適用業務・用途(文書)

持出し・返却管理で文書の紛失や誤廃棄を防止

Convi.BASEは重要文書や書類、契約書、文書保存箱など、あらゆる文書の原本管理を支援します。貸出し返却や入出庫、棚卸し、廃棄確認など、ミスや漏れが問題となる業務は、ICタグ、バーコード、2次元コード(QRコード・フルスキャンコード)、カメレオンコードを活用してより正確、効率的に行うことが可能です。返却日や契約更新、保存満了など、期限をお知らせするアラートメールの送信も可能です。文書の紛失や誤廃棄を未然に防止します。

法務部門、営業部部門系のお客様のお悩みをConvi.BASEが一気に解決!

台帳と現状が乖離し実態把握が困難。重要文書原本の所在不明、紛失が発生している。

  • 管理台帳と現実があっていない。
  • 棚卸しに手間がかかる。
  • 貸出し(持出し)、返却の管理が出来ていない。
  • 内容確認時にいちいち原本にあたる必要がある。
  • 監査で管理強化の指摘を受けた。

ICタグ、バーコードで管理台帳と現物を紐付け、文書の管理状況を確実に把握

  • ICタグ・バーコード・カメレオンコードを活用した管理ラベル作成が可能
  • ハンディターミナル・iPhoneで簡単棚卸し
  • 文書原本の貸出し・返却管理が可能
  • 柔軟性の高い台帳管理機能
  • 重要文書管理の強化を実現

文書原本管理で活躍する機能のご紹介

ICタグ・バーコード・カメレオンコードを活用した管理ラベル作成が可能

ICタグ、バーコード・2次元コード(QRコード・フルスキャンコード)・カメレオンコード付きの管理ラベルを簡単に出力できます。ラベルレイアウトは自由に設定可能です。
出力したラベルは対象の資産物品に貼付・読み取ることで、様々な管理業務に活用できます。

ICタグ、バーコード、2次元コード(QRコード・フルスキャンコード)、カメレオンコードに対応

管理ラベルにより、台帳と現物を強力に紐付けます

ハンディターミナル・iPhoneで簡単棚卸し

ハンディターミナル・iPhoneでIC タグ・バーコードを読取り、棚卸しを正確かつ効率的に行います。
読取り結果はコンビベース上で自動集計可能。棚卸し全体の作業工数を1/3 ~ 1/10 に削減します。

文書箱・ファイル・フォルダーに貼付したICタグ、バーコード等を読み取って誰でも簡単に棚卸しが可能です

棚卸し実施状況の確認や、結果の反映もボタンひとつで簡単に行えます

文書原本の貸出し・返却管理が可能

文書の貸出し時・返却時にICタグやバーコードを読み取って、「いつ」「誰が」持出したのかを記録します。
返却期限を設定してアラートメールでお知らせすることも可能です。

柔軟性の高い台帳管理機能

管理項目は自由に設定が可能。社内の各部門でばらばらに作成されていた管理台帳を、コンビベースにまとめて一元管理する事ができます。
ビュー(子台帳)機能を使って、必要な項目や情報だけを切り出して表示することが可能です。
ログインユーザー別に閲覧制限や機能制限等を設定することもできます。

重要文書管理の強化を実現

「誰が、いつ、どこで棚卸しを行ったか」 「誰がいつ持ち出したか、返却したか」をシステム上で記録可能です。
システム利用ログも自動記録されます。記録や履歴はリスト印刷やファイル出力が可能です。

ご利用イメージ

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