固定資産・情報資産の一元管理及び棚卸し効率化とLCMの徹底を実現

会社概要

課題

• 固定資産の棚卸し効率化
• セキュリティ面からの情報資産の管理徹底
• 現場が個別に行っている資産管理の一元化

Before

• 部門ごとに、バラバラに固定資産・情報資産をExcel管理していた
• 担当者は本来の業務中に時間を捻出して棚卸しを行っていた
• 現物チェックの際、第三者確認のため2人1組になり棚卸しを行っていた

After

• 物品管理の専門組織を立ち上げ全社共通の管理体制が整った
• QRコード読み取りによる正確・効率的な棚卸しが実現した
• 棚卸し時の第三者確認が不要になり1人で作業できるようになった

効果

• 棚卸し工数が大幅削減できた
• 固定資産・情報資産の管理状況が一目瞭然となった
• LCMの運用が徹底された
• セキュリティ面での安全性・安心感が向上した

導入の背景

複数の現場でバラバラに行っていた資産管理を一元化したい

導入の経緯

プロジェクトを組み、全社的な課題として取り組む

――運用に至るまで、どのような経緯がありましたか？

宮本氏：
まずプロジェクトを組み、LCMも含めた全社的な課題として取り組みました。社内規程作成のため法務部に参画頂いたほか、各部門の代表者も巻き込んで進めました。

濱近氏：
既存の管理実態を把握するため現場にヒアリングを行いました。固定資産は経理部門が棚卸し用Excelシートを作成し、部門ごとに印刷したリストを元に目視確認での棚卸しを行っていました。情報資産は、部署単位でExcelを使ってかなりの工数をかけて管理していました。
これらの既存データと「Convi.BASE」をどう連携し実際の運用に落とし込んでいくか、現場とすり合わせていく作業が一番大変でしたね。

実際に管理を始めるにあたっては、管理台帳を作成し現物にQRコードを貼っていきました。大きなモノはどこに貼ったかわからなくなるので、引きと寄りの写真を撮り管理台帳に取り込んでいます。情報資産については、シールを貼れないものや無形資産もあるので、帳票などにQRコードを貼付して代用しています。

導入による効果

管理工数を大幅に削減、各現場の固定資産・情報資産管理の全体像が把握可能に

――導入してみていかがでしょうか。

宮本氏：
従来、棚卸しは各部署の管理担当者が業務中に工数を捻出して対応していました。「Convi.BASE」を導入後は専門組織を立ち上げ、固定資産と情報資産の管理を行う態勢を整えました。

固定資産は管理台帳を整備し棚卸しも実施しました。情報資産については、管理台帳はできましたが棚卸しはまだこれからです。しかし、管理台帳ができたことで「何がどこにどれだけあるのか」全体像が見えるようになりました。経営層から情報資産について聞かれても管理台帳を見ればすぐに答えられる。この安心感は大きいですね。

濱近氏：
従来の棚卸しは、第三者確認のために二人一組で行っていました。「Convi.BASE」導入後はiPadでQRコードを読み取るだけで管理台帳への入力が完了します。作業は一人ででき工数が大幅に減少しました。人為的なミスもなくなりましたね。

今後は？

現場が働きやすい環境を目指し、PDCAサイクルを回し続ける

――今後はどのような展開を考えていますか？

宮本氏：
ハードウエア開発部門では評価機や測定機等の貸出しが頻繁に行われます。この管理に「Convi.BASE」の「貸出し管理」オプション機能を活用したいと考えています。また、カスタマーサービス部門のCEが日常的に持ち出し・返却するモノの管理に、「Convi.BASE」オプションの「工具管理」機能を試行する予定です。

――ネットレックスの対応はいかがでしたでしょうか。

宮本氏：
迅速な対応をしていただき、順調にサービスインできました。当社は現場ごとに扱う情報資産が種々多様なので管理の標準化が難しい。「Convi.BASE」の機能を一部変更したり工夫したりすることで対応できないかと相談することも多々ありました。その都度いろいろな観点で提案をいただき、我々顧客に寄り添っていただけることがありがたかったですね。さらなる利便性向上のために、引き続き協力をいただきたく、宜しくお願いします。

――最後に、プロジェクトを振り返って一言お願いします。

宮本氏：
現場から「使いやすい」「管理が楽になった」という声があがってこそ成功と言えます。我々コーポレートとしては、PDCAサイクルを回して改善を続け、現場の働きやすい環境を整備することが使命と考えています。

――今日はお忙しいところ、ありがとうございました。

※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。

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