適用業務・用途(IT)

IT資産管理ツールではカバーできない現物管理に

Convi.BASEはパソコン、サーバー、スマートフォンなど、あらゆるIT機器の現物管理を支援します。今までの目視による棚卸し工数は、ICタグ、バーコードを活用して1/3~1/10に削減することが可能です。社内にExcelなどで作成された管理台帳が複数存在する場合、柔軟な台帳アプリケーションを活用してそれらを一元管理することもが可能です。

情報システム部門系のお客様のお悩みをConvi.BASEが一気に解決!

①台帳と現状が乖離し実態把握が困難

  • IT資産物品の管理台帳と現実があっていない。
  • IT資産管理ツールでは現物の管理がカバー出来ない。
  • 遊休となっているIT資産物品を活用できず、無駄な投資が発生している。
  • 監査で管理強化の指摘を受けた。
  • 貸出し(持出し)、返却の管理が出来ていない。

②管理台帳の属人化ブラックボックス化

  • 様々な管理台帳があふれてしまっている。
  • 履歴の管理ができていない。
  • 関連するドキュメントや写真を管理したい。
  • 権限や管理項目を自由に設定したい。

 

①ICタグ、バーコードで管理台帳と現物を紐付け、現物の実態を確実に把握

  • ICタグ・バーコードを活用した管理ラベル作成が可能
  • ハンディターミナルやシステム連携で簡単棚卸し
  • 遊休品の活用によるコスト削減
  • IT資産物品管理の強化を実現します
  • ICタグ・バーコードを用いた貸出し(持出し)、返却管理が可能

②柔軟・強力な管理台帳で物品情報を一元管理、属人的な管理からの脱却

  • 柔軟かつ強力な台帳機能で管理を一元化
  • 履歴の管理が可能
  • IT資産物品に写真や関連ファイルを紐付けて管理できます。
  • 柔軟なアクセス権や管理項目の設定が可能

IT資産物品管理で活躍する機能のご紹介

ICタグ・バーコードを活用した管理ラベル作成が可能

IT資産物品管理用のバーコード付きラベルを出力可能、ラベルレイアウトは自由に設定可能です。出力したラベルは対象の資産物品に貼付します。
2次元カラーコードのカメレオンコードにも対応しています。

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社内全てのPCにバーコードラベルを貼付し、台帳の所在情報と現物を紐付けました。まずは、棚卸しが実施可能な管理体制を整えることが出来ました。(食品メーカー 男性)

データセンター内のサーバーやネットワーク機器にはICタグを貼付しました。定期的に棚卸しを実施することで、特定の機器がどのラックにあるのか、といった情報を整備し、台帳の精度を向上させました。(情報通信 女性)

ハンディターミナル・iPhoneで簡単棚卸し

管理ラベルのバーコードやICタグをハンディターミナルで読み込み、現物棚卸を実施します。
ハンディターミナル上で場所や利用状況の確認と記録が行えます。iPhone で棚卸しを行う場合は、カメレオンコードを使用します。
IT資産管理ツールからインベントリ情報をインポートし、IT資産物品があったとみなす「みなし棚卸し」も実施可能です。

※「みなし棚卸し」機能は別途オプション対応となります。

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PCの棚卸しは、インベントリ情報とConvi.BASEの連携でみなし棚卸しを実施しています。また、社内ネットワーク外の機器はバーコードで棚卸しを行い、実在性を担保しています。棚卸し工数も、今までの目視と比べると1/3以下になりました。(住宅メーカー 女性)

現在、サーバ機器の棚卸しにはICタグを利用しています。ラック内の機器を一括で読取ることが出来るので、従来の目視チェックによる作業と比べると、作業が本当に楽になりました。全体の工数も約1/10に圧縮することが出来ました。(情報通信 男性)

遊休品の活用によるコスト削減

資産物品の利用状況をハンディで記録し、遊休品を把握可能です。
遊休品は検索、リスト印刷、エクスポートが可能です。

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ハンディーターミナルを利用した棚卸し時に「利用中」「遊休」「故障中」などのステータスを登録しています。結果をデータベースに反映させることで、使用場所はもちろん、利用状況が一目で分かるようになりました。(情報通信 男性)

IT資産物品の新規購入時は、全国の事業所にある遊休品をConvi.BASEで確認する運用を義務付けました。社内の遊休品を活用していった結果、昨年の新規購入コストについては約30%削減することが出来ました。(放送 男性)

