固定資産の棚卸しが従来の4分の1の時間で可能に
東京日野自動車株式会社 様

会社概要

写真左から、管理部総務課 課長格 古宮公一郎氏、管理部総務課主事 桃原博巳氏

東京日野自動車株式会社は、日野自動車製のトラック・バスの販売および整備、部品販売、中古車販売、板金・塗装、保険代理店業務等を行っています。『健康経営宣言』を発表し、健康で活き活きと働ける職場環境の整備に努めていることでも知られています。

2019年の秋から、固定資産管理の省力化を目的として、「Convi.BASE」を導入。2021年には横浜日野自動車と千葉日野自動車との統合を予定しており、増大する固定資産管理に「Convi.BASE」が活用できると期待されています。

同社管理部総務課 課長格 古宮公一郎氏、同主事の桃原博巳氏に、「Convi.BASE」導入の背景と効果を伺いました。

インデックス

  1. 導入前の課題:Excel・紙ベースで行っている棚卸しを省力化したい
  2. 導入の決め手:親会社の先行導入で、使い勝手の良さを実感
  3. 導入による効果:棚卸しにかかる工数を大幅に削減
  4. 今後の展開:契約書の管理にも活用したい

導入前の課題

Excel・紙ベースで行っている棚卸しを省力化したい

――「Convi.BASE」導入前はどのように固定資産管理を行っていましたか?

従来は、新規購入した物品に固定資産番号と資産名を記入したシールを貼付し管理していました。
棚卸し時は、基幹システムから棚卸し台帳を作成し、台帳と固定資産番号を目視で照合しながら確認を行っていました。また、その際に現物の写真を撮り整合性も図っていました。
ただ、台帳情報と現物が一致しなかったり、写真の登録ミスなどが多く発生したりしていました。

それに加えて、棚卸ししたかどうか分かりやすくするため、毎年シールの色を変えていたので、棚卸し時には①去年のシールをはがす人、②今年のシールを貼る人、③台帳情報と照合する人、④現物のありかを探しに行く人、の最低4人が必要で、非常に効率の悪い作業になってしまっていました。
さらに、Excelで資産管理を行っていたため、棚卸しデータの作成、更新等の作業が煩雑で正確なデータを作成するのに相当の労力を必要としました。

導入の決め手

親会社の先行導入で、使い勝手の良さを実感

――「Convi.BASE」導入に至った経緯を教えてください。

固定資産管理にかかる工数を削減できないかと3~4年前から模索していました。JA三井リース様から「Convi.BASE」を紹介していただき、これなら固定資産管理の業務改善ができると確信し、導入に踏み切りました。

――導入はスムーズにできましたか?

導入にあたって一番心配だったのは、当社の基幹システム上の管理項目と、「Convi.BASE」の管理項目をどう整合させるかでした。しかし「Convi.BASE」は非常に柔軟性が高いシステムで、簡単に当社の希望する仕様に合わせることができました。2019年の春に検討を開始して、秋には稼働できました。

導入による効果

棚卸しにかかる工数を大幅に削減

――「Convi.BASE」の導入によってどのような効果がありましたか?

「Convi.BASE」を導入したことで、Excelで棚卸し台帳を作る必要はなく、固定資産に貼ったQRコードシールをiPhoneで読み取るだけで棚卸しが完了できるようになりました。現物の写真も同じiPhoneで撮影でき、その場で「Convi.BASE」に登録できるため、デスクに戻ってから写真データをExcelに貼りつけるという作業が不要になり、貼り間違えもなくなりました。

QRコードシールを1枚1枚現物に貼る作業は初回だけでよく、従来のように毎年張り替えなくても、棚卸しの履歴が「Convi.BASE」上で一目でわかるようになったことで現物とデータの不一致も解消。また、固定資産の廃棄予定はフラグをつけることで管理でき、除却忘れがなくなるなど、不要な固定資産の除却作業も効率化できました。

また、クラウドでデータを保管できるため、Excelと異なり不慮のデータ消去などの不安も解消し、BCPの観点からも安心です。

ある支店では、約250アイテムの棚卸しを、従来は4人で8時間かけて行っていましたが、「Convi.BASE」導入後は、2人で4時間で完了することができました。トータルで約4分の1に短縮できたことになります。

今後の展開

契約書の管理にも活用したい

――今後の展開について教えてください。

「今回の棚卸しで、「Convi.BASE」による固定資産管理が非常に簡単にできることが実証できました。2021年に、当社と横浜日野自動車様、千葉日野自動車様が統合し、固定資産が倍増しますが、おそらく「Convi.BASE」で支障なく管理できるでしょう。

今後は、管理できるものはすべて「Convi.BASE」で管理し、異動や組織の再編などで担当者が変わっても、誰でもがわかるようにしておきたい。直近では、契約書の管理を検討しています。現在、紙の契約書を何冊ものファイルで管理していますが、PDF化して「Convi.BASE」で管理し、誰でも閲覧できるようにしたいと考えています。

――ネットレックスの対応についてお聞かせください。

こちらの細かな要望にもすべて対応していただき、スムーズに導入ができました。稼働直後は操作に戸惑うこともありましたが、電話をするとすぐにネットレックス側でも同じ画面を見ながら対応してくれ、即座に問題解決できました。対応が早くて丁寧でとても助かっています。






※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時(2020年7月)のものとなります。

※「Convi.BASE®」は、株式会社ネットレックスの登録商標です。

※記載された会社名及び製品名は、各社の商標または登録商標です。

お客様の会社概要

東京日野自動車株式会社
〒105-0004
東京都港区新橋5-18-1
https://www.tokyo-hino.co.jp/

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