会社概要
キヤノンマーケティングジャパン株式会社様は、キヤノン製品および関連ソリューションの国内マーケティングを主な事業とし、本社を含め全国45の事業所と、国内に10、海外に２のグループ会社を擁しています。
今回、基幹システムの刷新に伴い、グループ会社10社の現物管理でConvi.BASEを採用し、2022年1月から稼働しています。導入の背景や運用状況についてお聞きしました。
導入の背景
基幹システムの刷新に合わせて固定資産管理システムのリプレイスを検討
―― Convi.BASE導入の背景を教えてください。
小野氏：当社では、自社開発したシステムを使用して、長年にわたり資産管理を行っていました。税制改正の度にシステムを改修してきましたが、手間やコストがかかるため、2017年頃からパッケージシステムの導入を検討し始めました。
同じ頃に、基幹システム全体の刷新も検討課題となり、データ連携の観点から、基幹システムのリプレイスとタイミングを合わせて、固定資産管理システムのリプレイスを行うことになりました。
経理本部財務部財務課 水谷唯 氏
アナログな棚卸しによる人為的ミスや現物と数字の不一致も
―― 以前はどのように棚卸しをされていたのでしょうか。
浜田氏：各管理元課の担当者が自社開発システムにアクセスして、自分の課の棚卸しリストを抽出して出力し、その紙のリストと現物を照合してペンでチェックしながら棚卸しを行っていました。そして、紙にチェックした内容を見ながらキーボードでシステムに入力するという作業を行っていました。現場での確認作業と、パソコンでの入力作業という二重の手間がかかり、また、入力ミスや漏れが発生する可能性もありました。
棚卸しリストはPDFで出力されるので、担当者が使い勝手の良いように並び替えたりフィルターをかけたりすることができない点も不便でした。
以前は、現場での棚卸しで3週間、さらに集計や紛失物の対応などがあり、トータルで棚卸しに2ヶ月近くかかっていました。
―― 現物とシステム上の数字が合わないといったトラブルはありましたか？
浜田氏：毎回数点は合わないものがありましたね。原因を突き止めてわかることもあればわからないままのこともありました。管理者側では、現場の棚卸し状況まではわからないので、本当に現物と1点1点突き合わせて確認しているのか、という不安感はありました。
導入の決め手
コスト面や使い勝手の良さから、棚卸しに特化したConvi.BASEを導入
―― Convi.BASEを採用された経緯を教えてください。
小野氏：大手A社固定資産管理システムの導入が決定しましたが、同システムの棚卸し機能は使い勝手やコスト面で条件が合わず、棚卸しに特化したアプリケーションとしてＡ社からConvi.BASEを紹介していただきました。
導入による効果
QRコード読み取りによる棚卸しで、現物確認とデータ入力が同時に完了
―― Convi.BASEを導入して棚卸しはどのように変わりましたか？
浜田氏：導入したのが2022年1月で、現時点で行われた棚卸しは1回だけです。その初回の棚卸しは管理ラベルを貼りながらの作業になりましたので、Convi.BASE導入によってどのくらい棚卸しが効率化したか、数字で把握することはできていませんが、棚卸し作業は劇的に楽になりました。
管理対象となる資産にはQRコード付きの管理ラベルを貼付し、それをスマートフォンで読み取るだけで棚卸しが完了します。現物が確かにそこにある、ということが確認できるため、正確に棚卸しができるようになりました。事前に紙のリストを用意したり、後で入力作業をする必要もなくなりました。
本社を含め、10社のグループ会社でConvi.BASEを運用していますが、現物がどの拠点の何階のフロアに存在するかまで把握できる。この安心感は大きいです。
経理本部財務部会計課 内山沙織 氏、
経理本部財務部財務課 浜田真 氏
事前説明不要の直感的な操作で、現場にも無理なく浸透
―― Convi.BASEを導入するにあたり、現場の方への周知はどのようにされたのでしょうか。また、新しいものを導入するにあたり、現場から不安の声などはなかったでしょうか。
内山氏：Convi.BASEは直感的に操作できるので、マニュアルを社内で公開しただけで、特に説明会は行っていません。
最初に何万点もの管理ラベルを什器・備品に貼らなければならず、それを負担に思う者もいたかもしれませんが、棚卸しの効率化のために必要な作業だと納得して進めていただけました。管理ラベルの貼付は、棚卸しと同時に行ったことで比較的スムーズにできたと思います。
浜田氏：管理ラベルの印刷は、グループ会社のPOD（プリント・オン・デマンド）センターで全グループ会社分をまとめて行い、作業時間を短縮することができました。
以前までカメラやレンズなどの小さな備品には管理ラベルを貼れなかったですが、従来のサイズのものとQRコードが印字できる最小サイズの2種類の管理ラベルを作ったことは工夫点ですね。
―― 要件定義や基幹システムとの連動には苦労されましたか？
山田氏：資産管理番号が変わったため、旧システムから固定資産管理システムに取り込むのに手間がかかりましたが、それさえできれば固定資産管理システムからConvi.BASEを簡単に連携できるので、特に苦労はしていません。
今後の展開
頻繁なバージョンアップによって、より良い製品になることを期待
―― ネットレックスの対応はいかがだったでしょうか。
山田氏：こちらからの要望に対し、できることできないことを明確に提案してくださり、誠意をもって対応していただけました。
内山氏：要件定義の段階から丁寧にアドバイスをくださり、また、運用に関するサポートまでしてもらえて満足しています。
家田氏：当社では、10年来、販売パートナーとしてConvi.BASEを販売しています。今後は自社での利用実績も踏まえてご提案もできると期待しています。今回、グループ会社10社で同時に運用することができましたので、今後は中堅から大手のお客様にもその点をアピールして、Convi.BASEの販売に力を入れていきたいと考えています。
―― 今後、ネットレックスに期待することがありましたらお願いします。
山田氏：これまでも、設定に関するやり取りや機能改善の要望をしてきました。Convi.BASEがより良い製品に成長すれば、自社の管理も楽になりますし、製品としての価値も向上します。今後もより良いものを一緒に作り上げていくことができればと思います。
和田氏：Convi.BASEはあくまでもSaaSなので、過去の自社開発システムに比べると、「かゆいところに手が届かない」という面もありますが、今のところ迅速な対応でカバーしていただけています。今後も5年、10年と活用していきたいので、頻繁にバージョンアップをしてより良い製品にしていただけることを期待しています。
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時（2022年7月）のものとなります。
※記載された会社名及び製品名は、各社の商標または登録商標です。
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