膨大な機材の予約・貸出し・返却を一元管理 業務が大幅にラクになりました!
株式会社テイパーズ 様

会社概要

右から、原氏、山田氏、向氏、宮津氏、今井氏

株式会社テイパーズは平成3年に創業した会社で、エンターテインメント業界の縁の下の力持ちといえる存在です。チケッティング、ファンクラブ運営・管理、コンサート会場の設営・運営等、アーティストに関わるすべてのコンシューマー向けビジネスをサポート。コンサート入場に世界初の顔認証システムを導入するなど、エンターテインメント業界をリードする存在でもあり、最近問題になっているチケットの高額転売防止にも努めています。
今回は、従来手作業で行っていた、コンサート会場で使用する大量の機器の予約・貸出管理業務で「Convi.BASE」を活用し、業務を大幅に改善した事例について伺いました。

Before

  1. 4,000もの機材の予約・貸出し・返却管理を、Excelを使って手作業で行っていた
  2. ⇒数が多すぎて、手作業の限界を感じていた

  3. 各担当者がExcelの表を見ながら50個、100個単位で機材予約をしていた
  4. ⇒個数の間違い、予約のバッティングが頻発

  5. 担当者が、急な機材変更・故障などの情報を、リストに反映し忘れることがあった
  6. ⇒現物と台帳の数が合わない、必要なときに機材がない、数が足りないということが頻発

After

  1. iPhoneで管理ラベルを読み取るだけで、貸出し・返却ができるようになった
  2. 「Convi.BASE」で予約を一元管理できるようになった
  3. 貸出し・返却状況がひと目でわかり、紛失したとしてもどこで紛失したか追跡しやすくなった

導入の背景

柔軟に台帳設定ができる
リーズナブルな価格設定も決め手


山田毅 氏 会場ソリューション部 品質管理課
セクションマネージャー/課長

――「Convi.BASE」は、バックオフィスでの活用事例が多いのですが、御社の場合、日々のフロント業務の中で「Convi.BASE」を活用されている大変レアなケースです。「Convi.BASE」を導入されたきっかけからお聞かせください。

山田氏:
我々の部署は、コンサート会場での来場者の入退場管理やファンクラブ運営用のシステム、物販の決済システムなどを提供する部署です。当チームでは、各コンサート会場で使用するシステムの設計・検証・評価や、パソコン、タブレットなどの機材の予約・貸出し・返却の管理を行っています。この管理を以前は担当者が各自Excelを使って、手作業で行っていました。
機材は4,000以上あり、1回のコンサートで500前後の機材の出入りが発生します。もう人間が管理できる物量ではない、システムで解決できないかと色々探していたんです。大規模な基幹システムの導入は、当社のような中小企業では難しいので、もう少しコンパクトなシステムがないかと探していたら、ある展示会で、「Convi.BASE」を見つけました。これだ!とピンときましたね。

――どういうところがピンときたのでしょうか。

山田氏:
台帳の管理項目を自由に設定できる柔軟性です。他社の製品と比較しても、一番自由度が高い。一般的に、クラウドサービスは手頃な価格のものは柔軟にカスタマイズができないことが多いのですが、「Convi.BASE」は台帳設定の自由度が高く価格もリーズナブルな点が気に入りました。
また、iPhoneでバーコードを読み取るという方法で物品管理ができ、専用のスキャナーが不用な点も手軽で、初期費用もかなり低く抑えられる。この点も決め手でした。


今井健嗣 氏 会場ソリューション部 品質管理課

――導入にあたって、多くのユーザーさんには、管理項目の定義など、初期導入サポートをさせていただくことが多いのですが、御社の場合は、自社内で初期設定をされましたね。計算式まで自分ですべて設定されていて驚きました。

山田氏:
そこは私の得意分野なので(笑)。導入コストをなるべく低く抑えたかったのもあります。

今井氏:
管理用のラベルシールは、本来「Convi.BASE」上で専用のラベルプリンタから出力するのですが、自社のプリンタで印刷できるようにプログラムを自前で組み、専用プリンタの購入費用を節約しました(笑)。

山田氏:
何でも自前でしてしまうので、御社にとってはあまりいい客ではないかもしれませんね(笑)。でも、そういう自由度の高さが「Convi.BASE」のよさだと思います。

導入の経緯

評価サイトで検証後、部分的に導入
その後部署で全面的に

――「Convi.BASE」導入までの経緯は?

山田氏:
評価サイトで試用させてもらい、まずは我々のチーム内だけで使ってみました。
機材を持ち出すときに、iPhoneでバーコードを読み取って貸出し処理をする、戻ったらまたiPhoneで読み取って返却処理をする。まずは、これだけをやってみて、手作業でやるよりずっと楽だねと。直感的に、これはいけると思い、部署全体で導入することにしました。

――導入は簡単でしたか? 社員のみなさんはすぐに慣れましたか?

