棚卸し業務の負担が1/4以下に、現場の工夫で広がる「Convi.BASE」の可能性！

快適さだけではなく、セキュリティやプライバシーにも最大限考慮された会員制リゾートホテルを核として、ビジネスホテル、ゴルフ場等を展開し、豊かな人生を歩むための様々なサービスを提供するリゾートトラスト株式会社。
30を超える拠点にある多数の資産を管理するため、年1回の棚卸しを行っていたが、関連業務を含めて完了までに半年以上を費やしていた。
そこで導入したのが「Convi.BASE」。Web公開といった機能や細かな現場の工夫で、業務効率化を成功させる秘訣を同社のフラッグシップ施設である「東京ベイコート倶楽部　ホテル＆スパリゾート」で伺った。

——　「Convi.BASE」を導入後、改善されたと感じられるのはどういった点ですか？

川村氏：現場サイドでは資産リストのWeb公開によって、いつでも現場のパソコンから、資産の詳細な情報を確認できるようになり、大きな業務改善に繋がっています。資産導入時の担当者が異動するなどしても、特別なソフトウェアをインストールすることなく、Webで必要な情報を確認できるため、本社に資産の問い合わせをすることが大きく減りました。それに併せて、資産に関する情報に触れる機会が増えたため、資産に対する現場の意識が高まりました。

加藤氏：本社では、固定資産台帳のペーパーレス化ができたことと、償却資産台帳と固定資産台帳の差異が解消し、棚卸し業務に集中できるようになったことが挙げられます。棚卸し業務に対する負担は、1/4〜1/5に減ったと感じています。

——　棚卸し業務の負担が1/4〜1/5になったというのは大きな業務の効率化ですね。棚卸し業務にかかる期間も短くなったのでしょうか？

加藤氏：「Convi.BASE」導入前は、年1回の棚卸しと、関連する業務を含め半年以上の期間を要していましたが、導入後は大きく短縮されましたね。近年は毎年のように新規拠点のオープンがあり、資産数は千件単位で増えていますが、棚卸し業務に携わる人員は導入以前と同じ人数で十分こなすことができています。

——　棚卸しに関する業務が半年以上かかっていた事にはどういった問題があったのでしょうか？

加藤氏：これは｢Convi.BASE」導入前の棚卸しのフローに関係しているのですが、棚卸しの際に本社ではまず、償却資産台帳から固定資産現物管理用として棚卸しチェック用のリストをExcelで作成し、これを各現場で目視によって確認、そのデータを本社で固定資産台帳に反映させるという方法をとっていました。手作業ですのでミスが目立ったことと、拠点数が30を超え、資産数がかなりの数に上る事から、償却資産台帳と固定資産台帳の差異が発生していました。この差異の整合性の検証にかなりの時間を割いていました。

—— 　では、現在の｢Convi.BASE」を使った棚卸しで、この問題は解決したのでしょうか？

加藤氏： はい。償却資産管理のシステムと固定資産管理としての｢Convi.BASE」をリンクしたことによって、2つのシステム間でデータの同期が取れるようになりました。棚卸し自体に関しても、チェック用リストに現物の画像掲載とバーコードシールの貼付によりヒューマンエラーが減りました。

須藤：「Convi.BASE」は本来、独立したパッケージなのですが、今回リゾートトラスト様の場合、ちょうど導入時に償却資産管理システム更新のご要望があり、2つのシステムをリンクさせた形でご提案し、導入をして頂くことになりました。

—— Web公開システムも初めての試みだったと伺いましたが？

荏原：以前から社内で開発したいという声は上がっていましたが、リゾートトラスト様から開発のご要望を頂いたのを機に本格的に開発をしました。お陰様で現在、Web公開機能は｢Convi.BASE」のオプションとして皆様に提供させて頂いております。

加藤氏：導入する段階では、まだ日本にはなかった機能で、駄目で元々といった気持ちで共同開発をお願いしたのですが、実際に開発して頂くことができて非常に満足しています。

—— 最後に「Convi.BASE」を活用するコツがあればお聞かせ頂きたいと思います。

加藤氏：ネットレックスさんは柔軟な対応をして頂けるので、困ったことがあれば、まず相談してみることでしょうか。｢Convi.BASE」を導入して最初の棚卸しは、「あった」資産をチェックするという本来の方法で行ったのですが、バーコードシールを全ての資産に貼付できない状況からチェック用リストにバーコードを印字してハンディターミナルで「あった」資産コードを入力する方法で行いました。ただ、入力作業に時間を要したため次の年からは、ネットレックスさんにお願いして、チェックして「なかった」資産を入力すればいいようにカスタマイズして頂きました。

川村氏：これはコツというより現場での工夫なのですが、私どもは会員制ホテルなどを運営している関係で、お客様の目につく所には棚卸し用のバーコードシールを貼ることが難しいという問題があります。そこで最近では、部屋の収納スペースなどにバーコードシールをまとめて貼ったシートを置くようにしています。また、データベースに登録する画像も、編集をしてコメントを追加したり、コメントを書いたホワイトボードと一緒に撮るといった工夫で、棚卸しの際にもずいぶん判りやすくなりました。

森本：現場での工夫でより使いやすくなったという声を他の企業様からも頂戴しています。また、我々といたしましても、パッケージをただ、導入時の状態で利用して頂くだけではなく、お客様から積極的にご提案を頂き、その声をフィードバックしていければと思っております。