適用業務・用途(文書)

持出し・返却管理で文書の紛失や誤廃棄を防止

Convi.BASEは重要文書や書類、契約書、文書保存箱など、あらゆる文書の原本管理を支援します。貸出し返却や入出庫、棚卸し、廃棄確認など、ミスや漏れが問題となる業務は、ICタグ、バーコード、カメレオンコードを活用してより正確、効率的に行うことが可能です。返却日や契約更新、保存満了など、期限をお知らせするアラートメールの送信も可能です。文書の紛失や誤廃棄を未然に防止します。

法務部門、営業部部門系のお客様のお悩みをConvi.BASEが一気に解決!

台帳と現状が乖離し実態把握が困難。重要文書原本の所在不明、紛失

  • 管理台帳と現実があっていない。
  • 棚卸しに手間がかかる。
  • 貸出し(持出し)、返却の管理が出来ていない。
  • 内容確認時にいちいち原本にあたる必要がある。
  • 監査で管理強化の指摘を受けた。

 

ICタグ、バーコードで管理台帳と現物を紐付け、現物の実態を確実に把握

  • ICタグ・バーコード・カメレオンコードを活用した管理ラベル作成が可能
  • ハンディターミナルで簡単棚卸し
  • ICタグ・バーコードを用いた貸出し(持出し)、返却管理が可能
  • 柔軟性の高い台帳管理機能
  • 重要文書管理の強化を実現します。

文書原本管理で活躍する機能のご紹介

ICタグ、バーコード、カメレオンコードで管理台帳と現物を紐付け。現物の実態を確実に把握

ICタグ・バーコード・カメレオンコードを活用した管理ラベル作成が可能

文書原本管理用のバーコード付きラベルを出力可能、ラベルレイアウトは自由に設定可能です。 出力したラベルは対象の資産物品に貼付します。
2次元カラーコードのカメレオンコードにも対応しています。

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お客さまの声!

社内の全ての契約書に、書類管理用のICタグを貼付して管理しています。定期的に棚卸しを実施することで、台帳の精度が向上しました。正確な保管棚の情報が分かるようになったので、今は探す手間がほとんどなくなりました。(情報通信 男性)

管理対象の文書ファイルの背表紙にバーコードを貼付し、管理台帳を作成しました。文書の所在と有無をきっちり管理するため、定期的に棚卸しを行う体制を整備しました。(鉄鋼メーカー 女性)

ハンディターミナル・iPhoneで簡単棚卸し

管理ラベルのバーコードやICタグをハンディターミナルで読み込み、現物棚卸を実施します。ハンディターミナル上で場所や利用状況の確認と記録が行えます。iPhone で棚卸しを行う場合は、カメレオンコードを使用します。

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今までの目視の棚卸しからICタグを利用した棚卸しに移行することで、作業の効率化を実現出来ました。作業時間としては集計も含めて月に一度、約2~3時間程度で済みます。日常業務の負担にはほとんどなっていません。(証券 男性)

ICタグによる棚卸しを行うことで、担当者による棚卸しの精度を均一化することが出来ました。また、導入前は複雑な作業になってしまうのではと不安でした。しかし、実際は棚に保管されている状態で一括して読み取ることが出来るので、簡単でスムーズに作業を行うことが出来ます。(ホテル 女性)

ICタグ・バーコードを用いた貸出し(持出し)、返却管理が可能

文書の貸出し(持出し)、返却時にICタグやバーコードを読取り、記録を取ってステータス管理を行うことが可能です。「いつ」「誰が」持ち出したかが分かるようになり、返却期限を設定してアラートメールでお知らせすることも可能です。

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従来、手書きで記入して管理していた契約書の持ち出し台帳を、Convi.BASEを導入してデータベース化しました。持ち出し、返却時にバーコードを読み取って記録を残すことで、今まで問題視されていた台帳への記入漏れやミスは一切なくなりました。(食品卸売 女性)

Convi.BASE導入前は未返却の図書が毎月20~30件ありました。現在は、返却期限3日前にアラートメールを飛ばすことで返却を促し、未返却をほぼ0件を保つことが出来ています。管理意識の向上に繋がっていると思います。(自動車部品メーカー 男性)

柔軟性の高い台帳管理機能

台帳の管理項目は自由に設定、全ての項目でフィルタ・ソートが可能。WordやExcel、PDF等のファイルも添付可能。ビュー機能を使い、必要な項目や情報のみ切り出して表示することが出来ます。

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原本のPDFファイルとデータを紐付けて管理しています。営業担当者が契約内容確認のため、いちいち原本を確認する手間もなくなり、破損や紛失などの防止対策になっています。(観光サービス 男性)

保守契約書の契約期限や保存期間はConvi.BASEで管理し、必ず月に一度検索してチェックしています。期日が近づけばお知らせメールも自動送信してくれます。(建設 男性)

重要文書管理の強化を実現します。

誰が、いつ、どこで棚卸しを行ったか」 「誰がいつ持ち出したか、返却したか」をシステム上で記録可能です。システム利用ログも自動記録されます。記録や履歴はリスト印刷やファイル出力が可能です。

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Convi.BASEでは棚卸しと貸出し・返却の履歴が残せるので、記録をリストに出力しています。リストは内部監査の際に提示して活用しています。紛失防止の対策の一つになっています。(情報通信 男性)

データの改ざん防止のため、機能の権限設定で一般ユーザの利用可能機能を制限しています。システムで利用ログも取っています。(専門商社 女性)

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