。
年間数百件にも上るプロジェクトへの対応を、わずか2名の担当者でこなす同社が、迅速で的確な資産管理のために選択したのが、「Convi.BASE」だった。
現物管理・棚卸し業務を効率化した「Convi.BASE」の現場での活躍を伺った。

棚卸しに傾注したパッケージ「Convi.BASE」!

——「Convi.BASE」導入以前はどういった形で棚卸し業務をされていたのですか?

三田氏● 社内のネットワーク担当の人間がNotesで作ったシステムを使って管理し、棚卸しの際にはExcelのシートに落として資産データを印刷して、ひとつひとつ目で確かめていくという形で行っていました。また、利用者台帳も必要でしたのでNotesとは別にAccessでシステムを作り、そちらでも物品管理をしていました。

——その方法での問題点は何でしたか?

三田氏● 目で追っていくので、どうしてもヒューマンエラーが起きてしまい、精度が悪かったですね。さらに、弊社ではプロジェクト毎にパソコンなどを流用しますので、実際の利用者・場所が変わりやすく、棚卸しをした際、不明な機器が出てもデータベース上で履歴を参照出来ないため、「いつ・どこで」不明になったか分からなくなって、無駄に時間を使うことがありました。
さらに、普段の業務でも新しく入った機器などをデータベースに登録する際、一点ずつ手入力しなければいけない点は苦痛でした。管理システムの都合上、一人の人間がすべて作業しなければならず負荷分散が出来ない点も問題でした。

——では、「Convi.BASE」を導入されるきっかけは何でしたか?

三田氏● こういった作業を簡便化してくれるツールが無いかと企業向けIT製品の検索サイトで見つけて資料請求させていただいたのがきっかけですね。

——その際、他社の製品と比較はされましたか?

三田氏● 何点か調べましたが、ライセンスやインベントリの管理といった所に重点が置かれていているものが殆どで「現物管理」「棚卸し」をピンポイントにサポートしてくれるツールは「Convi.BASE」だけでした。棚卸しという作業に非常に傾注されていると感じました。

佐藤● 「Convi.BASE」をパッケージ化する前から弊社は、ファシリティマネジメントや資産管理の領域で、様々な企業の棚卸し業務を含めたシステム開発を手がけてきたノウハウがございました。また、「Convi.BASE」としてパッケージ化してからも、ご利用頂いているお客様からの声を機能として製品に反映させる形でバージョンアップを重ねてまいりましたので、現場に即したパッケージになっていると思います。

半日かかった棚卸し業務が30分で!
物の流れを掴みやすいので、社内の 『貸出管理』 としても活用中!

——では導入後、実際に利用されてみていかがでしたか?

三田氏● 頂いた資料の導入事例が本当に可能なのかと期待半分でしたが、実際に導入してみると驚くほど棚卸し業務が簡便に出来るようになりました。
台帳を管理するという堅苦しさが無くて、不明なことがあれば、部署単位でもバーコードを読み取るだけで、その都度調べることが出来るようになったのは大きな変化です。

——やはり業務の効率化にも繋がりましたか?

三田氏● そうですね。貸出しのフローが実際の業務に合ったストレートな物になりました。たとえばパソコンですと、まずユーザーから申請が来ます。
この際、どういった用途で使うか注文されるのですが、スペックは「Convi.BASE」のデータベースに入っていますので、その用途にあったスペックの物を検索して貸出しするといった流れです。履歴も残せるし簡単です。
また、棚卸し業務に関しても、思い立ったときに私一人で保管スペースにある180台のIT機器の棚卸し作業をやってみたのですが、ものの30分で終わってしまいました。
以前なら、少なくとも半日はかかっていたと思いますから本当に驚きました。

——それはかなりの業務効率改善になりますね。

三田氏● そうですね。普段運用している私達も助かっていますが、現場に作業を投げるにしても、棚卸し作業自体がバーコードを読み取るだけと簡単なので、現場にかかる負担が小さくてお願いしやすくなりました。

わかりやすいインターフェイスで日常業務からも業務効率化へ

——登録などの日常の管理作業も変化がありましたか?

三田氏● 大量に同じ機種のパソコンを導入した際など、複数点登録する際も1台手入力すれば、残りはほとんど手間がかからず入力出来るので助かっています。
また、履歴の閲覧も容易で物品の流れが把握しやすくなりました。導入時にバーコードのシールを貼る作業が少し手間と言ったら手間ですが、それが済んでしまえば後の管理は本当に楽です。

——固定資産や備品の他に、リース資産やレンタル品なども管理されているそうですが、その点で何か問題はありますか?

三田氏● 確かに管理が煩雑になりがちですが「Convi.BASE」は柔軟に対応出来ています。たとえば、以前は管理項目を1つ増やすだけでも、わざわざ社内の担当にシステムを変更してもらわなくてはいけなかったのですが、簡単な操作で増やすことが出来るようになりました。

——では、システムとしての使いやすさという点ではどうでしょうか?

三田氏● 「Convi.BASE」はインターフェイスが良く出来ていてストレス無く使うことが出来ますね。そのお陰で最近業務の担当者が変わったのですが、引き継ぎもスムーズに行えました。

佐藤● 簡単に使うことが出来るというのは開発時のコンセプトの一つで、メイン画面一つで必要な情報が確認出来、さらに様々な作業が出来るように工夫しました。棚卸しのための一つのツールとして、お客様に負担を強いることなくお使いいただかなくては意味が無いので、インターフェイスにも重点を置いて開発しております。

——導入時や導入後のアフターフォローはいかがでしたか?

三田氏● 導入自体は本当にすんなりと済みました。アフターフォローも親切でマニュアルを読んでも分からないことがあれば、電話ですぐに教えていただけていて助かっています。
担当の方がいらっしゃらなくても、操作方法などの質問はネットレックスの他の社員の方が丁寧に説明して下さり、安心して運用出来ています。

ユーザー部署からもアプローチを!さらなる業務効率化を目指して!

—お話を通じて、「Convi.BASE」導入でかなりメリットが大きいようですね。

三田氏● そうですね。先程申し上げましたが、本当に棚卸し業務を簡便にこなせるようになりました。「Convi.BASE」は、物の動きをスムーズにコントロール出来るシステムなので、その点が棚卸し業務を簡便化してくれるのではないかと思います。

——最後に、これから「Convi.BASE」に期待することを教えて下さい。

長田氏● 「Convi.BASE」は実際に使っていて特に問題点も無く、管理者側から見て素晴らしいシステムだと思います。要望としましては、ユーザー部署側からも、アプローチ出来るようになればいいですね。
そこまでいけば、更なる業務効率化に繋がると思います。

佐藤● ネットレックスでは、もう一歩先のステップとしまして、ユーザー部署から遊休資産の把握などが出来るWeb公開オプションをご用意しております。
お伺いしたWeb公開オプションに不足している登録機能などのご要望は今後の開発計画の中ですすめていきたいと思っています。このようなお客様の声の積み重ねの中から、「Convi.BASE」を発展させ、棚卸しや資産管理業務の改善だけでなく、遊休資産の有効活用、資産投資の効率化などに繋げていただけるパッケージにしてきたいと考えています。

ITエンジニアリング株式会社

会社概要 千代田化工建設株式会社の情報部門として培ったプロジェクトマネジメントのノウハウと、装置産業向け製造・生産管理システムに関する数多くの経験をベースに、業務のIT化から、システム構築、運用に至るまでのライフサイクルすべてに対し、お客様の視点に立ったIT支援業務を展開しています。
住所/連絡先 〒221-0031
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