償却資産を「Convi.BASE」で簡単・正確に把握
ネッツトヨタ茨城株式会社 様

会社概要

取締役 管理副本部長 経理部長の嶋﨑正美氏(向かって左)と、管理本部経理グループリーダー 次長 横山明文氏(向かって右)

ネッツトヨタ茨城株式会社は、『誇れる会社』『豊かな社員』を経営理念とし、1969年に創業。今年50周年を迎えました。茨城県内に、新車販売店舗26店舗(一部、中古車併売店舗)を展開し、車の販売とアフターサービスを通して地域のお客様に貢献しています。
全店舗合わせて1500点ほどの資産を管理していますが、属人的になっていた償却資産の管理を健全化し、すべての償却資産を正確に管理するために「Convi.BASE」を導入しました。

資産管理業務を担っている、取締役 管理副本部長 経理部長の嶋﨑正美氏、管理本部経理グループリーダー 次長 横山明文氏に導入の経緯、導入後の成果等について聞きました。

課題

  • 属人的になっていた償却資産の管理を健全化したい
  • 26店舗と4つの施設の償却資産を正確に管理したい

Before

  • 担当者が退職し、管理の状況がわかる人がいない
  • 台帳と現物が一致しないことが多々あった
  • きちんと棚卸しができているかどうかの証拠として写真も添付していた為、報告までの時間が1店舗につき半日から3日ほどかかっていた
  • 各店舗の棚卸しの台帳と本社の資産台帳の照合に1カ月近くかかっていた
  • 棚卸しの報告が決算期に間に合わず除却処理等が翌期の対応になってしまっていた

After

  • 資産の状況を正確に把握できるようになった
  • 1店舗当たりの棚卸しにかかる時間が15分程度に短縮された
  • 棚卸しの進捗状況がリアルタイムで分かるようになった
  • 現物と台帳の情報が一致するようになった
  • 店舗間の物の移動が把握できるようになった

効果

  • 棚卸しに要する時間の大幅な短縮
  • 資産の有無が一目瞭然に
  • 社員の資産に対する意識が向上した

導入の背景

償却資産を正確に管理したい

嶋﨑 正美 氏

――「Convi.BASE」はどのように利用されていますか? また、ご利用の経緯を教えてください。

嶋﨑氏:
10万円以上の什器や機械装置、社有車など償却資産の管理に使っています。

従来は、ある経理担当者が全拠点の償却資産を一人で管理していました。そのため管理が属人的になり、その担当者が退職すると管理方法がわからない、台帳には載っているのに実物がないという問題が多数発覚しました。
ほかにも把握されていない資産があるかもしれないので、なんとかならないかと思っていたところ、たまたまJA三井リースのパンフレットに載っていた「現物管理サービス」に目が留まりました。JA三井リースの営業の方から詳しく説明を受けたところ「Convi.BASE」というシステムで、社内のパソコンや周辺機器の管理によく使用されているとのことでした。 

大型の機械装置にも使えるかもしれないとネットレックスの営業の方に相談すると、できるという返事をいただきました。

とにかく困っていたので、何でもいいから試してみようと考え、社内検討を開始。「これまできちんと管理できていなかったことを改善したい」と上長を説得し、導入することに決めました。

導入の経緯

全店舗の約1500点の資産すべてにQRコード付き管理ラベルを貼るところからスタート

――実際に導入するまでの経緯はどのようなものでしたか?

嶋﨑氏:
2018年1月から導入を開始し、実際に稼働し始めたのは2018年3月からです。3月31日の棚卸しから実際にコンビベースを使用することにし、前段階として各店舗に経理担当者がQRコードラベルを貼りに行きました。

全部でおおよそ1500点の資産にQRコードラベルを貼るのは大変でしたが、経理スタッフで手分けして実施しました。1カ月を要しましたが、QRコードラベルを貼ること自体が棚卸しになり、「台帳に記載されているのに実際のモノがない」「逆に実際にモノはあるのに台帳に載っていない」というものを一つひとつ確認することができました。

 

横山 明文 氏

横山氏:
大型の機械装置の場合、あまり高い位置に貼るとスキャナで読み取りづらいので下のほうに貼る、直接貼れない機械の場合は機械そばの壁に貼る、など現場のマネージャーと相談しながらQRコードラベルを貼っていきました。どこに貼ったか分かるよう、貼った場所を写真に撮り「Convi.BASE」に登録するという作業も同時に行いました。

