背景
双日総合管理 PM事業本部 FS事業部 担当部長 堀川隆夫 氏
双日総合管理 PM事業本部 FS事業部 主任 高橋博行 氏
双日株式会社は、旧ニチメンと旧日商岩井が2004年に合併してできた総合商社です。ともに長い歴史を持つ両社が合併した経緯もあり、什器備品はそれぞれ別々に管理していましたが、2012年の本社ビル移転に合わせて、総務課が管理する約1万2000点の什器備品をクラウド版Convi.BASEで統合管理することを決断。以来、照合率100％という高い精度の現物照合を実現しています。
システムの選択・導入に携わった同社の総務課、およびオフィス・社宅等不動産の管理業務を担っている双日総合管理の皆様に、導入経緯と具体的な活用状況を伺いました。
本社オフィスの移転を機に刷新した什器備品 約1万2000点の統合管理を目指してクラウド版Convi.BASEを選択
――Convi.BASEを導入されることになった経緯をお聞かせください。
井元氏：
弊社は旧ニチメンと旧日商岩井が2004年4月に合併して誕生した会社です。その歴史的な経緯もあり、合併後もそれぞれの什器備品を転用していましたが、2012年に現在のオフィスに本社を移転した際、そうした什器備品を一新したことを契機として、現物照合も効率的に管理することとし、什器備品管理のため照合システムを検討することになったのです。
――Convi.BASEを知ることになったきっかけ、選択された理由をお聞かせください。
井元氏：
物品管理のシステムを調べていたところ、たまたま展示会でネットレックスさんのデモを見たのがきっかけでした。その後、数社にデモを見せていただきましたが、やはりConvi.BASEの特徴である、バーコードで什器備品を管理できる点に魅力を感じました。また、Convi.BASEは管理項目を自由に設定できるので、弊社の会計システムとの連携もよく、資産物品管理システムとしての導入実績が断トツであったのも安心感につながりました。また、システムだけでなく、実際に現物照合作業が実施できるよう作業手順の整理から、作業員の手配までワンストップで対応可能だったことも大きな要因です。なお、今回はクラウド版を導入しましたが、事前に弊社の情報企画部にクラウドの安全性を確認してもらい、まったく問題ないという判断でした。
――導入時のコンサルティングサービス、ラベル貼りや棚卸し業務のアウトソーシングサービスも活用されたと伺いました。
堀川氏：
たとえばラベルを1枚貼るのでも、我々にはどこに貼るのが最適なのか分かりません。管理する什器備品は東京・大阪合わせて1万2000点ありましたので、コンサルティングサービスとアウトソーシングサービスはぜひ活用しようと考えました。
人事総務部 総務課 課長補佐
井元正典 氏
アウトソーシングサービスを活用してラベル貼りと棚卸しを実施棚卸しでは現物照合率100％をキープ
――導入時のコンサルティングサービス、ラベル貼り等のアウトソーシングサービスについてのご評価をいただけますか。
堀川氏：
導入前のコンサルティングサービスでは、作業手順のフローチャート作成や項目設定、ラベルの名前の付け方、さらには弊社の固定資産システムとのマッチングなどを考慮して適切な導入計画を立てていただけました。ミーティングを重ねるうちに、お互いが納得できるところまでいけたと思います。導入時のラベル貼りも、約1万2000点の什器備品を3日で完了しました。実作業は約2.5日で残りはチェックです。あらかじめ物品によってラベルを貼る位置を決めたりチームごとに作業を分担してすすめたりするなど、非常に効率的だったと思います。もしも我々自身で作業していたら、とても3日では終わらなかったでしょう。
――棚卸し業務のアウトソーシングサービスについてはいかがだったでしょうか。
堀川氏：
これまで、すでに3回、期末ごとに棚卸しを実施していますが、すべて現物との照合率100％を達成しています。1つでも照合できないと追跡して調べる必要がありますから非常に助かっています。なお、弊社ではフロア図に什器備品を書き込んだ図面を作って管理しています。棚卸し作業で物品のバーコードを読み取る際にはこの図面を参照しながら作業しますので、ネットレックスさんには図面との食い違いも確認していただき、図面のアップデートにも貢献していただきました。
PM事業本部 FS事業部 担当部長
堀川隆夫 氏
会計システムとのデータ連携にも柔軟に対応できて、操作性・サポートともに満足
PM事業本部 FS事業部 主任
高橋博行 氏
――Convi.BASEのソフトウェアの機能・操作性、サポート面の評価はいかがでしょうか。
堀川氏：
双日においては、サーバ上の会計システムで固定資産管理を行っています。会社の決算情報のベースになる非常に重要なデータなのですが、Convi.BASEは、この会計システムの固定資産データを手軽に取り込める柔軟性を持っています。会計システムから必要な情報を簡単にインポートできるので二重管理も防げます。また、サポート面もとても満足しています。電話はすぐにつながりますし専門知識を持った担当者がしっかり対応してくれます。たとえば、以前、ラベルプリンタの設定がわからなくて電話で問い合わせたのですが、丁寧に対応してもらえました。
高橋氏：
今回、棚卸し作業の現場に立ち会い報告書のとりまとめ等を担当しました。また、実際にハンディターミナルを持ってバーコードを読み取る作業も、一部担当しましたが、まったく問題なく完了できました。私は運用がスタートしてから管理に関わることになったのですが、固定資産を管理しているシステム、Convi.BASEによるクラウドでのデータ管理、そしてハンディターミナルによる読み取り作業の3つが、とてもスムーズにつながっていると感じます。当初の導入コンサルティングでの設計がしっかりしていたからだと思います。
定期的な棚卸し業務における現物照合率100%の継続を目指す
――Convi.BASEの今後の活用についてお聞かせください。
井元氏：
すでに、2014年9月、2015年3月、2015年9月に棚卸しを実施し、3回続けて現物照合率100％をキープできていますので、現時点ではそれ以上は望んでいません。本当に満足しています。今後は当社の社宅・寮の備品などの管理対象の拡大だけでなく、現物照合に近い業務フローへの展開など、システムの機能を幅広く利用できないかを検討したいですね。
――ありがとうございます。最後に、ネットレックスへのご要望がありましたら、お聞かせください。
堀川氏：
ぜひ、現在のアウトソーシングサービスとサポートのレベルを維持していただければと思います。ソフトウェアの操作性や機能について、細かい部分での改善希望もありますので、そこはぜひ対応していただけるとうれしいですね。
高橋氏：
現場の担当としては、今後も現物照合率100％を続けたいと考えていますので、ぜひ、引き続きご協力いただければと思います。
――ありがとうございます。今後も、より満足していただけるように、ソフトウェア、サービスのクオリティ向上につとめてまいります。本日は、貴重なお話をありがとうございました。
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。詳細はお問い合わせください。
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