『棚卸し業務の負担が1/4以下に、現場の工夫で広がる「Convi.BASE」の可能性!』
リゾートトラスト株式会社 様

背景

写真、前列右から
リゾートトラスト株式会社
経理部 資産管理課
課長 加藤 義勝 氏
東京ベイコート倶楽部 ホテル&スパリゾート
業務部長 川村 勝洋 氏
後列右から
株式会社ネットレックス
須藤 悟、森本 哲行、荏原 正義

快適さだけではなく、セキュリティやプライバシーにも最大限考慮された会員制リゾートホテルを核として、ビジネスホテル、ゴルフ場等を展開し、豊かな人生を歩むための様々なサービスを提供するリゾートトラスト株式会社。
30を超える拠点にある多数の資産を管理するため、年1回の棚卸しを行っていたが、関連業務を含めて完了までに半年以上を費やしていた。
そこで導入したのが「Convi.BASE」。Web公開といった機能や細かな現場の工夫で、業務効率化を成功させる秘訣を同社のフラッグシップ施設である「東京ベイコート倶楽部 ホテル&スパリゾート」で伺った。

新拠点オープン後も人手は増やさず、負担を75パーセント以上カット

TOKYO BAYCOURT CLUB
HOTEL & SPA RESORT

—— 「Convi.BASE」を導入後、改善されたと感じられるのはどういった点ですか?

川村氏■ 現場サイドでは資産リストのWeb公開によって、いつでも現場のパソコンから、資産の詳細な情報を確認できるようになり、大きな業務改善に繋がっています。資産導入時の担当者が異動するなどしても、特別なソフトウェアをインストールすることなく、Webで必要な情報を確認できるため、本社に資産の問い合わせをすることが大きく減りました。それに併せて、資産に関する情報に触れる機会が増えたため、資産に対する現場の意識が高まりました。

加藤氏■ 本社では、固定資産台帳のペーパーレス化ができたことと、償却資産台帳と固定資産台帳の差異が解消し、棚卸し業務に集中できるようになったことが挙げられます。棚卸し業務に対する負担は、1/4〜1/5に減ったと感じています。

—— 棚卸し業務の負担が1/4〜1/5になったというのは大きな業務の効率化ですね。棚卸し業務にかかる期間も短くなったのでしょうか?

加藤氏■ 「Convi.BASE」導入前は、年1回の棚卸しと、関連する業務を含め半年以上の期間を要していましたが、導入後は大きく短縮されましたね。近年は毎年のように新規拠点のオープンがあり、資産数は千件単位で増えていますが、棚卸し業務に携わる人員は導入以前と同じ人数で十分こなすことができています。

—— 棚卸しに関する業務が半年以上かかっていた事にはどういった問題があったのでしょうか?

加藤氏■ これは「Convi.BASE」導入前の棚卸しのフローに関係しているのですが、棚卸しの際に本社ではまず、償却資産台帳から固定資産現物管理用として棚卸しチェック用のリストをExcelで作成し、これを各現場で目視によって確認、そのデータを本社で固定資産台帳に反映させるという方法をとっていました。手作業ですのでミスが目立ったことと、拠点数が30を超え、資産数がかなりの数に上る事から、償却資産台帳と固定資産台帳の差異が発生していました。この差異の整合性の検証にかなりの時間を割いていました。

日本初のWeb公開システム誕生

——  では、現在の「Convi.BASE」を使った棚卸しで、この問題は解決したのでしょうか?

加藤氏■  はい。償却資産管理のシステムと固定資産管理としての「Convi.BASE」をリンクしたことによって、2つのシステム間でデータの同期が取れるようになりました。棚卸し自体に関しても、チェック用リストに現物の画像掲載とバーコードシールの貼付によりヒューマンエラーが減りました。

須藤■  「Convi.BASE」は本来、独立したパッケージなのですが、今回リゾートトラスト様の場合、ちょうど導入時に償却資産管理システム更新のご要望があり、2つのシステムをリンクさせた形でご提案し、導入をして頂くことになりました。

—— Web公開システムも初めての試みだったと伺いましたが?