現場からは、QRコードラベルを貼りに各店舗を訪れた際に「一体何が始まるのか」という反応がありましたが、資産管理の重要性を説明し理解してもらいました。


QRコードラベルですべての償却資産を管理

応接室のテーブルは、目立たない脚の部分にQRコードラベルを貼っている。

試乗車の場合は、管理されていることがわかるよう
敢えて目立つところにQRコードラベルを貼っている。

直接QRコードラベルを貼れない大型の機械の場合は、
近くの壁面に貼るなど工夫している。


導入による効果

時間短縮、資産の正確な管理、社員の意識改革も

――どのような効果がありましたか?

横山氏:
3月31日の棚卸し時には、各店舗で実際にiPadを使ってQRコードラベルを読み取ってもらいました。
これまでの棚卸しは什器・機械装置等を一つひとつ写真に撮り、プリントアウトして棚卸し台帳と一緒に綴じて本社に送る、という体制を取っていたので棚卸しの作業に3日間もかかっていました。それがわずか15分程度で終わり、店舗からもすごく楽になったという声が挙がってきました。

経理部では、各店舗から送られてきた棚卸し台帳と本社の資産台帳を照合しなければならず、この作業に約1カ月かかっていました。
しかし「Convi.BASE」を導入して、店舗での棚卸しから棚卸し結果と台帳情報の照合までが全て「Convi.BASE」上で出来るようになり、その日中に確認作業が終わるようになりました。時間短縮は一番の効果ですね。

 

嶋﨑氏:
それだけではありません。経理としては、モノがあるかないかが正確にわかるというのがなによりありがたい。店舗にある償却資産はすべてQRコードラベルで読み取れる、読み取れないものは店舗にない、と単純明快です。試乗車のように店舗間で移動するものも、どこにあるかがすぐにわかるようになりました。

 

――「Convi.BASE」導入に対し、現場からの抵抗はありませんでしたか?

嶋﨑氏:
棚卸し作業が楽になることをすぐに実感してもらえたので、各店舗においても大変協力的です。現場スタッフの資産管理に対する意識も高まったと感じています。

たとえば、新しく機械を購入したり試乗車を納車したりした場合は、本社で資産台帳に情報を入力し、QRコードラベルを出力して各店舗に送り、モノが届くと貼ってもらっています。しかし、先にモノが届いてラベルが届かないと「まだラベルが届いていない」と連絡が来るようになりました。また、古くなった試乗車や機械を処分するときはラベルをどうしたらいいかと問合せが来るようになりました。これは意外でした。

以前は、店舗にあるモノが資産なのか備品なのかリース物品なのか、いちいち意識されておらずひどい場合は資産にもかかわらず店舗で勝手に処分されることもあったのです。資産の処分は稟議決裁の対象となるのですが、現場ではそこまで意識されていませんでした。
QRコードラベルを貼ったことで「これは資産だから勝手に処分してはいけない」という意識づけにもなっています。

今後は?

他社の事例も参考にして、活用の幅を広げたい

――今後、どのような展開を考えておられますか? 償却資産以外の管理の可能性もあるのでしょうか。

嶋﨑氏:
現在手作業で管理している、サービスカー(代車等に使用)の車検日やオイル交換日の管理に使えないかと考えています。お客様にお貸しする車両ですので、しっかりメンテナンスされていないといけませんからね。
「Convi.BASE」には、ほかにも可能性がありそうなので、他社のいい使用事例があれば参考にしたいと考えています。

ネットレックスに対する評価は?

運用面の提案もしていただき助かった

――ネットレックスの対応はいかがだったでしょうか。ご不満、ご要望もあればお聞かせください。

嶋﨑氏:
運用面での提案をしてくれたので大変助かりました。何かあればすぐに駆け付けてくれ、丁寧に対応をしてもらっています。これからも頼りにしています。
 

――今日はお忙しいところ、ありがとうございました。

 
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。

 

お客様の会社概要

 

ネッツトヨタ茨城株式会社
〒310-0842
茨城県水戸市けやき台3丁目65−1
代表電話 029-248-3300
http://netzibaraki.co.jp/

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