固定資産・情報資産の一元管理及び棚卸し効率化とLCMの徹底を実現
株式会社PFU 様

会社概要

人事総務部 担当部長の宮本浩一氏(向かって左)と人事総務部 総務部の濱近昭司氏(向かって右)

株式会社PFUは、石川県かほく市に本社を置く、日本のコンピュータ関連メーカー・システムインテグレーター。主力製品の一つ、イメージスキャナの生産においては世界シェア50%を誇ります。ハードウエア、ソフトウエアなどの製品のほか、働き方改革に貢献する業務のデジタル化やセキュリティ対策等のソリューション&サービスを提供しており、事業領域は広範にわたります。

固定資産および情報資産の棚卸し効率化・管理の徹底を目的として「Convi.BASE」を導入し、2019年10月に運用をスタート。人事総務部 担当部長の宮本浩一氏、人事総務部の濱近昭司氏に導入の経緯などを伺いました。

課題

  • 固定資産の棚卸し効率化
  • セキュリティ面からの情報資産の管理徹底
  • 現場が個別に行っている資産管理の一元化

Before

  • 部門ごとに、バラバラに固定資産・情報資産をExcel管理していた
  • 担当者は本来の業務中に時間を捻出して棚卸しを行っていた
  • 現物チェックの際、第三者確認のため2人1組になり棚卸しを行っていた

After

  • 物品管理の専門組織を立ち上げ全社共通の管理体制が整った
  • QRコード読み取りによる正確・効率的な棚卸しが実現した
  • 棚卸し時の第三者確認が不要になり1人で作業できるようになった

効果

  • 棚卸し工数が大幅削減できた
  • 固定資産・情報資産の管理状況が一目瞭然となった
  • LCMの運用が徹底された
  • セキュリティ面での安全性・安心感が向上した

導入の背景

複数の現場でバラバラに行っていた資産管理を一元化したい

――「Convi.BASE」の導入を検討するに至った経緯を教えてください。

宮本氏:
当初は固定資産の棚卸しを効率化できないかと検討していました。一方で、当社ではパソコンやハードディスクなどの様々な情報を記録している情報資産も多数保有しています。セキュリティの観点から、これら情報資産のLCM(ライフサイクルマネジメント)も徹底するべきだという社内的なニーズがあり、固定資産と情報資産の管理を目的としてプロジェクトがスタートしました。

――「Convi.BASE」はどこで知ったのでしょうか。

濱近氏:
本来、固定資産の棚卸し効率化を目的にRFIDを使った棚卸しができないかと考えリサーチしたところ、「Convi.BASE」のWEBサイトに行きつきました。
 
宮本氏:
更に、当社はハードウエアやソフトウエア関連の開発・製造、業務改善などのソリューション&サービス、さらにそれらを支えるカスタマーサービスを全国に展開しています。加えて営業部門やコーポレート部門もあり、複数の機能や現場を持った会社です。従来は各現場でそれぞれに固定資産や情報資産を管理してきましたが、それらを一本化するとなると、いろいろな現場で対応できる仕組みが必要です。その機能を満たしてくれるシステムが「Convi.BASE」でした。

導入の経緯

プロジェクトを組み、全社的な課題として取り組む

――実際に導入するにあたって、決め手となったのはどのような点でしょうか。

濱近氏:
何をどこで誰が管理しているかを物品管理台帳で確認でき、項目の追加等も柔軟に行える使いやすさです。また、管理台帳に画像も保存できるため、モノを特定しやすい点も便利です。弊社では管理対象の写真を撮影してコンビベースの台帳に登録しています。これにより誰が見ても実際のモノが分かるようになりました。また、インポート/エクスポート機能によって各部門が個々に持っている既存システムと連携できる点も非常に使い勝手がいいですね。

宮本氏:
「Convi.BASE」はクラウドサービスなので、自社サーバーを持たなくてよい点が最大の魅力ですね。また、富士通グループ内での導入実績が多く安心感がありました。実際に導入された会社にヒアリングしたところ「大変使い易い」との評価だったことも導入の決め手となりました。

――運用に至るまで、どのような経緯がありましたか?