荏原■  以前から社内で開発したいという声は上がっていましたが、リゾートトラスト様から開発のご要望を頂いたのを機に本格的に開発をしました。お陰様で現在、Web公開機能は「Convi.BASE」のオプションとして皆様に提供させて頂いております。

加藤氏■  導入する段階では、まだ日本にはなかった機能で、駄目で元々といった気持ちで共同開発をお願いしたのですが、実際に開発して頂くことができて非常に満足しています。

ナンバーワンではない、オンリーワンのパッケージ

—— 初めての試みもあったようですが、導入はスムーズにいきましたか?

加藤氏■ 2006年の12月にデモをして頂き、社内選考などを経て、2007年の4月に実際のスタートを切ったという形です。納品して頂いたのが2007年11月で、データ移行で多少苦労がありましたが、比較的スムーズに導入できたと思います。

—— 社内選考では他社の製品も比較されたのですか?

加藤氏■ 当初、14社にお声がけをして、最終選考に残ったのは5社でした。

—— 「Convi.BASE」を選んだ決め手はどういった点だったのしょうか?

加藤氏■ ナンバーワンというよりオンリーワンのパッケージでした。Web公開に対応して頂けたのはネットレックスさんだけでしたし、私達の求めていることが実現できるのは「Convi.BASE」だけでしたね。また、これは選定段階の話なのですが、ネットレックスさんのWebサイトに「資料室」というページがありまして、そこで以前取られたアンケートの調査結果を拝見することができました。これを拝見して、しっかりとユーザーの声を取り入れている企業という安心感を得ると共に、他社も同じ悩みを抱えているということがわかりました。

森本■ このアンケートは「Convi.BASE」を開発するに当たって、ユーザーの皆様の声に即したパッケージを作るために、様々な会社にご協力を頂き、棚卸し業務に関する生の声を頂戴した物になります。皆様のお役に立つこともあるかと思い、弊社Webサイトで公開しております。

現場の工夫と両社の連携で広がる、棚卸しから業務効率化

—— 最後に「Convi.BASE」を活用するコツがあればお聞かせ頂きたいと思います。

加藤氏■ ネットレックスさんは柔軟な対応をして頂けるので、困ったことがあれば、まず相談してみることでしょうか。「Convi.BASE」を導入して最初の棚卸しは、「あった」資産をチェックするという本来の方法で行ったのですが、バーコードシールを全ての資産に貼付できない状況からチェック用リストにバーコードを印字してハンディターミナルで「あった」資産コードを入力する方法で行いました。ただ、入力作業に時間を要したため次の年からは、ネットレックスさんにお願いして、チェックして「なかった」資産を入力すればいいようにカスタマイズして頂きました。

川村氏■ これはコツというより現場での工夫なのですが、私どもは会員制ホテルなどを運営している関係で、お客様の目につく所には棚卸し用のバーコードシールを貼ることが難しいという問題があります。そこで最近では、部屋の収納スペースなどにバーコードシールをまとめて貼ったシートを置くようにしています。また、データベースに登録する画像も、編集をしてコメントを追加したり、コメントを書いたホワイトボードと一緒に撮るといった工夫で、棚卸しの際にもずいぶん判りやすくなりました。

森本■ 現場での工夫でより使いやすくなったという声を他の企業様からも頂戴しています。また、我々といたしましても、パッケージをただ、導入時の状態で利用して頂くだけではなく、お客様から積極的にご提案を頂き、その声をフィードバックしていければと思っております。

 

※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。詳細はお問い合わせください。

リゾートトラスト株式会社

会社概要  当社グループは、世界的な景気減速や様々な環境の変化を事業の強化を行うまたとないチャンスと捉え、徹底的に事業再構築を行い、外部環境に左右されない強固な収益構造構築に取り組んで参ります。
これからの時代、社会の高齢化が進み、人々の余暇ニーズが高まるにつれ、私たちが提供しているホスピタリティ事業へのニーズはますます増していくと考えております。私たちは、業界のリーディングカンパニーとして、より多くの皆様に最上のホスピタリティを提供する「エクセレント・ホスピタリティ・グループ」となることを目指していきます。
住所/連絡先 〒460-8490
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TEL:052-933-6000(大代)
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