QRコードとICタグの利点を使い分け大量の鍵を迅速かつ正確に管理
株式会社センデン 様

会社概要

左から、石原氏、帯刀氏

株式会社センデンは、長野県内でエイブルネットワーク店を展開。現在県内に16店舗を持ち、地域に密着したアパート、マンション経営のコンサルティング、賃貸仲介、サブリース等のサービスを行っています。中でも賃貸仲介は長野県トップクラスの仲介実績を誇っています。「安心・安全・信頼」を大切にする株式会社センデンでは家主様から預かった鍵を、いかに安全・正確に管理するかが最優先事項となっていました。そこで、全店舗への「Convi.BASE」導入に踏み切り、従来手作業だった鍵の棚卸し、貸出し・返却業務を大幅に改善しました。
今回は同社の専務取締役 石原隆 氏、営業統括本部 本部長 帯刀健成 氏に、その経緯を聞きました。

課題

  • 鍵の所在を正確に早く把握したい
  • 棚卸しを効率的に行いたい

Before

  1. 鍵を今、誰が持ち出しているのかが把握しづらかった
  2. 紙の台帳で鍵の貸出し・返却管理をしていたが、記入の不備が発生することがあった
  3. 各店舗間で鍵を共有することもあり、鍵の所在を確認するのに時間がかかっていた
  4. 一店舗当たり棚卸しに3人がかりで3時間がかかっていた

After

  1. 「Convi.BASE」で、鍵の所在がひと目でわかるようになった
  2. 貸出し・返却処理は、スマートフォンでQRコードを読み取るだけなので、記入の不備がなくなった
  3. 店舗間で鍵の所在を問い合わせる電話が激減した
  4. 棚卸しはICタグを読み取るだけになったので10分程度でできるようになった

導入の背景

お客様の大切な鍵をしっかり管理したい


石原隆 氏 専務取締役

――鍵管理システムの導入を検討した背景を教えてください。

石原氏:
当社では家主さんから預かった鍵を各店舗がそれぞれ保管しています。お客様を部屋にご案内する際には鍵を貸し出し、ご案内が終われば返却する。賃貸契約が成立した場合は鍵をお客様に引き渡す、という一連の鍵の動きがあります。この鍵を、確実に管理したいという課題がありました。
当社では、鍵は命に匹敵するほど重要と考えています。もし鍵をなくすようなことがあれば、ご入居者様の身の安全が脅かされるからです。

どこに鍵があるのか、いつでも把握できる状態が理想です。大切な鍵をしっかり管理するために、新たなシステムの導入を検討していました。


帯刀健成 氏 営業統括本部 本部長

――これまではどのように鍵を管理されていたのでしょうか。

帯刀氏:
鍵の管理は県内に16ある店舗ごとに行っており、毎月1回の棚卸しで鍵の所在を確認しています。従来はExcelで管理していましたが、鍵の数は多い店舗では500~600個あり、Excelでの管理に限界を感じていました。

また、鍵の貸出し・返却は手書きの台帳で行っていました。他店から鍵の問い合わせがあった際に所在の確認に時間を要したり、稀に返却したのに貸出し中になったままだったりなどの記入の不備が課題となっていました。

また、月1回行っている鍵の棚卸しは、一店舗当たり3人がかりで3時間がかかっていました。これを効率的に行いたいというニーズがありました。

導入の経緯

毎月の店長会議で周知徹底
早く効果が表れた店舗から一気に広がった

――「Convi.BASE」を導入することになったきっかけは?

石原氏:
クラウドで管理できる貸出しや物品管理システムを探していました。社内の基幹システムもクラウド化しており、将来的に基幹システムと連携する可能性もあるからです。WEBで検索したところ、「Convi.BASE」がすぐにヒットしました。クラウドで管理できるシステムは他にはなかったので、すぐに連絡をし、実際にネットレックス社を訪ねて説明をしていただいたところからが始まりです。

――導入にあたっては、大変だったことは?

石原氏:
全ての店舗に賛同・協力してもらうことが大変でしたね。

当社では、以前からクラウドシステムを導入していて、社員も各自のスマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスを使って基幹システムにアクセスしたり、情報共有をしたりしていました。その為「Convi.BASE」の利用にはそれほど抵抗はなかったと思います。

ただ、全店舗に「Convi.BASE」のことを知ってもらい、導入の協力をしてもらうのは簡単ではありませんでした。
最初の反応は「初期のデータ登録が面倒」「やっても意味があるのか」というものでした。毎月の店長会議で根気よく協力を求め、どこまで進んでいるかを確認しました。店舗ごとに導入状況にはばらつきがありましたが、最初にとりかかった店舗から「棚卸しが簡単になった」「鍵の貸出し・返却の管理が楽になった」という声があがるようになり、追随する店舗がでてきました。そのうち、うまく稼働している店舗に他の店舗が質問をするなどして成功事例が共有されるようになり、そこからは急速に導入が進みました。

――鍵管理の本稼働に向けた具体的な手順は?