IT資産物品管理の強化を実現します

「誰が、いつ、どこで棚卸しを行ったか」 「いつ、誰が承認したか」をシステム上で記録可能です。

棚卸し結果はリスト印刷やファイル出力が可能です。システム利用ログも自動記録されます。

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Convi.BASEで棚卸し結果をリスト化し、棚卸しを実施していることを証明する資料として、監査の際に提示しています。「バーコードを読む」といった現物の実在性を担保しているため、一定の評価を受けています。(建設 男性)

システムの利用ログをしっかり記録してくれるので、何か問題が起きたときの原因特定もスムーズに行うことが出来ています。権限設定と併せて活用し、データベースの情報改ざんへの対策を行っています。(専門商社 女性)

ICタグ・バーコードを用いた貸出し(持出し)、返却管理が可能

文書の貸出し(持出し)、返却時にICタグやバーコードを読取ることで、簡単にステータス管理を行うことが可能です。
「いつ」「誰が」持ち出したかが分かるようになり、返却期限を設定してアラートメールでお知らせすることも可能です。

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開発用のPCやスマートフォンの貸出し管理にICタグを活用しています。日々発生する多くの貸出し業務をICタグで自動化することで、担当者の業務負担も減少し、記載漏れや記入ミス等の問題もなくなりました。(情報通信 男性)

貸出し用PCは返却の3日前と前日に、それぞれアラートメールを飛ばしています。自動的に送信されるため、その都度電話で確認する面倒な業務は必要なくなりました。管理意識の向上にもつながったようで、未返却の機器もほぼなくなりましたね。(情報通信 女性)

柔軟・強力な管理台帳で物品情報を一元管理。属人的な管理からの脱却

柔軟かつ強力な台帳機能で管理を一元化

柔軟かつ強力なデータベースにより一元管理を可能にします。インポート機能により、外部の情報を取り込んで活用可能です。多重管理を防止します。

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社内のPCやサーバ、備品など、多岐にわたるExcel台帳を一つにデータベースに統合し、IT資産物品台帳として一元管理が出来るようになりました。メンテナンスにかかる負荷も軽減されました。(家電メーカー 男性)

全社員が各自の管理担当機器のメンテナンスや購入・廃棄申請が可能なビューを作成しました。今まで担当者が単独で管理していた負荷を軽減し、情報を共有することが出来るようになりました。(旅行サービス 女性)

履歴の管理が可能

物品のライフサイクルや、データメンテナンスの履歴を記録します。IT資産物品の貸出し履歴も残すことが可能なので、「だれが、いつ」物品を利用したかを記録できます。

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最新のメンテナンス情報を把握し、過去の購入や移動の履歴の検索も出来ます。履歴を管理することで、しかっかりと情報の統制を取ることが出来ています。(人材派遣サービス 男性)

貸出し用のPCやスマートフォンは、貸出し日時と利用者を履歴に残すようにしています。不明品の最終利用者の検索も、簡単に行うことが出来ます。(情報通信 女性)

IT資産物品に写真や関連ファイルを紐付けて管理できます。

IT資産物品に添付する写真やWord、Excel、PDF等のファイルを添付可能です。
添付数に制限はありません。写真付きの一覧表も出力可能です。

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棚卸しのリストには、PCの写真と使用場所が特定出来るよう写真を出力しています。これらの写真を見ながら棚卸しを行うので、対象がどこにあるのか、すぐに判断出来るようになりました。(教育サービス 男性)

遊休品の検索時に写真が確認することで、遊休になっているモノを探す際に、具体的なイメージから判断出来るようになりました。仕様書や保証書も添付されているので、確認も簡単です。(製薬メーカー 女性)

柔軟なアクセス権や管理項目の設定が可能

台帳の管理項目は完全自由に設定できます。
ログインユーザー別に閲覧制限や機能制限等の権限が柔軟に設定可能です。
情報の改ざんやミスによる情報の誤記録を防止します。

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機能の権限設定が柔軟で、一般ユーザは最低限の機能のみ利用出来るようにしています。改ざん防止対策になっていますし、管理者と利用者を明確に分けることが出来ています。(飲食サービス 女性)

管理項目は管理部署や場所の情報だけでなく、利用者やIPアドレス等、必要な項目全てを設定可能です。項目設定数の制限も特になく、非常に柔軟なシステムだと感じています。(銀行 男性)

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