重要文書・契約書原本

文書やファイル、文書箱に貼り付けたQRコード・ICタグをスキャンするだけで、「誰が・いつまで持ち出すか」の登録がその場で完了します。手書きの管理簿への記入漏れや、曖昧な自己申告による「書類の行方不明」をなくし、厳密な持ち出し管理体制を確立します。

柔軟な台帳機能により、「書庫」「棚」「キャビネット」といった詳細な保管場所を階層構造でわかりやすく台帳化できます。さらに、PDFなどの関連ファイルを物品データに直接添付できるため、中身の確認はWeb上で完結し、原本をわざわざ書庫へ取りに行く手間を省けます。

台帳に登録された「契約満了日」や「保存期限」のデータと連動し、指定した日数が近づくと担当者へリマインダーメールを自動送信します。複数ある契約の更新タイミングや、重要文書の廃棄サイクルを管理できるため、手動チェックの限界による見落としを防ぎます。