重要文書・契約書原本管理

課題

重要文書・契約書原本管理

文書の持ち出し管理を厳密に行いたい

文書の情報を社内で共有できるようにしたい

契約書等の廃棄期限の管理ができていない

Convi.BASEで重要文書・契約書原本管理を効率化

  1. 1

    バーコード・ICタグを読み取って、誰がどの文書を持ち出しているのかを正確に記録

    貸出し・返却
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    クラウド台帳で文書情報を共有。PDFを添付すれば、クラウド上で文書の内容を確認することも可能

    柔軟な台帳機能
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    文書の廃棄期限が近付いたらメールでお知らせ

    アラートメール機能
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1.貸出し・返却

重要文書に貼付したICタグやバーコードを読取ることで、簡単に貸出し・返却管理を行うことが可能です。
「いつ」「誰が」「何を」持ち出したかが分かるようになるので、文書の紛失防止に役立ちます。

iOSアプリを使って【貸出し】【返却】【予約】をその場で簡単に行うことが可能です。

iOSアプリを使って【貸出し】【返却】【予約】をその場で簡単に行うことが可能です。

ガントチャート機能で、どの物品を誰がいつまで貸出ししているのかを視覚的に表示。

ガントチャート機能で、どの物品を誰がいつまで貸出ししているのかを視覚的に表示。

2.柔軟な台帳機能

台帳の管理項目は完全自由に設定可能。既存のExcel台帳データをインポートしてコンビベース上で一元管理を実現できます。

  • PDFや写真データの添付
  • 管理ラベル発行機能
  • ビュー(子台帳)作成
  • アクセス権限設定

など重要文書・契約書原本を管理するために必要な機能が揃っています。

柔軟な台帳機能

文書の種類や担当部署などの条件で切り出したビューを作っておけば、必要な情報にすぐにアクセスできます。
台帳にPDF等の関連ファイルを添付しておけば、文書の社内共有も簡単に行えます。

3.アラートメール機能

文書の廃棄期限や契約満了日が近づいてきたらメールでお知らせ。
廃棄漏れや契約終了の手続き漏れをなどを防ぎます。

アラートメール機能

導入事例

長野県信用農業協同組合連合会 様(金融)
文書保存箱 約3,000点の入出庫管理

人力での管理からICタグを使った管理へ。
作業効率化だけでなく文書誤廃棄のリスク低減にもつながっています。

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