棚卸し・ライセンス・保守契約情報管理からＲＦＩＤによる移動情報の自動更新まで、成長するデータベースがもたらす可能性！！

ＮＴＴコムウェア・ビリングソリューション株式会社は、ＮＴＴグループの一員として、請求書・明細書・ＤＭなどの印刷発行から郵便支店等への配送、さらには電子帳票、各種情報提供、アウトソーシングサービスまで、トータルサービスを提供しています。世界最大級・最新鋭の設備を多数配備した6カ所の印刷工場を始め、全国9カ所の拠点で生産設備、OA機器を集中管理するために選ばれたのがConvi.BASEです。
今回は、設備管理を担当する情報システム本部の皆様にお話を伺いました。

――「Convi.BASE」を導入された意図は?

幸村氏：
全国の生産拠点で使用するサーバーを始め、IT、OA機器などの管理が目的です。パソコンの所在が直ぐには解らなかったり、棚卸しに労力がかかりすぎるのを改善する必要がありました。情報システム本部の中でも物品購入・設置、ネットワークの管理は生産管理基盤担当の仕事で、備品は情報企画という別の担当が管理します。情報企画からパソコンの所在を尋ねられても、パソコンの設置、移動などが多すぎるために生産管理基盤担当の誰も覚えていない、答えるのに時間がかかるということが繰り返されていました。

――以前はどうやって管理されていたのでしょう。

戸崎氏：
それぞれの機器に番号ラベルを貼り、エクセルで一覧表を作って管理していました。しかし、件数が多いですし、番号と表の突合せや更新にも手間がかかり、結果的に所在管理が曖昧になるという問題がありました。「Convi.BASE」を導入したばかりですが、バーコードをリーダーで読み取るだけで済みますから、棚卸しについての物理的負担が軽減されるだけでなく、気分的にも楽になったと感じます。

――競合製品の中から「Convi.BASE」を選択された理由は?

幸村氏：
財務・経理部門から固定資産管理のソフト探しを頼まれ、検討した中で「Convi.BASE」がバーコード管理など必要な条件を備えていました。全社的に導入している「テプラ」でラベルが出せて、小さい機器にも貼れるコンパクトなラベルレイアウトが実現できることから、私たち情報システム本部でも機器の管理用に導入することにしました。クライアント/サーバーシステムなので、拠点ごとに業務処理ができることや、運用面の相談、個別の要望に対する営業の方の対応が迅速で適切だったことも決め手の1つです。

――固定資産とIT資産は別のデータベースで管理しているのですか?

戸崎氏：
固定資産は経理部門が管理し、私たち情報システム本部は幅広くIT資産を管理しています。管理項目もまったく違うので、どちらも「Convi.BASE」で運用していますがそれぞれ独立しています。固定資産は年1回の棚卸しだけですが、私たちは修理のための引き上げや、拠点間の機器移動など、「何が、何処に、どのような状態で」存在しているかを「見える化」するために頻繁に活用しています。

――運用までの流れはいかがでしたか?

幸村氏：
固定資産管理は「Convi.BASE」を導入して3年くらい経ちますが、かなり楽になったという声があるようです。今は拠点にハンディーターミナルが配備され、読み取ったデータを吸い上げればよいので本社でもすぐに現況の確認が可能となり、省力化できています。

戸崎氏：
IT、OA機器管理の方は、私たちが東日本大震災による拠点の被害対応に追われたためにデータベースの基本デザインを決められず、大幅にスケジュールが遅れました。2012年の8月から拠点ごとに登録を開始し、やり方などを模索しながら12月までで3カ所の拠点で登録が終わりました。

幸村氏：
各拠点に情報システム本部の私たちが出向き、IT、OA機器をチェックしながらラベルを発行し、貼っています。運用としては、棚卸しだけでなくA拠点からB拠点への移動の際にはバーコードを読み込んで移動を記録するようなワークフローが確立しつつあります。

――ソフトウェアのライセンス管理にも利用されているそうですね?

戸崎氏：
デザイン担当がMacで使用するイラストレーター、フォトショップなどのソフトウェアのライセンスを確実に管理するために、各パソコンにインストールされているソフトウェアのライセンス番号をパソコンと結びつけて管理するようにしました。

ネットレックス：
「Convi.BASE」のオプションとしてライセンス管理機能があります。それを利用してソフトウェアのライセンス情報とハードウェアの情報を紐付けて管理する計画を進めていただいております。

――「こんなことができたら」というご要望は?

楢崎氏：
項目ごとにアクセス権を設定できたら良いと思います。今後運用していく上で、いろいろな立場の人がデータベースを利用できるようにしたいのです。

ネットレックス：
先日、追加でご導入させて頂いたWebオプションを利用して頂ければ可能となります。

河野氏：
ファイルサイズが大きい画像を登録した時に動きが重くなったり、本社で登録した画像をクライアント側のノートで表示させる時にスクロールがスームズにいかない時があるようです。

ネットレックス：
「Convi.BASE」の環境設定画面で登録時の画像サイズの調整、サムネイル自動生成を指定する機能がありますので、こちらの設定を後ほど確認してみましょう。

戸崎氏：
修理・移動・ストックなどのステータスを常に把握するために利用していますが、移動を確実に把握するためにはRFIDが使えるといいですね。

ネットレックス：
RFIDオプションを追加して頂ければICタグでの運用も可能となります。データセンターなどサーバー管理での実績もございます。棚卸しは正面から一括で読取りが可能で、特定の機器を探索することもできます。ケーブルを誤って抜いてしまったりするような事故防止など物理的なセキュリティ面でも役に立っています。

幸村氏：
予算の問題もありますが、将来的には導入したいですね。また、まだ手が回らないのですが、ハードウェアの所在管理に加えて、個々にどのような保守契約がついているのかを管理したいと考えています。保守は管理系統が別なので現在の「Convi.BASE」の他に、別のデータベースをリンクさせて管理するのが希望です。

――「Convi.BASE」の拡張にはどんな方法がありますか?

ネットレックス：
「Convi.BASE Enterprise Edition（エンタープライズエディション）」をご利用いただければ2つのテーブルをリンクさせることが可能です。テーブルからある条件に一致するものを抽出してビューを作ったりすることもできますので幸村様のご希望も実現できると思います。

戸崎氏：
資産管理にはどうしてもそれに付随する情報を連携させる必要がでてきます。先ほど話題に出たライセンス管理に伴ってパスワードも管理したいと考えています。パスワード管理となれば、誰にでも見えてはいけないので、やはりアクセス権設定が必要です。さらに進めて、「Convi.BASE」を中心にあらゆる資産と付随情報が管理できるのではないかなと期待しています。

ネットレックス：
「Convi.BASE Enterprise Edition（エンタープライズエディション）」であれば管理項目は無制限となりますので、将来的には移行をお考えいただくのもよいかと思います。スマートフォン対応も現在計画しています。

幸村氏：
今はパソコンとバーコードリーダの２つで管理していますが、スマホ対応になればバーコードリーダがついていますからスマートフォン１台でできるということになりますね。

戸崎氏：
まだ、使い始めて日が浅いので知らないことが多いのですが、思っていた以上に「Convi.BASE」で実現できることか多いことがわかりました。活用すればさらに効率的な管理を実現できそうです。

ネットレックス：
スマートフォンに関しては、アクセス権の問題や棚卸し業務でどこまで活用できるか。など詳細を検討中です。いずれにしても、従来の資産管理、棚卸しだけのシステムではなく、今後は様々な目的、用途でお使いいただけることを目指して製品の強化を進めていきたいと考えております。
本日は貴重なご意見を頂きありがとうございました。