会社概要
コニカミノルタジャパン株式会社様は、コニカミノルタの日本国内のお客様との接点である情報機器部門、ヘルスケア部門、計測機器部門がひとつになって誕生した会社です。コニカミノルタグループの総合力を活用し、さらに、多くのパートナー企業と協力して、お客様の事業継続と拡大に取り組まれています。
2014年の日本橋から浜松町への本社移転をきっかけに、固定資産約3,000点の管理と棚卸しの効率化のため、Convi.BASEの本格的な運用を開始されました。今回は導入による効果や今後の展開について伺いました。
導入の背景
厳密で効率的な固定資産管理を実現するために
―― Convi.BASEを導入したきっかけを教えてください。
担当者Ａ氏：2014年に現拠点である浜松町ビルへ移転したのがきっかけです。移転前の日本橋の事務所は10階建てであり、縦の導線が強い造りになっていました。フロア面積の広い浜松町ビルへ移り、縦から横の導線に変化することで、様々な事業分野がコラボレーションする形になりました。移転にともない新規購入するモノもあれば転用するモノもあるので、これら物品管理をするため移転前にConvi.BASEを導入し、移転後に本格的な運用が始まりました。
―― 以前はどのように管理されていましたか。
担当者Ａ氏：会計システムを導入していますので、固定資産に関する基本的な情報はそちらで管理しています。ですが、会計上一式で計上しますので、例えば椅子10脚を購入しても1レコードとして登録することになり、1脚ずつの管理ができません。また、あくまでも会計システムなので、設置場所や管理対象の画像などは反映できず、別途管理台帳を作成していました。
―― 管理のなかで特にどういった点が大変でしたか。
担当者Ａ氏：固定資産は減価償却に関わるのできちんと管理しなければいけません。しかし、購入してしばらくすると、移動してその場所からなくなったり、部分的に故障したため廃棄するなど、モノの点数が増えれば増えるほど管理が煩雑になるのを危惧していました。
モノにラベルを貼って管理するという文化はありましたが、そのラベルを作成するのも時間や工数がかかります。当時のラベル作成は、会計システムよりデータを抽出して、そのデータを加工し、ラベル印刷データを作成して実際に印刷するという流れです。
棚卸しに関しても、会計システムより棚卸し用の台帳を作成し、それをもとに手分けして1レコードずつチェックして目視で確認します。結果を集計して照合するまでを手作業で行っていましたが、今となってはなんてアナログな作業をしていたんだという気持ちです。
導入による効果
75％の作業工数を削減
―― Convi.BASEの導入効果を教えてください。
担当者Ａ氏：大きく効果をあげられたのは、ラベルの作成作業と棚卸し工数が削減された点です。Convi.BASEでは固定資産データを枝番で管理できますので、会計システムのデータを加工してラベルに載せる情報を抽出し、あとはラベル発行のボタンを押せば簡単にラベルが作成できます。
人の目で確認していた棚卸しは、クラウドサービスなので手分けをして進めることができ、実査もiPhoneでバーコードを読み取るだけなのでとてもスムーズです。また、集計時に行う照合作業も棚卸し結果をアップロードするだけで済み、整合性も保つことができて負担が軽減されました。
―― 目に見える効果はありましたか。
担当者Ｂ氏：費用対効果をシミュレーションしましたが、固定資産の新規購入時の作業については551時間から152時間に減り、72%の工数を削減できました。これは、会計システムへ登録してからラベル発行するまでの作業です。また、年2回の棚卸しについては650時間から160時間に減り、75%の工数を削減できています。
―― その他に導入してみて良かった点はありますか。
担当者Ｃ氏：使いだして良いと思った点は、画像を登録できることです。新規購入した固定資産を計上する際に、どういったものを購入したかを把握する必要があります。数が多いと時間と工数がかかるため、どういうものかが一目でわかるのはとても便利です。
担当者Ｂ氏：自社内のカフェエリアで使用している照明器具やフェイクグリーンなども固定資産として管理しています。これらにもラベルを貼って棚卸ししていますが、やはり画像が登録されていると探しやすいです。
今後の展開
ユーザーかつパートナーとして物品管理の発展を目指して
―― 固定資産以外の管理もお考えですか。
担当者Ａ氏：防災備蓄品の管理も総務主管の仕事ですので、食品や飲料水などの消費期限管理に利用できると良いですね。ただ、本社だけでなく130以上の拠点があるなかで横連携していくという課題があります。BCP（事業継続計画）対策も総務のミッションですので、そこまで発展できればいいですね。
―― 御社はConvi.BASEの販売パートナーでもありますが、お客様へ紹介する際のポイントはありますか。
担当者D氏：ユーザー側で設定できる、痒い所に手が届く台帳の柔軟性はとても強力です。しかし、そもそも物品管理はお客様の検討優先度がどうしても低くなりがちですので、導入効果を伝えることはとても重要です。自社で実際に利用して費用対効果をシミュレーションしていますので、信憑性のある情報としてお客様にご紹介できたらと思います。
担当者Ａ氏：事業を営む会社様はモノの管理が必須であり、そのなかで必ず課題があります。当社の管理事例をお伝えできれば、お客様も自分ごととして捉えてもらえるはずです。 Convi.BASEは導入時の初期投資がかなり安く、これは大きなメリットです。当社のリアルな取り組みを紹介しつつ、これだけ効果が期待できるということをオススメしたいですね。
―― 今後の展開を教えてください。
担当者Ａ氏：会計システムに計上していない購入備品についてもConvi.BASEにて管理し見える化したいと考えております。備品の管理まで手を広げると管理点数がかなり増えてしまいますが、本来あるべき姿として、会社で購入したものはきちんと管理しなければいけません。今は取りかかれていませんが、そういった管理もしていきたいです。
―― 最後にネットレックスに向けて一言お願いします。
担当者Ａ氏：システムに関する問い合わせにも快く応じていただき、感謝しております。固定資産管理の業務を始めて間もないメンバーもおりますので、引き続きご協力いただけますとありがたいです。そこで得られたノウハウを蓄積し当社のお客様にもConvi.BASEの価値を提供していきたいと思っています。
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時（2023年3月）のものとなります。
※記載された会社名及び製品名は、各社の商標または登録商標です。
お客様の会社概要
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