石原氏:
まず、鍵の整理からスタート。鍵のラックも全社で統一しました。すべての鍵を「Convi.BASE」に登録し、管理ラベル(ICタグ・QRコード)を発行。鍵に名札をつけ、そこに各管理ラベルを貼付。次にICタグの読み取り確認をし、本稼働をするという手順を踏みました。

――現在は、鍵の管理をどのように運用されているのでしょうか。

帯刀氏:
日々の貸出し・返却時には社員が各自のスマートフォンにインストールした「Convi.BASE 貸出しアプリ」でQRコードを読み取り、貸出し・返却の登録を行います。

棚卸しの際には、ICタグを利用しています。QRコードや一次元バーコードですと、管理ラベルをリーダーに正対させて1点1点読み取らせないといけませんが、ICタグはランダムな向きであっても、一度に複数読み取れることが利点です。

導入による効果

貸出し・返却の履歴を見える化
棚卸しの手間も大幅に削減

――どのような効果がありましたか?

帯刀氏:
貸出し・返却処理は、スマートフォンでQRコードを読み取るだけなので、いちいち台帳に記入する手間や不備がなくなりました。
棚卸しも一店舗当たり3人で3時間かかっていたのが、ICタグを読み取るだけになったので1人で10分程度にまで大幅に短縮されました。

石原氏:
棚卸しの際に不明点があると、台帳をめくってどの時点から記入の不備があったのか追跡しなければなりませんでしたが、今は、どこにあるのか、誰が持っているのかが管理画面ですぐにわかるようになりました。
1つの物件を複数の店舗で扱う場合もあり、従来はどの店舗に鍵があるのか、いちいち店舗間で電話して確認していました。A店舗になければB店舗に電話をし、そこにもなければC店舗に電話をかけるといった具合で、このような電話が大変多かったのですが、今ではほとんどありません。

今後は?

更なる管理精度のアップ
固定資産の管理にも

――鍵の管理が明確になったおかげで業務の効率化にもつながりましたね。今後はどのような展開を考えておられますか?

石原氏:
現在1カ月に1度行っている棚卸しを1週間に1回にするなど、もっと頻度を高め、管理精度を向上させていきたいですね。従来の棚卸しでは1回3時間もかかっていたので、週1回の棚卸しなど不可能でした。しかし「Convi.BASE」を導入したことで、可能性が見えてきた。ただし、現場の理解と協力が不可欠ですので、まだこれからですね。
また、固定資産の管理など「Convi.BASE」を他にも活用できる場面がないか考えているところです。

――改善してほしいこと、さらに加えたい機能などはありますか?

石原氏:
ICタグのリーダーの反応が若干遅いことが気になります。またリーダーで読み取ったデータをいちいちPCに移さなくてはならないのが煩わしいですね。
加えたい機能としては、物件が成約に至り、鍵を引き渡すときの受領証を出すところまで「Convi.BASE」で管理できればと思っています。
また基幹システムと「Convi.BASE」をAPI連携させたいとも考えています。

――読み取りスピードについては、iOSデバイスと連携して利用できるICタグリーダー(Bluetooth対応)をご利用いただくことで解決できそうですね。こちらのリーダーは棚卸しデータの送受信を現場で行えるので、いちいちPCにUSB接続する手間もなくなります。

また鍵の受領証については「一品一葉帳票オプション」で実現できます。物品名などの情報が盛り込まれたフォームを作成し、「Convi.BASE」からセンデン様独自の帳票出力が可能です。さらに「Convi.BASE」はAPIの提供も開始したので、基幹システム側の開発準備が整えば連携できます。

全体の評価は

鍵の管理の理想形が実現
社員の意識も高まった

――最後に、「Convi.BASE」導入を振り返ってひと言お願いします。

石原氏:
理想としていた「鍵の状態を、いつでも正確に把握できる」運用が実現しました。
これまでも「安心・安全・信頼」を重視してきましたが、「Convi.BASE」を導入したことで、お客様にも自信を持って「安心してください」と言えるのは大きいですね。また、社員の「安心・安全・信頼」に対する意識もより高まったのではと思っています。

――弊社の対応はいかがでしたか?

帯刀氏:
100点ですね。不明点があるときにもすぐに対応してくれました。サポートも遠隔操作で同じ画面を見ながら説明してくれたのがとてもわかりやすかったです。

――本日はお忙しいところありがとうございました。

 
※本事例中に記載の所属・役職・社名および内容はインタビュー当時のものとなります。詳細はお問い合わせください。

お客様の会社概要

株式会社センデン
〒390-0875
長野県松本市城西1-4-15
代表電話 0263-31-8188
FAX 0263-31-8288
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