約3000個の文書箱の入出庫管理と棚卸しに「Convi.BASE」を活用し、作業の効率化と管理の厳格化を実現

◆「Convi.BASE」を導入されることになった背景をお聞かせください。

伏見氏：
当会は、長野県JAバンクの県域機能を担う地域金融機関です。このため、保存期間の定められたさまざまな書類を厳重に保管することが求められています。保存が必要になった文書はダンボールの文書箱に入れ、中身を記した個票を箱に貼って倉庫に入庫します。その後は、保存期間の過ぎた箱から、順次、廃棄するという運用を行っています。現在、こうして保存されている文書箱は約3000個にのぼります。しかし、すべて人力による運用だったた め、今から約3年前、業務外の時間を使い約1ヶ月をかけて棚卸しを行い、保存した文書箱が本当にあるのかどうかを確認してみました。すると、入庫手続きはされているのに倉庫に入っていなかったり、本来あるべき場所に置かれていない箱が見つかったりしました。そこで、文書箱の入出庫をさらに厳格化するとともに、棚卸し作業そのものを効率化できる現物管理のソリューションを検討することになったのです。

◆そこで選択されたのが、「Convi.BASE」だったのですね。

伏見氏：
はい。いくつかの企業にシステムの提案をお願いしたのですが、現物管理の提案をしていただいたのは凸版印刷さんだけでした。そのシステムが、「Convi.BASE」だったのです。導入決定は2012 年の1 月で、2012 年5 月から稼働を開始しました。

◆文書管理の厳格化という観点では「Convi.BASE」の評価はいかがでしょうか。

小林氏：
文書の誤廃棄のリスクを確実に低減でき、手続き上のミスも減らせた意義は大きいと思います。もちろん、1 週間かかっていた棚卸しが半日で終わるようになりましたので、作業も大幅に楽になりました。コンプライアンス的にも業務の負担軽減という観点でも、導入した意義は十分あったと評価しています。

◆「Convi.BASE」の今後の活用についてお聞かせください。

小林氏：
現在は、ペーパーレスをはじめとする電子化が進んでいます。金融機関でもそのトレンドは変わらないと思います。しかし、いくら電子化が進んだとしてもモノは必ず残ります。大きなモノから小さなモノまで含めると、かなりの量になりますので、それを総務部門で集中管理するとなると大きなマンパワーが必要です。その意味でも、モノの管理を省力化できる「Convi.BASE」には、これからも期待しています。今後は、文書管理だけでなく備品管理などでも活用できるのではないかと考えています。

本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。