山田氏:
一番大変だったのは4,000もの備品すべてに、管理用のラベルシールを貼ることでしたね。20人くらいで手分けして1週間くらいはかかったでしょうか。でも、それ以降は、特に問題もなく、便利だと好評です。
iPhoneをプラットフォームにしたことも、若いスタッフに受け入れやすかったのかもしれません。

導入による効果

圧倒的に手間が省け、しかも正確に管理できる
ワークスタイルに変化も


宮津弘樹 氏 会場ソリューション部 品質管理課 チーフ

――導入によって大きく変わったのはどんなことでしょうか。

山田氏:
台帳とモノの数が合わないということはなくなりましたね。これまでは、使った機材をちょっとその辺において、返却処理を忘れる、ということがよくあったのですが、コンサートツアーから帰ってきたらピっと読み取って所定の場所に置く、というのが新習慣になりました。大袈裟にいうとワークスタイルの変化ですね(笑)。

宮津氏:
モノを探す時間がなくなりました。1回のコンサートで500前後の機材を貸し出すのですが、以前は次の会場に機材を貸し出す際に、あれがない、これがない、と探し回るのが常態になっていたのです。「Convi.BASE」導入後は、仮になくなってもいつ、どの現場でなくなったかがすぐわかるので追跡もしやすくなりました。


向夏紀 氏 会場ソリューション部 品質管理課

向氏:
予約管理が格段に簡単になりました。これまでは、担当者がそれぞれ自分で機材の予約をしていたんです。複数の人が同時に予約をすることもあるので、重複が発生することもあるし、500もの機材をExcelで、パズルのように空きを探して予約していくのは面倒で間違いも多い。それが、「Convi.BASE」を導入してからは、必要数や利用期間を設定するだけで、自動的に最適な予約ができるようになりました。

原氏:
以前は、機材が戻ってきたかどうか、Excelで照合しながら 目で確認するだけでしたが、今は「Convi.BASE」で、どの機材が何個出て、いつ何個帰ってきたか、正確な数字をいつでも確認できるようになりました。予約管理も、今、どの機材が何個あるのかがすぐわかるのでとても楽です。また、新しい機材が増えた場合、以前はいちいち手入力していましたが、「Convi.BASE」なら購入した機材のリストを一気にインポートできるので楽ですし、転記の間違いもないので安心です。


原友子 氏 会場ソリューション部 品質管理課

――原様は、専任で「Convi.BASE」の管理をされています。「Convi.BASE」は属人化しがちな管理業務をだれでもが簡単にできるところも利点なのですが、なぜ専任を配置することになったのでしょうか。

原氏:
機材の出し入れが頻繁で数も多いので、全体像を見る人が必要だったためです。「Convi.BASE」導入後は、担当者は予約管理をしなくてよく、iPhoneで貸出し・返却だけをすればよくなりました。

左)機器には「Convi.BASE」から出力した管理ラベルが貼られている。
右)貸出し・返却を行う際はiPhoneで読み取りを行う。

今後は?

機材の管理以外にも使えるかも?

――今後はどんな展開がありそうですか?

向氏:
とても簡単にモノの出入りの管理ができて便利なので、以前は管理していなかったテスト用のICカード類も「Convi.BASE」で管理するようになりました。今どこにあるのかが把握でき、紛失しなくなりました。ケーブル類も管理しようかという声もあったのですが、数が多すぎて現在保留中です。

――弊社の対応はいかがでしたか?

山田氏:
不具合があると、すぐに検証をしてくれ、原因をつきとめて対処してくれました。とてもありがたかったですね。ただ、こちらのリクエストに対しては、最初は必ず「できません」と言うんですよ(笑)。でも、結局はかなりの要望を実現してくれました。何でも「できます」という人よりも信用できると思いました。
改善してもらって一番楽になったのは、同じ機材を500個使用する場合、1個1個、チェックマークを入れなければならなかったのを、一括選択ができるようにしてもらえたことですね。
一つだけ改善してほしいのは、ガントチャートの項目を1ページで一度に100件しか表示できない点。扱う機材が多いので、1度に500件くらい見えないと、全体の動向がわからないのでぜひ改善してほしいです。

――いただいた改善項目は、すべて社内で検討して、汎用性があり優先度の高いものから実施しています。
実現が難しいものもありますが、どんどん要望を言っていただきたいです!
本日は、貴重なお話をいただき、どうもありがとうございました。

 
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。詳細はお問い合わせください。

お客様の会社概要

株式会社テイパーズ
〒108-0073
東京都港区三田2-10-4
代表電話 03-6746-0551
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