宮本氏:
まずプロジェクトを組み、LCMも含めた全社的な課題として取り組みました。社内規程作成のため法務部に参画頂いたほか、各部門の代表者も巻き込んで進めました。

濱近氏:
既存の管理実態を把握するため現場にヒアリングを行いました。固定資産は経理部門が棚卸し用Excelシートを作成し、部門ごとに印刷したリストを元に目視確認での棚卸しを行っていました。情報資産は、部署単位でExcelを使ってかなりの工数をかけて管理していました。
これらの既存データと「Convi.BASE」をどう連携し実際の運用に落とし込んでいくか、現場とすり合わせていく作業が一番大変でしたね。

実際に管理を始めるにあたっては、管理台帳を作成し現物にQRコードを貼っていきました。大きなモノはどこに貼ったかわからなくなるので、引きと寄りの写真を撮り管理台帳に取り込んでいます。情報資産については、シールを貼れないものや無形資産もあるので、帳票などにQRコードを貼付して代用しています。

天井から吊るされたプロジェクターにQRコードが貼られている。少々距離があるが、この程度なら簡単にスマートフォンで読み取ることが可能だ。

情報資産を含むPCやHDD、メモリースティック等にもすべてQRコードが貼られ、LCMが行われている。

導入による効果

管理工数を大幅に削減、各現場の固定資産・情報資産管理の全体像が把握可能に

――導入してみていかがでしょうか。

宮本氏:
従来、棚卸しは各部署の管理担当者が業務中に工数を捻出して対応していました。「Convi.BASE」を導入後は専門組織を立ち上げ、固定資産と情報資産の管理を行う態勢を整えました。

固定資産は管理台帳を整備し棚卸しも実施しました。情報資産については、管理台帳はできましたが棚卸しはまだこれからです。しかし、管理台帳ができたことで「何がどこにどれだけあるのか」全体像が見えるようになりました。経営層から情報資産について聞かれても管理台帳を見ればすぐに答えられる。この安心感は大きいですね。

濱近氏:
従来の棚卸しは、第三者確認のために二人一組で行っていました。「Convi.BASE」導入後はiPadでQRコードを読み取るだけで管理台帳への入力が完了します。作業は一人ででき工数が大幅に減少しました。人為的なミスもなくなりましたね。

今後は?

現場が働きやすい環境を目指し、PDCAサイクルを回し続ける

――今後はどのような展開を考えていますか?

宮本氏:
ハードウエア開発部門では評価機や測定機等の貸出しが頻繁に行われます。この管理に「Convi.BASE」の「貸出し管理」オプション機能を活用したいと考えています。また、カスタマーサービス部門のCEが日常的に持ち出し・返却するモノの管理に、「Convi.BASE」オプションの「工具管理」機能を試行する予定です。

――ネットレックスの対応はいかがでしたでしょうか。

宮本氏:
迅速な対応をしていただき、順調にサービスインできました。当社は現場ごとに扱う情報資産が種々多様なので管理の標準化が難しい。「Convi.BASE」の機能を一部変更したり工夫したりすることで対応できないかと相談することも多々ありました。その都度いろいろな観点で提案をいただき、我々顧客に寄り添っていただけることがありがたかったですね。さらなる利便性向上のために、引き続き協力をいただきたく、宜しくお願いします。

――最後に、プロジェクトを振り返って一言お願いします。

宮本氏:
現場から「使いやすい」「管理が楽になった」という声があがってこそ成功と言えます。我々コーポレートとしては、PDCAサイクルを回して改善を続け、現場の働きやすい環境を整備することが使命と考えています。

――今日はお忙しいところ、ありがとうございました。

 
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。

お客様の会社概要

株式会社PFU
〒929-1192
石川県かほく市宇野気ヌ98-2
076-283-1212
https://www.pfu.fujitsu.com/
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