一般社団法人ジェネティクス北海道 様

固定資産の棚卸し作業を効率化
台帳と現物が100%一致
メンテナンス履歴で修繕・更新計画の適正化も

  • 業種
    教育・公共・団体
  • 拠点数
    7拠点
  • 管理対象
    固定資産
  • 管理点数
    1,185点
  • 課題
    棚卸し効率化・情報の一元管理
  • 導入
    システム
    台帳管理
    棚卸し(バーコード)

会社概要

写真右から、総務部 部長 丸山剛史氏、総務部 総務課 江尻朋絵氏

一般社団法人ジェネティクス北海道様は、時代のニーズに応える家畜改良を推進し、日本の酪農畜産経営の安定に寄与することを目的としています。事業内容は、ホルスタイン種・黒毛和種種雄牛の作出、凍結精液の生産と販売、受精卵の販売のほか、家畜(牛)の改良に関する調査研究、家畜(牛)の資質・能力の向上に関する指導等を行っています。

道内に本所(札幌)をはじめ、4つの事業所と2つの種雄牛センターを持ち、広大な敷地内の建物や車両、工具、器具備品といった固定資産の正確な把握と管理が課題になっていました。そこで、2012年に「Convi.BASE」を導入しました。同法人の総務部 部長の丸山剛史氏、総務部 総務課の江尻朋絵氏に導入の経緯や効果について伺いました。

記事インデックス
  1. 導入の背景
    固定資産台帳と現物の不一致が散見
  2. 導入のプロセス
    初期台帳の作成からバーコードシール貼付まで
  3. 導入効果
    棚卸し作業が正確に。メンテナンス履歴が予算編成時の根拠に
  4. 今後の展開
    契約書、職員研修の管理等にも

導入の背景

固定資産台帳と現物の不一致が散見

――管理対象と、従来の管理方法について教えてください。

丸山氏:
建物、車両、工具、精密機器類、顕微鏡や複合機など牛を除くすべての固定資産の管理に使っています。
導入前は、奉行シリーズの償却奉行(現:固定資産奉行)で管理していました。当法人には道内6カ所に事業所や種雄牛センターがあり、半期に一度、各拠点で棚卸しを行っていました。

手順としては、奉行内の管理データをCSVデータ化して各拠点の棚卸し用の固定資産リストを作成し、それを各拠点に送付して拠点の責任者がリストと現物を突き合わせて棚卸し作業を実施していました。
ところが、固定資産の件数が多く、また敷地が広大な拠点では正確な棚卸作業が困難でした。固定資産台帳のリストと実体が合わないことが散見され、これを解決したいと考えていました。

――「Convi.BASE」の導入のきっかけは何だったのでしょうか。

丸山氏:
会社で定期購読している『月刊総務』という情報誌に掲載されていた広告で「Convi.BASE」を知りました。
『月刊総務』は記事の質が高く、総務のかゆいところに手が届く情報が多い雑誌ですので、ここに掲載された広告なら間違いないだろうと思いました。

製品については、バーコードをハンディターミナルで読みとって固定資産を管理できる点が魅力でした。これなら現物確認せざるを得ないので、台帳と現物のズレが発生しません。すぐにネットレックスに連絡し、他社の導入実績について尋ねたところ大手企業の導入事例も多く安心感があり、導入に踏み切りました。

導入のプロセス

初期台帳の作成からバーコードシール貼付まで

――導入を決めてから稼働まではどのようなプロセスがあったのでしょうか。

丸山氏:
まず、全拠点を回って固定資産台帳に記載されている資産と現物とが合っているか照合し「Convi.BASE」にインポートする初期データの整理を行いました。その後、全拠点の1185件の固定資産全てにバーコードシールを貼付けました。

少し時間はかかりましたが、1度バーコードシールを貼ってしまえば、その後の棚卸し作業はバーコードをハンディターミナルで読み取るだけでよく、従来は何日もかかっていた棚卸し作業が2日以内で完了できるようになりました。

――現場の方々にはどのように普及していきましたか?

丸山氏:
紙の説明資料を配布してもわかりにくいので、自前で解説動画を作成し使用方法を周知しました。

江尻氏:
固定資産には大きなものもあり、シールの位置がわかりにくいことがあるので、全体像、シール貼付箇所のアップ、アングル違いの3点の写真を撮ってもらうようにしました。現地で撮った写真はその場で「Convi.BASE」に登録できるので便利ですね。

「フローサイトメーター GenesisⅢ」
この装置を使って牛のX精子とY精子を分別し、それらを人工授精することで雌雄の産み分けを行なう
牛舎も固定資産に含まれる

導入効果

棚卸し作業が正確に。メンテナンス履歴が予算編成時の根拠に

――どのような効果がありましたか?

丸山氏:
管理部門・現場ともに棚卸し作業にかかる時間が大幅に短縮できました。また、現物と台帳のズレがなくなり、正確な管理ができるようになりました。
修繕履歴も「Convi.BASE」に登録できるため、修繕計画や更新計画を作成する際の根拠とすることができます。税務調査の際にも、いつ、どのような修繕をしたか、尋ねられればすぐにデータで示すことができるので安心ですね。

江尻氏:
クラウドなので、各拠点で入力したデータがダイレクトに「Convi.BASE」に反映され、とても作業がスピーディになりました。写真も各拠点がその場で撮って登録できるので、以前のようにメールで送ってもらって本所で登録するという手間が不要になりました。

また、ビュー(小台帳)がいくつも作れるので、管理側が欲しいデータを自由に抽出できて大変便利です。ビューさえ設定しておけば、必要な資料もすぐに作成できるので、Excelでいちいち手作業をする必要が無いので、業務が効率化しました。

――そのほかに使用している機能はありますか?

江尻氏:
固定資産1件につき1枚の帳票を作ってExcelで出力できるようにしていただきました。これによって、現物と帳票が1対1対応となり、帳票があるものは現物もあり、帳票がないものは現物もない、と一目瞭然でわかるようにしています。また、現物にシールが貼れないものは、帳票に貼って管理をしています。廃棄した場合は、本所が帳票を回収し規定期間保管した後、廃棄するという流れになっています。

今後の展開

契約書、職員研修の管理等にも

――今後はどんなことに使ってみたいですか?

江尻氏:
契約書の管理や、職員研修の管理もできればと思っています。また、防災備蓄品も管理できれば便利ですね。

――最後に、ネットレックスについてのご意見をおきかせください。

江尻氏:
作業中にわからないことがあると、電話ひとつでいつでもすぐにサポートの方が対応してくれるのがとても助かります。ビューの設定など、「こういうことがしたい」とリクエストをするとすぐに対応して形にしてくれるので、毎回感動しています。

丸山氏:
営業の方を通じていろいろ要望を言うのですが、ちゃんとシステムの人に伝えて対応してくれ、社内の連携がうまくいっているのだなと感じます。東京と北海道と離れていますが、こまめに連絡をくれるので非常に近く感じ、安心感がありますね。

※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時(2020年11月)のものとなります。
※記載された会社名及び製品名は、各社の商標または登録商標です。

お客様の会社概要

一般社団法人ジェネティクス北海道
〒060-0004
北海道札幌市中央区北4条西1丁目1番地 北農ビル13F
https://www.genetics-hokkaido.ne.jp/

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